Bezettingen
Koppel klanten aan terreinen en beheer wie waar verblijft
Laatst bijgewerkt op
Een bezetting legt vast dat een klant een bepaald terrein (een kampeerplek, een elektrapaal en dergelijke) in gebruik heeft. Zolang de bezetting loopt, rekent Tillor het verbruik van de meters op dat terrein automatisch aan de klant toe. Je beheert bezettingen op het klantprofiel. Begin bij Een bezetting aanmaken.
Goed om te weten
- Een terrein kan maar door één klant tegelijk bezet zijn. Terreinen met een actieve bezetting staan niet in de keuzelijst.
- Betaald tot accepteert alleen vandaag of een latere datum.
- Het terrein van een bezetting kun je achteraf niet wijzigen. Verhuist een klant, beëindig dan de bezetting en maak een nieuwe.
- Een bezetting verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt, maar het verbruik tot de einddatum blijft bewaard en kan nog worden gefactureerd.
- Bij Bezetting verlengen (factuur) krijgt de conceptfactuur een vervaldatum van 14 dagen na het aanmaken.
- Alleen de velden Type, Huurfrequentie en Prijs zijn informatief. Ze sturen de meterregistratie of facturatie niet automatisch.
Hoe hangt dit samen?
Een bezetting verbindt drie dingen: de klant, het terrein en de meters op dat terrein. Daardoor weet Tillor op wiens naam het verbruik komt.
Bij het aanmaken noteert Tillor de beginmeterstanden, bij het beëindigen de eindmeterstanden. Het verbruik ertussen is van de klant. Een nieuwe bezetting op hetzelfde terrein begint een nieuwe periode.
Bezettingen bekijken
Open een klantprofiel via KlantenOverzicht en ga naar de kaart Bezettingen op het tabblad Overzicht.
- De tabel toont per bezetting het Terrein, Type, Huurfrequentie, Prijs, Status en Betaald tot, met een relatieve aanduiding zoals "over 12 dagen".
- Bij Betaald tot staat een info-icoon met Gefactureerd tot in een tooltip, als die datum is ingevuld of gelijk is aan Betaald tot.
- Met Filter bezettingen... zoek je op terreinnaam.
- Acties per bezetting (bewerken, verlengen, verwijderen) staan in het menu met drie puntjes aan het einde van de rij.
Een bezetting aanmaken
Voor je begint:
- Het terrein moet vrij zijn. Staat het niet in de lijst, dan is het al bezet. Zie Problemen onderaan.
- Heeft het terrein meters, houd dan de beginmeterstanden bij de hand. Vul je niets in, dan neemt Tillor de laatste bekende stand.
Open het klantprofiel
Ga naar KlantenOverzicht, open de klant en ga naar de kaart Bezettingen.
Klik op Bezetting aanmaken
Je vindt de knop in de werkbalk van de tabel. Er opent een dialoog.
Vul de gegevens in
Alleen Terrein is verplicht. De rest is optioneel.
- Terrein: kies via Selecteer een terrein. Er staan alleen beschikbare terreinen in de lijst. Is er geen enkel terrein beschikbaar, dan zie je Er zijn geen beschikbare terreinen gevonden.
- Betaald tot (optioneel): tot wanneer de klant vooraf heeft betaald. Je kiest vandaag of later.
- Gefactureerd tot (optioneel): laat leeg om dezelfde datum als Betaald tot te volgen, of kies een eigen datum.
- Type: Eigen accommodatie (standaard) of Huurcaravan.
- Huurfrequentie (optioneel): een van de opties die je organisatie heeft ingesteld, elk met een startmaand en een aantal maanden (bijvoorbeeld start in januari, 6 maanden). Kies Geen frequentie als je er geen wilt vastleggen.
- Beschrijving (optioneel): een toelichting, bijvoorbeeld tariefafspraken.
- Prijs: de bezetting neemt de prijs van het terrein over. Met Overgenomen terreinprijs overschrijven geef je een eigen prijs op.
- Start meterstanden (optioneel): verschijnt zodra het terrein meters heeft. Heeft het geen meters, dan zie je Geen meters gekoppeld.
Bevestig
Klik op Bezetting aanmaken om op te slaan.
Meterstanden invullen
Typ de stand zelf in via het tabblad Handmatig. Het veld toont de laatste bekende stand als voorbeeld. Zijn er eerdere uitlezingen, dan kun je via Selecteren ook een bestaande uitlezing kiezen.
Voer je een stand in die lager is dan de vorige opgeslagen stand, dan toont Tillor een waarschuwing. Je kunt de lagere waarde dan toch bevestigen of de invoer aanpassen.
Wat gebeurt er daarna?
- De bezetting is direct actief en staat in de tabel op het klantprofiel.
- Tillor start voor elke meter op het terrein een verbruiksperiode voor deze klant. Nieuwe meterstanden tellen vanaf nu als verbruik van de klant.
- Het terrein is niet meer beschikbaar voor een andere bezetting.
Een bezetting bewerken
Open het menu van de bezetting
Klik op het menu met drie puntjes naast de bezetting en kies Bewerken.
Pas de velden aan
Je kunt Type, Huurfrequentie, Beschrijving, Betaald tot, Gefactureerd tot en Prijs wijzigen. Terrein is alleen-lezen. Heeft je organisatie eigen velden voor bezettingen, dan staan die onderaan de dialoog.
Sla op
Klik op Wijzigingen opslaan. De wijziging staat met een voor/na-overzicht op het tabblad Gebeurtenissen van de klant.
Een bezetting beëindigen
Beëindigen verwijdert de koppeling tussen klant en terrein. Het terrein komt daarna weer beschikbaar.
Kies Verwijderen
Klik op het menu met drie puntjes naast de bezetting en kies Verwijderen. Het venster Bezetting verwijderen opent.
Kies de datum en de eindmeterstanden
Heeft het terrein meters, dan kun je Eind meterstanden (optioneel) invullen. Kies eerst bij Datum de dag waarop de bezetting eindigt (vandaag of eerder). Daarna verschijnt per meter een veld voor de eindstand. Een handmatige meter vul je in via Handmatig of kies je via Selecteren. Een automatische meter vraagt altijd een bestaande uitlezing via Selecteer een meterstand.
Bevestig
Klik op Verwijderen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
Wat gebeurt er daarna?
- Tillor sluit de openstaande verbruiksperioden van de klant af. Het verbruik tot de einddatum blijft bewaard en kan nog worden gefactureerd.
- Het terrein is weer beschikbaar voor een nieuwe bezetting.
- De bezetting verdwijnt uit de tabel.
Facturatie: bezetting verlengen
Met Bezetting verlengen (factuur) maak je een conceptfactuur voor de volgende periode van een bezetting, bijvoorbeeld de jaarlijkse staangeld. Je kunt dat voor één bezetting doen of voor alle bezettingen van de klant tegelijk.
Voor je begint: er moet minstens één product bestaan met de actie Bezetting verlengen (vaak Staangeld). Zie Producten.
Start de actie
Open het menu met drie puntjes naast de bezetting en kies Bezetting verlengen (factuur).
Kies of je verbruik meefactureert
Vink Openstaand verbruik van dit terrein factureren aan (bij Alles verlengen: Openstaand verbruik factureren (alle terreinen)) als je op dezelfde conceptfactuur ook openstaand verbruik wilt factureren. Is er op de betrokken meters niets openstaand, dan blijft het bij de regels voor bezetting verlengen.
Maak de conceptfactuur
Klik op Conceptfactuur aanmaken. Tillor gebruikt het eerste product met de actie Bezetting verlengen (alfabetisch op naam) en bouwt de regels voor je op. Vul daarna de periode op de factuur af en boek wanneer je klaar bent.
Wat gebeurt er daarna?
- Er staat een conceptfactuur klaar bij de klant, met de melding Klaar en een omschrijving van wat er is aangemaakt.
- Boek je de factuur, dan zet Tillor Gefactureerd tot op het eindmoment van de regel.
- Na betaling werkt Tillor Betaald tot bij. Gefactureerd tot gaat alleen mee vooruit als die nog vóór dat eindmoment lag.
Let op bij een bestaand concept
Staat er al een conceptfactuur die dit terrein verlengt, dan toont Tillor Even controleren. Een tweede concept kan dubbele regels geven of een periode overslaan. Open het bestaande concept met Concept ... openen, of kies Toch concept aanmaken.
Betaald tot, type, huurfrequentie en prijs
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| Betaald tot | Tot wanneer de klant vooruit heeft betaald. Bij aanmaken of bewerken kies je vandaag of later. |
| Gefactureerd tot | Tot wanneer er gefactureerd is. Laat je het leeg, dan volgt de weergave Betaald tot. |
| Type | Onderscheidt eigen verblijf van verhuur. |
| Huurfrequentie | Legt het ritme van de huur vast voor administratieve opvolging. |
| Prijs | Volgt standaard het terrein, maar kan per bezetting worden aangepast. |
Veelvoorkomende scenario's
Een nieuwe gast checkt in
- Zoek de klant of voeg hem toe.
- Maak op het klantprofiel een bezetting aan op het terrein.
- Vul de beginmeterstand in, of laat Tillor de laatste stand overnemen.
- Tillor koppelt het verbruik van de meters op dat terrein voortaan aan deze klant.
Een gast vertrekt
- Kies bij de bezetting Verwijderen.
- Kies de vertrekdatum en vul de eindmeterstanden in.
- Bevestig. Tillor sluit de verbruiksperiodes af en het terrein is weer beschikbaar.
Een klant verhuist naar een ander terrein
- Beëindig de huidige bezetting met de eindmeterstanden van het oude terrein.
- Maak een nieuwe bezetting op het nieuwe terrein met de beginmeterstanden.
- Tillor houdt de verbruiksperiodes per terrein apart bij.
Problemen?
Begrippen
- Bezetting: een klant op een terrein voor een periode. Zie bezetting.
- Terrein: de plek zelf, met eventuele meters. Zie terrein.
- Betaald tot: de datum tot wanneer de klant vooruit heeft betaald.
- Gefactureerd tot: de datum tot wanneer er al gefactureerd is.
- Verbruiksperiode: de periode waarin het verbruik van een meter aan één klant wordt toegerekend. Zie verbruiksbatch.
- Huurfrequentie: het ritme van de huur, bijvoorbeeld jaarlijks of per half jaar.