Een stacaravan komt vrij
Van bezetting stoppen tot nalooptaak en waarborg terug, met een automatisering die het naloopwerk klaarzet.
Laatst bijgewerkt op
Als een klant vertrekt uit een stacaravan, volgt er werk: de caravan moet nagelopen worden en de waarborg moet terug naar de klant. Dit voorbeeld laat zien hoe Tillor dat samenbrengt. Je stopt de bezetting, een automatisering maakt een nalooptaak, een collega werkt de taak af en daarna regel je de waarborg. We gebruiken Jonas Maes en terrein 12 van Recreatiepark Het Meer als voorbeeld, nu als huurder van een stacaravan.
Voor je begint:
- Terrein 12 heeft het terreintype Stacaravan en Jonas heeft er een actieve bezetting op. Zie Terreintypes.
- Er staat een automatisering klaar die bij het einde van een bezetting een taak maakt. Hoe je ze bouwt staat bij Voorbeeld: nalopen huurcaravan. In demo-omgevingen staat ze al klaar onder de naam Nalopen huurcaravan, gepauzeerd, tot je de schakelaar Actief aanzet.
- Voor de waarborg: het waarborgproduct heeft de optie Saldo van de klant op dit grootboek bewaken aan. Zie Het saldo van de klant bewaken.
De route stap voor stap
Stop de bezetting
Open het profiel van Jonas, ga op het tabblad Overzicht naar de kaart Bezettingen, open het menu bij de bezetting en kies Verwijderen. Kies bij Datum de dag waarop hij vertrekt. Heeft het terrein meters, dan vul je de Eind meterstanden in. Klik op Verwijderen.
Terrein 12 is daarna weer vrij voor een nieuwe bezetting. Zie Een bezetting beëindigen.
Laat de automatisering de nalooptaak maken
Je hoeft niets te doen. De automatisering start zodra de bezetting eindigt en kijkt eerst of het terrein het terreintype Stacaravan heeft. Daarna zoekt ze of er al een open taak Nalopen voor dit terrein is.
- Is er nog geen open taak, dan maakt ze een taak Nalopen terrein 12 met vijf subtaken (Kuisen, Inboedel, Internet + TV, Kader QR code en Controleren op werkjes) en een deadline na 7 dagen. De taak gaat ook naar de collega die de bezetting stopte.
- Is er al een open taak, bijvoorbeeld omdat de caravan twee keer kort na elkaar vrijkwam, dan maakt ze geen tweede. De prioriteit van de bestaande taak gaat een stap omhoog, tot Hoog.
Je volgt wat de automatisering deed onder Testen en uitvoeringen.
Werk de taak af
De collega vindt de taak in de kaart Taken voor jou op het dashboard, op het tabblad Taken van Jonas, of in een weergave onder Taken. De taak staat gekoppeld aan terrein 12 en aan Jonas.
Open de taak en vink elke subtaak af zodra hij gedaan is. Naast de taak staat een teller zoals 2/5. Zijn alle subtaken klaar, zet dan de status op Voltooid. Zet je de hoofdtaak op Voltooid, dan worden de open subtaken mee voltooid.
Controleer het saldo van de waarborg
Open het profiel van Jonas en ga naar het tabblad Facturatie. In de tabel Rekeningen zie je per grootboek het saldo. Het grootboek van de waarborg toont wat Jonas nog tegoed heeft.
Maak de creditnota voor de waarborg
Open de waarborgfactuur van Jonas, klik op de drie puntjes rechtsboven en kies Keer factuur om. Tillor maakt een conceptfactuur met dezelfde regels in negatieve bedragen. Houd je een deel in, bijvoorbeeld voor schade, pas dan het bedrag aan. Klik op Boek factuur. De factuur wordt een Creditfactuur.
Tillor weigert een factuur die het saldo van het waarborggrootboek onder nul brengt. Zo kun je een waarborg niet twee keer terugbetalen. Zie Een factuur omkeren.
Verreken het bedrag
Staat er nog een openstaande factuur van Jonas, bijvoorbeeld voor het laatste verbruik, dan kun je het bedrag verrekenen met de betaalmethode Interne overboeking. Zie Een interne overboeking maken.
Geld terugstorten
Tillor legt de creditnota en de verrekening vast. Het bedrag zelf terug naar de bankrekening van de klant zetten, doe je via je bank.
Wat gebeurt er daarna?
- Het terrein is weer vrij. Een nieuwe klant kan er een bezetting op nemen of er een reservering op krijgen.
- De openstaande verbruiksperiodes van Jonas zijn afgesloten, met de eindstanden die je invulde. Het verbruik tot de einddatum blijft bewaard en je kunt het nog factureren. Zie Verbruik aanrekenen.
- De taak en de acties erop staan in de tijdlijn van de taak en op het profiel van Jonas. Wijzigingen aan de bezetting staan op zijn tabblad Gebeurtenissen.
- De creditnota gaat mee in de boekhouding zoals elke andere factuur.