Een seizoensklant binnenhalen
Van klant aanmaken tot betalingsrapport, met Jonas Maes die terrein 12 huurt voor het seizoen.
Laatst bijgewerkt op
Een seizoensklant binnenhalen betekent in Tillor: de klant aanmaken, hem een terrein geven, het huurcontract laten tekenen, het staangeld factureren en zorgen dat de betaling bij je boekhouding terechtkomt. Dit voorbeeld loopt die route af voor Jonas Maes, die bij Recreatiepark Het Meer terrein 12 huurt voor het seizoen. Elke stap verwijst naar de pagina met de volledige uitleg.
Voor je begint:
- Terrein 12 bestaat en heeft geen actieve bezetting. Heeft het er wel een, dan staat het niet in de keuzelijst bij Bezetting aanmaken.
- Er is een product met de actie Bezetting Verlengen, vaak Staangeld. Zie Acties aan een product koppelen.
- Je hebt het huurcontract als pdf klaar.
- Je hebt het recht Handtekeningaanvragen beheren om het contract te laten tekenen.
- Voor ondertekenen op afstand heeft de klant een e-mailadres of een telefoonnummer nodig. Voor een SEPA-mandaat is een e-mailadres nodig.
De route stap voor stap
Maak de klant aan
Ga naar KlantenOverzicht en klik op Nieuwe klant aanmaken. Zit er een identiteitsscan in de wachtrij, kies dan die scan in het keuzemenu: Tillor vult de gegevens uit het document in. Anders kies je Manueel en vul je Voornaam, Achternaam, E-mailadres en Telefoonnummer in.
Na het aanmaken land je op het profiel van Jonas. Vul daar het adres aan. Meer staat bij Klantenbeheer en Identiteitsscans.
Geef Jonas terrein 12
Open op zijn profiel het tabblad Overzicht, ga naar de kaart Bezettingen en klik op Bezetting aanmaken. Kies bij Terrein terrein 12. Vul indien nodig Betaald tot, het Type en de Huurfrequentie in. De prijs komt standaard van het terrein.
Heeft terrein 12 meters, dan kun je nu ook de Start meterstanden invullen. Zie Bezettingen.
Laat het huurcontract tekenen
Ga naar AdministratieHandtekeningen en klik op Handtekeningen vragen. Kies Jonas Maes als Klant, upload het contract, voeg Jonas toe als ondertekenaar met Klant: Jonas Maes en plaats een handtekeningveld. Voeg eventueel een medewerker toe als tweede ondertekenaar.
Klik op Versturen. Jonas krijgt een e-mail met een persoonlijke link, of een sms als er alleen een telefoonnummer is. Hij tekent op zijn eigen toestel en bevestigt met een code van 6 cijfers.
Alle details staan bij Handtekeningen vragen en Zo ondertekent iemand.
Boek het staangeld
Ga terug naar de kaart Bezettingen op het profiel van Jonas, open het menu bij de bezetting en kies Bezetting verlengen (factuur). Klik op Conceptfactuur aanmaken. Tillor maakt een conceptfactuur met het product met de actie Bezetting Verlengen. Controleer de periode op de factuur en klik op Boek factuur.
De factuur krijgt een factuurnummer en de status Geboekt. Zie Een factuur boeken en Bezetting verlengen.
Kies hoe Jonas betaalt
Boeken verstuurt niets naar de klant. Je kiest nu hoe het geld binnenkomt.
Klik op Verstuur notificatie en kies een kanaal zoals E-mail. Jonas krijgt de knop Bekijk en betaal online en rondt de betaling af met bijvoorbeeld iDEAL of Bancontact. Wil hij eerst maar een deel betalen, maak dan een link voor een deelbetaling. Zie Online betalen.
Zie de betaling binnenkomen
Onder AdministratieBetalingen staat de betaling. Een online betaling verschijnt zodra Mollie ze bevestigt. Een incasso heeft eerst de status In behandeling en wordt na enkele dagen Betaald. Is alles binnen, dan staat de factuur op Betaald.
Meer staat bij Betalingen terugvinden.
Zie de betaling in het betalingsrapport
Ga naar AdministratieBetalingsrapporten. De betalingen van vandaag staan op het rapport met de status Concept. Tillor maakt het rapport definitief bij de eerstvolgende dagelijkse controle, op werkdagen om 09:00. Is je boekhoudkoppeling actief, dan stuurt Tillor het rapport zelf door.
Zie Betalingsrapporten.
Wat gebeurt er daarna?
- De bezetting van Jonas loopt. Terrein 12 is voor andere klanten niet meer beschikbaar en het verbruik van de meters op het terrein gaat naar Jonas.
- Zodra iedereen getekend heeft, staat het verzoek op Afgerond. De ondertekende pdf met bewijspagina's staat bij zijn Documenten. Wil je dat een automatisering dan iets doet, bijvoorbeeld een taak aanmaken, gebruik dan de trigger Ondertekenverzoek afgerond.
- Bij het boeken van de factuur zet Tillor Gefactureerd tot op het einde van de factuurregel. Na de betaling schuift Betaald tot op. Zie Betaald tot, type, huurfrequentie en prijs.
- Volgend seizoen verleng je dezelfde bezetting opnieuw met Bezetting verlengen (factuur), of voor alle bezettingen van een klant tegelijk met Alles verlengen.
- Mollie-betalingen staan op het conceptrapport als voorschot op Mollie, tot de uitbetaling bekend is.