Overzicht

Met het takensysteem houd je bij wat er in je park gedaan moet worden en door wie. Een taak kan een deadline, een herinnering, een of meer toegewezen collega's of groepen, labels, bijlagen, subtaken, bestede tijd en gekoppelde klanten, terreinen, facturen, reserveringen, meters, gesprekken of banktransacties hebben.

Je bekijkt taken via weergaven. Een weergave is een opgeslagen manier om naar je taken te kijken, bijvoorbeeld Open taken, Mijn taken of Onderhoud. Elke weergave staat als tabblad bovenaan de pagina.

Waar vind je takenLink naar deze sectie kopiëren

• Taken in het zijmenu: de hoofdpagina met al je weergaven
• Dashboard: de kaart Taken voor jou toont de taken die aan jou zijn toegewezen, of je favoriete weergave
• Klanten > [klant] > Taken: alle taken die aan een klant gekoppeld zijn
• Openstaande taken: een blok op de pagina van een klant, reservering, factuur, terrein en meter

Bovenaan staan de weergaven als tabbladen. Daaronder staan de zoekbalk en de filters, en rechts de knoppen Weergave, Volgen en delen. Eronder zie je de taken, hier als bord per status. Beweeg over de ℹ-markeringen voor uitleg.

Hoe hangt dit samen?Link naar deze sectie kopiëren

Een taak is één ding, en weergaven zijn manieren om taken te bekijken. Taken ontstaan door collega's of door automatiseringen. Een automatisering kan ook op een taak wachten.

• Zet je een taak in een weergave, dan verandert er niets aan de taak zelf. Alleen de weergave krijgt hem erbij.
• Een gefilterde weergave haalt taken er niet uit: ze verschijnen of verdwijnen vanzelf als ze wel of niet aan de filters voldoen.
• Een taak die een automatisering aanmaakt is een gewone taak. Heeft hij keuzeknoppen (stap Vraag om een beslissing), dan wacht de automatisering tot iemand een knop kiest. Zie Taken met keuzeknoppen en Taken in automatiseringen.

Snel aan de slagLink naar deze sectie kopiëren

1. Open Taken in het zijmenu
2. Klik op Nieuwe weergave. Vul een Naam in en kies bij Zichtbaarheid, Inhoud, Kolommen en Begin met wat je wilt. Klik daarna op Nieuwe weergave onderaan de dialoog
3. Klik bovenaan een kolom op Nieuwe taak, geef de taak een naam en klik op Aanmaken
4. Klik op een taak om de details te openen: status, prioriteit, deadline, toegewezen collega's en meer
5. Vink het vakje links van een taak af zodra hij klaar is

Zonder eigen weergaven kun je altijd terugvallen op de ingebouwde weergave Alle, die alle taken toont die je mag zien. Filters die op Alle zijn opgeslagen, gelden voor de hele organisatie.

StatussenLink naar deze sectie kopiëren

Zo ziet dezelfde soort taak eruit voor en na het afvinken. Boven staat een open taak, eronder een voltooide: de titel is doorgestreept en de status is Voltooid.

Een voltooide taak zakt naar onderen in een handmatig gesorteerde lijst of kolom. Zet je een bovenliggende taak op Voltooid, dan worden ook de open subtaken voltooid. Zet je de taak daarna weer open, dan blijven de subtaken voltooid.

Een weergave kan voltooide taken na een tijd verbergen, zie Voltooide taken verbergen.

PrioriteitenLink naar deze sectie kopiëren

Een taak heeft de prioriteit Laag, Gemiddeld, Hoog of Dringend.

OnderdelenLink naar deze sectie kopiëren

BegrippenLink naar deze sectie kopiëren

• Taak: een klus die je bijhoudt, met status, prioriteit, deadline en eventueel toegewezen collega's
• Weergave: een tabblad op de takenpagina met een eigen manier om taken te tonen, zie Weergaven
• Lijst: een weergave die alleen taken toont die je er zelf aan toevoegt
• Gefilterde weergave: een weergave die elke taak toont die aan de filters voldoet
• Subtaak: een onderdeel van een taak, als checklist
• Blokkade: een taak die eerst klaar moet zijn voor een andere taak kan starten
• Workflow: de gebruiker op wiens naam een automatisering taken maakt

Meer termen staan in de begrippenlijst.