Documenten
Sla bestanden op bij klanten en beheer documenten zoals contracten, vergunningen en bijlagen
Laatst bijgewerkt op
Met documentbeheer bewaar je bestanden bij een klant, zoals verzekeringspolissen, identiteitskaarten, contracten, vergunningen en andere bijlagen. Bestanden die nog bij niemand horen, staan in de centrale documentenlijst tot je ze aan een klant koppelt. Begin bij Documenten bij een klant of bij De centrale documentenlijst.
Goed om te weten
- Een bestand mag maximaal 250 MB zijn.
- Je kunt PDF, Word, Outlook-berichten (.msg), Excel, PowerPoint, afbeeldingen (JPEG, PNG, GIF) en tekstbestanden uploaden.
- Afbeeldingen zet Tillor na het uploaden om naar PDF. De andere bestandstypen blijven zoals ze zijn, met een PDF-voorbeeld ernaast.
- Bij een verwijderd document krijg je op je e-mailadres een kopie als bijlage, als het bestand kon worden veiliggesteld.
- Een PDF die bij een ondertekenverzoek hoort, en de ondertekende PDF, kun je archiveren maar niet verwijderen.
- Een gearchiveerd document blijft bewaard, maar staat niet meer tussen de actieve documenten.
Hoe hangt dit samen?
Een document staat op één plek: of in de centrale lijst, of bij een klant. Koppel je het aan een klant, dan verdwijnt het uit de centrale lijst. Ondertekende PDF's en getekende mandaten komen vanzelf bij de documenten van de klant te staan.
Documenten bij een klant
Documenten bekijken
- Ga naar KlantenOverzicht en open het profiel van de klant.
- Klik op het tabblad Documenten.
- Je ziet de documenten van deze klant, verdeeld over Actief en Gearchiveerd.
- Klik op een document (of op het oogje) om het rechts in het Voorbeeld te bekijken. Met het downloadpictogram sla je het op.
Een document bewerken, verplaatsen of archiveren
Het menu … naast een document bevat Bewerken, Verplaatsen naar klant, Downloaden, Archiveren (of Uit archief halen) en Verwijderen.
Een document verwijderen
Voor je begint: een document dat bij een ondertekenverzoek hoort, kun je niet verwijderen. Archiveer het dan.
Kies Verwijderen
Kies Verwijderen in het menu … naast het document.
Bevestig
Bevestig in het dialoogvenster met Verwijderen, of annuleer met Annuleren. Het verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt.
Na het verwijderen krijg je op je account-e-mailadres een bericht met het verwijderde document als bijlage, zodat je meestal een kopie achter de hand hebt.
Een document laten ondertekenen
Onder de documenten van een klant staan de Ondertekenverzoeken. Met Handtekeningen vragen laat je een PDF online ondertekenen door de klant, een contactpersoon, een collega of een externe partij. De ondertekende PDF komt als [titel] (ondertekend) bij de documenten, met het type Ondertekende overeenkomst als de originele PDF geen type had. Zie Handtekeningen.
De centrale documentenlijst
Naast documenten bij klanten heeft Tillor een centrale lijst. Hier verschijnen bestanden die nog niet aan een klant zijn gekoppeld, bijvoorbeeld documenten die via e-mail binnenkomen. Ga naar AdministratieDocumenten.
Een document uploaden
Sleep een bestand naar het uploadgebied, of klik op Selecteer bestand. Het bestand wordt automatisch opgeslagen en verschijnt als nieuw item in de lijst.
Een document koppelen aan een klant
Elk document in de centrale lijst heeft een bewerkingsformulier en een voorbeeldpaneel.
Zoek het document
Ga naar AdministratieDocumenten en scroll naar het document.
Vul de velden in
- Documentnaam: de naam van het document.
- Toewijzen aan Klant: de klant waaraan dit document hoort (optioneel).
- Type document: bijvoorbeeld Verzekeringspolis, Verzekering betalingsbewijs, Identiteitskaart, SEPA-mandaat, Ondertekende overeenkomst of Overig (optioneel).
- Verzekeringsvervaldatum: de datum waarop een verzekering of vergunning verloopt. Dit veld staat alleen bij documenttypes die een vervaldatum kunnen hebben.
- Opmerkingen: vrije notities bij het document (optioneel).
Sla op
Klik op Wijzigingen Opslaan.
Wat gebeurt er daarna?
- Het document verdwijnt uit de centrale lijst en staat op het tabblad Documenten van die klant.
- Heb je een Verzekeringsvervaldatum ingevuld, dan zie je die als label bij het document.
AI-suggesties bij documenten
Wanneer je een PDF uploadt, analyseert Tillor de inhoud op de achtergrond. Herkent Tillor een naam die overeenkomt met een klant in je administratie, dan verschijnt naast Toewijzen aan Klant een suggestieknop met de naam van de klant en een percentage dat aangeeft hoe zeker Tillor is. Voor een verzekeringsvervaldatum kan zo'n suggestie ook verschijnen.
Klik op de knop om de suggestie over te nemen, of kies zelf een andere klant. Een suggestie is altijd een voorstel. Klik op Wijzigingen Opslaan om je keuze definitief te maken.
Problemen?
Begrippen
- Documenttype: het soort document, bijvoorbeeld Verzekeringspolis of Identiteitskaart.
- Gearchiveerd: een document dat bewaard blijft maar niet meer tussen de actieve documenten staat.
- Centrale documentenlijst: bestanden die nog niet aan een klant zijn gekoppeld.
- Ondertekenverzoek: een opdracht om een PDF te laten ondertekenen. Zie ondertekenverzoek.
- Klant: het record in Tillor waar een document aan hangt. Zie klant.