Bezettingen

Een bezetting legt vast dat een specifieke klant een bepaald terrein (standplaats, campingplek, elektrapaal, etc.) in gebruik heeft. Zolang de bezetting actief is, wordt het verbruik van de meters op dat terrein automatisch aan de klant gekoppeld.

Bezettingen bekijken

1. Ga naar Klanten en open een klantprofiel
2. Klik op het tabblad Bezettingen
3. Je ziet een kaart Bezettingen met alle bezettingen van deze klant
4. Per bezetting in de lijst zie je:
   • De naam van het terrein
   • Betaald tot: de datum tot wanneer de klant vooruit heeft betaald (indien ingevuld)
   • Voor Gefactureerd tot: het info-icoon vóór de datum toont de datum tot wanneer is gefactureerd; standaard is dat gelijk aan Betaald tot

Klik op een bezetting in de lijst om de detailpagina te openen.

De tabel op de tabpagina toont alle bezettingen van de klant, met kolommen Terrein, Type, Huurfrequentie, Prijs, Status en Betaald tot (inclusief relatieve aanduiding, bijv. "over 12 dagen"). Bij Betaald tot staat een info-icoon met Gefactureerd tot in een tooltip (standaard dezelfde datum als Betaald tot). Gebruik de zoekbalk bovenaan om te filteren op terreinnaam. Via de knop Status kun je filteren op actieve of inactieve bezettingen.

Een bezetting aanmaken

1. Open het klantprofiel via Klanten
2. Klik op het tabblad Bezettingen
3. Klik op de knop "Bezetting aanmaken" (rechtsboven in de kaart)
4. Er opent een dialoogvenster met de volgende velden:

Terrein (verplicht)

• Kies een terrein via de keuzelijst "Selecteer een terrein"
• Alleen beschikbare terreinen worden getoond (terreinen zonder actieve bezetting)
• Als er geen terreinen beschikbaar zijn, zie je de melding "Er zijn geen beschikbare terreinen gevonden."

Betaald tot (optioneel)

• Kies een datum tot wanneer de klant van tevoren heeft betaald
• Je kunt vandaag of een latere datum kiezen (verleden is uitgeschakeld)

Gefactureerd tot (optioneel)

• Laat leeg om dezelfde datum als Betaald tot te volgen in het overzicht, of kies een aparte datum

Type

• Kies of de bezetting gaat om Eigen accommodatie of Huurcaravan
• Standaard staat dit veld op Eigen accommodatie

Huurfrequentie (optioneel)

• Je kunt een frequentie vastleggen uit de opties die jouw organisatie heeft ingesteld
• Elke optie wordt bepaald door een startmaand en een aantal maanden (bijvoorbeeld start in januari, 6 maanden)
• Laat dit leeg als je geen vaste frequentie wilt registreren

Prijs

• De bezetting erft standaard de prijs van het geselecteerde terrein
• Je kunt deze prijs per bezetting overschrijven via Overgenomen terreinprijs overschrijven

Start meterstanden (optioneel) (verschijnt alleen als het gekozen terrein meters heeft)

• Zodra je een terrein selecteert, verschijnt een sectie voor de beginmeterstanden
• Als het terrein geen gekoppelde meters heeft, zie je een lege-statusmelding in plaats van invoervelden
• Per meter kun je:
  • Een waarde handmatig invoeren via het tabblad Handmatig (standaard)
  • Schakelen naar het tabblad Selecteren om een bestaande uitlezing te kiezen (alleen zichtbaar als er eerdere uitlezingen beschikbaar zijn)
• Als je niets invult, neemt het systeem de laatste bekende meterstand als beginwaarde

5. Klik op "Bezetting aanmaken" om op te slaan

Wat gebeurt er na aanmaken?

• De bezetting is direct actief
• Het systeem maakt automatisch consumptiebatches aan voor elke meter op het terrein
• Nieuwe meterstanden worden bijgehouden als verbruik van deze klant
• De bezetting verschijnt in de lijst op het tabblad Bezettingen van de klant

Een bezetting beëindigen

Het beëindigen van een bezetting verwijdert de koppeling tussen de klant en het terrein. Het terrein komt daarna weer beschikbaar voor een nieuwe bezetting.

1. Ga naar het tabblad Bezettingen van de klant
2. Klik op het menu-icoon (drie puntjes) naast de bezetting
3. Kies "Verwijderen"
4. Er opent een bevestigingsvenster

Eind meterstanden (optioneel) (verschijnt als het terrein meters heeft)

• Kies eerst bij Datum de dag waarop de bezetting eindigt (alleen datums in het verleden of vandaag zijn selecteerbaar)
• Nadat je een datum hebt gekozen, verschijnt er per meter een veld voor de eindmeterstand
• Per handmatige meter kun je:
  • Een waarde invoeren via het tabblad Handmatig
  • Schakelen naar het tabblad Selecteren om een bestaande uitlezing van die dag te kiezen
• Voor meters die automatisch uitlezingen doorsturen, kies je altijd een bestaande uitlezing via de keuzelijst "Selecteer een meterstand"

5. Klik op "Verwijderen" om de bezetting definitief te beëindigen

Een bezetting bewerken

1. Ga naar het tabblad Bezettingen van de klant
2. Klik op het menu-icoon (drie puntjes) naast de bezetting
3. Kies "Bewerken"
4. Pas de gewenste velden aan:
   • Terrein (alleen-lezen, niet wijzigbaar in de bewerkdialoog)
   • Type
   • Huurfrequentie
   • Betaald tot
   • Gefactureerd tot (optioneel; laat leeg om dezelfde datum als Betaald tot te volgen)
   • Prijs (standaard geerfd van het terrein, optioneel overschrijfbaar)
5. Klik op "Wijzigingen opslaan"

Facturatie: bezetting verlengen

1. Ga naar het tabblad Bezettingen van de klant
2. Start de actie voor één bezetting of voor alle bezettingen van deze klant:
   • Eén bezetting: open het menu-icoon (drie puntjes) naast de bezetting en kies "Bezetting verlengen (factuur)".
   • Alle bezettingen: klik in de werkbalk op "Alles verlengen" om ze in één conceptfactuur te zetten (één hoofdregel per bezetting).
3. In het dialoogvenster vink je openstaand verbruik aan als je op dezelfde conceptfactuur ook meteen het openstaande verbruik wilt zetten (meters van het betrokken terrein, of bij Alles verlengen van alle betrokken terreinen samen).
4. Klik op "Conceptfactuur aanmaken". Daarna gebeurt onder meer het volgende:
   • Tillor bouwt een conceptfactuur op de server met het eerste product met actie Bezetting verlengen (alfabetisch op naam) en vult daar een eventuele invoice bundle op dat product automatisch bij.
   • Bij meerdere bezettingen krijg je meerdere hoofdregels op dezelfde factuur.
   • Met verbruik komen daar hoeveelheidsregels bij en daaronder, per periode, inforegels met datum en meterstanden (dezelfde ouder-/kind-structuur als bij bundels).
   • Je gaat naar die conceptfactuur; vul nog de periodes af en controleer de regels voor je boekt.

Meterstanden bij aan- en afmelden

Handmatige meters

Bij handmatige meters voer je de meterstand zelf in via het tabblad Handmatig. Het invoerveld toont de laatste bekende stand als voorbeeldwaarde. Als er al eerdere uitlezingen beschikbaar zijn, kun je via het tabblad Selecteren ook een bestaande uitlezing kiezen.

Meters met automatische uitlezingen

Voor meters die automatisch uitlezingen doorsturen, is het invoerveld vervangen door een keuzelijst. Je kiest altijd een bestaande uitlezing uit de lijst. Handmatig invoeren is voor dit type meters niet mogelijk.

Waarschuwing: lagere stand dan verwacht

Als je een meterstand invoert die lager is dan de vorige opgeslagen stand, toont het systeem een waarschuwing. Je kunt dan kiezen om de lagere waarde alsnog te bevestigen, of de invoer aan te passen.

Betaald tot, type, huurfrequentie en prijs

• Betaald tot geeft aan tot wanneer een klant vooruit heeft betaald voor de bezetting.
• Gefactureerd tot kun je apart bijhouden (optioneel). Laat je het leeg, dan volgt de weergave Betaald tot. Na betaling van een factuur met Bezetting verlengen zet Tillor Betaald tot en Gefactureerd tot op hetzelfde nieuwe eindmoment.
• Bij aanmaken of bewerken van een bezetting kun je in de datumkiezer voor Betaald tot alleen vandaag of een latere datum kiezen.
• Type helpt om te onderscheiden tussen eigen verblijf en verhuur.
• Huurfrequentie legt het ritme van de huur vast voor administratieve opvolging.
• Prijs volgt standaard het terrein, maar kan per bezetting worden aangepast.

Deze velden zijn informatief en sturen niet automatisch de meterregistratie of facturering.

Veelvoorkomende scenario's

Scenario: Nieuwe gast checkt in

1. Je voegt de gast toe als klant (of zoekt de bestaande klant op)
2. Je gaat naar het tabblad Bezettingen
3. Je klikt op "Bezetting aanmaken"
4. Je selecteert de standplaats
5. Je vult de beginmeterstand in (of laat het systeem de laatste stand overnemen)
6. Je klikt op "Bezetting aanmaken" om op te slaan
7. Het systeem koppelt het verbruik van de meters op die standplaats voortaan aan deze klant

Scenario: Gast vertrekt

1. Je opent het klantprofiel
2. Je gaat naar het tabblad Bezettingen
3. Je klikt op het menu-icoon naast de bezetting en kiest "Verwijderen"
4. Je selecteert de vertrekdatum en voert de eindmeterstanden in
5. Je klikt op "Verwijderen" om te bevestigen
6. Het systeem sluit de consumptiebatches af en het terrein is weer beschikbaar

Scenario: Klant verhuist naar andere standplaats

1. Beëindig de huidige bezetting (zie hierboven) met de eindmeterstanden van de oude standplaats
2. Maak een nieuwe bezetting aan op de nieuwe standplaats met de beginmeterstanden
3. Het systeem houdt de verbruiksperiodes per standplaats apart bij