Klantenbeheer
Beheer klanten en hun gegevens in Tillor
Laatst bijgewerkt op
Een klant is de plek in Tillor waar alles over een persoon of bedrijf samenkomt: gegevens, contactpersonen, facturen, bezettingen, reserveringen, documenten en toegang. Je maakt een klant aan, zoekt hem terug in de lijst en werkt zijn gegevens bij op het klantprofiel. Begin bij Een nieuwe klant toevoegen.
Goed om te weten
- Bij het aanmaken is alleen de Voornaam verplicht. Alle andere gegevens vul je later aan op het klantprofiel.
- Tillor waarschuwt bij een mogelijk dubbele klant als voor- en achternaam samen, het e-mailadres of het telefoonnummer al bij een andere klant staan. Een e-mailadres of telefoonnummer telt mee vanaf 4 tekens.
- Adresvoorstellen verschijnen vanaf 3 getypte tekens in het veld Straat.
- Scans van identiteitsbewijzen zonder gekoppelde klant verwijdert Tillor na 7 dagen.
- Een klant verwijderen haalt ook alle gerelateerde gegevens weg en kan niet ongedaan worden gemaakt.
Hoe hangt dit samen?
Alles wat je in Tillor registreert, hangt aan een klant. Een bezetting koppelt de klant aan een terrein, en daardoor ook aan de meters op dat terrein. Het verbruik van die meters komt op de factuur van de klant.
Een nieuwe klant toevoegen
Voor je begint:
- Een identiteitsscan als je de klant daarmee wilt aanmaken. Staat er geen scan in de wachtrij, dan kies je gewoon voor invoeren met de hand.
- Weet je niet zeker of de klant al bestaat? Zoek hem eerst in de lijst, zie Klanten zoeken en filteren.
Open de klantenlijst
Ga naar KlantenOverzicht en klik rechtsboven op Nieuwe klant aanmaken. Zolang er openstaande identiteitsscans zijn, toont de knop een menu met Manueel en de scans uit de wachtrij.
Kies hoe je de klant aanmaakt
Kies Manueel. Er opent een formulier met Voornaam, Achternaam, E-mailadres en Telefoonnummer. Vul in wat je weet en klik op Klant aanmaken. Bestaat er mogelijk al een klant met vergelijkbare gegevens, dan verschijnt onderaan een gele melding met een link naar die klant.
Controleer op een dubbele klant
Bestaat er mogelijk al een klant met dezelfde naam, hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer, dan toont Tillor Mogelijk dubbele klant met de naam en het klantnummer. Klik op Gebruik deze klant om die klant te openen, of op Toch aanmaken als het echt een andere persoon is.
Bewaartermijn en verantwoordelijkheid
Scans zonder gekoppelde klant verwijdert Tillor automatisch na 7 dagen. Verwerk ze tijdig.
Voor gekoppelde scans bepaalt jouw organisatie de bewaartermijn en rechtsgrondslag. Tillor bewaart ze tot je ze ontkoppelt of verwijdert. Naleving van privacywetgeving en passende bewaartermijnen zijn jouw verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke.
Wat gebeurt er daarna?
- Je komt op het nieuwe klantprofiel, waar je de rest invult: adres, BTW-nummer, contactpersonen en eigen velden.
- Is de klant gemaakt vanuit een scan, dan hoort die scan bij de klant en staat hij niet meer in de wachtrij.
- De aanmaak staat als eerste regel op het tabblad Gebeurtenissen van de klant.
- Wil je meteen iets laten gebeuren bij een nieuwe klant, bijvoorbeeld een welkomstmail, gebruik dan een automatisering.
Een BTW-nummer controleren
Op het tabblad Overzicht, in het blok Klantgegevens, vul je het BTW-nummer in. Tillor controleert het nummer bij het Europese register VIES zodra ook Land is ingevuld en het nummer lang genoeg is.
- Is het nummer geldig, dan zie je een groen vinkje en een venster met de officiële bedrijfsnaam en het adres uit VIES. Klik op Bedrijfsadres toepassen om dat adres in het formulier over te nemen.
- Is het nummer ongeldig, dan zie je een rood icoon en een foutmelding.
Het klantprofiel
Wanneer je op een klant klikt, zie je het klantprofiel. Bovenaan staan samenvattende klantgegevens, met daaronder de vastgezette opmerkingen. Via de tabbladen kom je bij de rest.
| Tabblad | Wat je er vindt |
|---|---|
| Overzicht | Klantgegevens (bewerkbaar formulier), recente communicatie, facturen, meterstanden, opmerkingen, bezettingen en notificaties |
| Facturatie | Alle facturen van deze klant, en het saldo per grootboek |
| Toegangscontrole | Toegangsrechten en nummerplaten |
| Contacten | Extra contactpersonen |
| NFC-tags | Gekoppelde NFC-tags |
| Reserveringen | Alle reserveringen |
| Communicatie | Berichten en communicatiegeschiedenis |
| Outlook | Mail van en naar de klant uit je Outlook-mailboxen. Dit tabblad verschijnt alleen als Outlook gekoppeld is en je Inbox bekijken mag |
| Gebeurtenissen | Tijdlijn met wijzigingen, inclusief aanmaken van klant of contact, toewijzen of ontkoppelen van een identiteitsbewijs, en voor/na bij klant-, contact-, facturatie-instelling- en toegangsmethode-updates |
| Documenten | Opgeslagen bestanden en bijlagen, en de ondertekenverzoeken |
| Taken | Taken gekoppeld aan deze klant |
In één oogopslag
Op het tabblad Overzicht staat linksboven de kaart In één oogopslag. Die toont alleen wat op dat moment aandacht vraagt en klapt dicht als er niets te tonen is:
- Actieve reserveringen en Aankomende reserveringen, met een knop Reservering bekijken
- Actieve meters met alarmen
- Openstaande taken van deze klant
- Identiteitsscans van deze klant
Dezelfde gegevens zie je in de kaart van een inkomend gesprek. Een opmerking die je vastzet, staat direct onder de klantgegevens bovenaan het profiel. Zie Opmerkingen.
Verjaardagen
Heeft de klant of zijn partner vandaag verjaardag, dan staat bovenaan het klantprofiel een groen blok Vandaag jarig, met de naam en de leeftijd, en vallen er confetti over de pagina. Voor de klant komt de datum uit het veld Geboortedatum. De partner is het contact met de relatie Partner. Een geboortedatum van 29 februari telt in jaren zonder schrikkeldag op 28 februari.
Klantgegevens bewerken
Op het tabblad Overzicht, in het blok Klantgegevens, pas je velden aan. Onderaan het formulier staan Annuleren en Opslaan. Elke wijziging komt op het tabblad Gebeurtenissen, met een Voor / na-overzicht per veld, zodat je precies kunt zien wat er is aangepast.
Heeft je organisatie eigen velden voor klanten aangemaakt, dan staan die als extra velden in hetzelfde blok.
Adres invullen
Het adres bestaat uit Straat, Nr. en Bus, gevolgd door Postcode, Plaats en Land.
- Typ je minstens drie tekens van de straat, dan stelt Tillor adressen voor. Kies er een: dan worden straat, nummer, postcode, plaats en land ingevuld. De voorstellen komen uit OpenStreetMap, een gratis kaartendatabase.
- Typ je Kerkstraat 5 in het veld Straat, dan springt het cijfer door naar Nr.. Een spatie na het nummer brengt je naar Bus. Plak je een volledig adres, dan wordt het ook verdeeld. In landen waar het nummer voor de straat staat, wordt het nummer niet automatisch verplaatst.
- Staan postcode of plaats al ingevuld, dan controleert Tillor het adres. Een groen vinkje met Adres gevonden betekent dat het adres bestaat. Een geel icoon met Voorgestelde schrijfwijze toont de gebruikelijke spelling. Klik op Adres bijwerken om die over te nemen.
- Het adres wordt als één regel bewaard, bijvoorbeeld op facturen en in exports.
Voorstellen zijn hulp, geen verplichting. Je kunt altijd zelf iets invullen.
Klanten zoeken en filteren
Ga naar KlantenOverzicht. Bovenaan staat een zoekbalk.
- Typ een naam, e-mailadres, telefoonnummer of klantnummer.
- Resultaten worden bijgewerkt terwijl je typt, met een korte vertraging.
- Je kunt ook filteren op Aangemaakt (datumbereik), Status en Type.
Een klant verwijderen
Gebruik Klant verwijderen in het menu bovenaan het klantprofiel. Tillor vraagt Weet je zeker dat je de klant wilt verwijderen? Bevestig je, dan verdwijnen ook alle gerelateerde gegevens. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
Veelvoorkomende scenario's
Een nieuwe klant boekt voor het eerst
- De klant belt of boekt online.
- Je voegt de klant toe met Nieuwe klant aanmaken.
- Je vult adres en overige gegevens in op het klantprofiel (tabblad Overzicht > Klantgegevens).
- Je maakt een bezetting aan op het gewenste terrein, zie Bezettingen.
- Het verbruik van de gekoppelde meters houdt Tillor automatisch bij. Je ziet het onder Meterstanden op Overzicht.
Klantgegevens wijzigen
Open het klantprofiel, pas het adres aan in het formulier en klik op Opslaan.
Problemen?
Begrippen
- Klant: het record in Tillor van een persoon of bedrijf. Zie klant.
- Contactpersoon: een extra persoon bij een klant, bijvoorbeeld een partner of noodcontact.
- Bezetting: een klant op een terrein voor een periode. Zie bezetting.
- Reservering: een boeking voor een verblijf. Zie reservering.
- Gebeurtenissen: de tijdlijn met alle wijzigingen bij een klant. Zie gebeurtenis.
- VIES: het Europese register waarin Tillor een BTW-nummer controleert.