Overzicht
Laat een PDF zoals een huurcontract of huisregels online ondertekenen en bewaar het getekende document bij de klant.
Laatst bijgewerkt op
Met Handtekeningen laat je een PDF zoals een huurcontract, huisregels, een waiver of een borgstelling online ondertekenen. De ondertekenaars tekenen na elkaar, en jij bepaalt waar op de pagina's elke handtekening, paraaf of invulvak komt. Hoe je dat aanpakt, staat bij Handtekeningen vragen.
Als iedereen getekend heeft, maakt Tillor een ondertekende PDF met bewijspagina's erachter. Die staat daarna bij de Documenten van de klant en elke ondertekenaar krijgt een kopie. Je oorspronkelijke PDF blijft ongewijzigd bewaard.
Ondertekenverzoeken voorbereiden, versturen, herinneren, terugnemen en annuleren vraagt het recht Handtekeningaanvragen beheren, in de groep Handtekeningen onder InstellingenGebruikers. Heb je dat recht niet, dan staan die knoppen grijs. Alle gebruikers in je organisatie kunnen verzoeken bekijken en zelf tekenen als het hun beurt is.
Goed om te weten
- Een verzoek heeft maximaal 10 ondertekenaars en alleen PDF-bestanden, tot 250 MB.
- Standaard kan er 14 dagen getekend worden, tot het einde van de laatste dag. Je kiest zelf een andere datum.
- Een ondertekenaar die aan de beurt is, krijgt standaard na 3 dagen een herinnering (je kunt 1 tot 14 dagen kiezen), met een maximum van 2 automatische herinneringen. Die gaan mee met de dagelijkse controle van Tillor.
- Bij het ondertekenen bevestigt de ondertekenaar met een code van 6 cijfers. De code is 10 minuten geldig en na 2 minuten kan een nieuwe worden gevraagd.
- Je originele PDF verandert nooit. Het origineel en de ondertekende PDF kun je archiveren maar niet verwijderen, omdat ze het bewijs zijn.
- Het verzoek krijgt de status Verlopen tijdens de dagelijkse controle, niet op het exacte moment dat de termijn voorbij is.
Waar vind je het
- AdministratieHandtekeningen toont alle ondertekenverzoeken met hun status en hoeveel handtekeningen er al staan.
- Op het profiel van een klant staat op het tabblad Documenten de knop Handtekeningen vragen, met daaronder de Ondertekenverzoeken van die klant.
Hoe hangt dit samen?
Een ondertekenverzoek hoort altijd bij één klant en één PDF. De ondertekenaars hoeven niet de klant zelf te zijn: ook een contactpersoon, een collega of een externe partij kan tekenen.
Hoe een verzoek verloopt
Statussen
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Je bent het verzoek nog aan het voorbereiden. Er is nog niets verstuurd. |
| Bezig | Het verzoek is verstuurd en er wordt getekend. |
| Afgerond | Iedereen heeft getekend en de ondertekende PDF staat bij de klant. |
| Geweigerd | Een ondertekenaar weigerde. Het verzoek is gestopt. |
| Geannuleerd | Jij of een collega heeft het verzoek ingetrokken. |
| Verlopen | Er is niet op tijd getekend. |
Per ondertekenaar zie je Wacht (nog niet aan de beurt), Link verstuurd (aan de beurt), Ondertekend of Geweigerd.
Wie kan ondertekenen
| Soort | Hoe die persoon tekent |
|---|---|
| Klant | Via een persoonlijke link per e-mail, of per sms als er alleen een telefoonnummer is |
| Contactpersoon | Zoals de klant, voor een contactpersoon van die klant |
| Medewerker | In Tillor zelf, zonder code |
| Externe partij | Zoals de klant, met een naam en een e-mailadres of telefoonnummer dat je zelf invult |
Een klant, contactpersoon of externe partij kan ook aan de balie tekenen, op een tablet met de Tillor-app. Zie Op de tablet aan de receptie.
Automatiseren
Een ondertekenverzoek kan een automatisering starten. Met Ondertekenverzoek afgerond maak je bijvoorbeeld een taak aan zodra een huurcontract getekend is, met Ondertekenverzoek gewijzigd reageer je op elke statuswijziging. Dezelfde gebeurtenissen kun je als webhook naar je eigen systeem sturen.
Handtekeningen vragen
Een verzoek opvolgen
Zo ondertekent iemand
Bewijs en geldigheid
Een seizoensklant binnenhalen
Met huurcontract laten ondertekenen
Begrippen
- Ondertekenverzoek: de opdracht om één PDF te laten ondertekenen, met ondertekenaars, velden en een termijn. Zie ondertekenverzoek.
- Ondertekenaar: iemand die moet tekenen. Een klant, contactpersoon, medewerker of externe partij.
- Veld: een plek op de PDF waar een ondertekenaar tekent, een paraaf zet of iets invult.
- Concept: een verzoek dat je nog voorbereidt. Er is nog niets verstuurd.
- Bewijspagina's: de pagina's achter de ondertekende PDF met wie wanneer en hoe getekend heeft. Zie bewijspagina.
- Zegel: de digitale handtekening van je organisatie waarmee de ondertekende PDF wordt afgesloten. Zie zegel.