Taken
Maak taken aan, zoek ze op en werk status, prioriteit of toewijzing bij.
Laatst bijgewerkt op
Deze stappen staan in de groep Taken. Hoe de uitgangen werken, lees je bij Uitgangen van een actie.
Taak aanmaken
Maakt een taak aan in het takensysteem. De taak staat op naam van Workflow.
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Titel | De naam van de taak. Verplicht |
| Beschrijving | Een toelichting bij de taak |
| Toewijzen aan | Kies een of meer collega's. Klik op een naam om hem aan of uit te zetten |
| Labels | Kies een of meer labels |
| Ook toewijzen aan wie de gebeurtenis veroorzaakte | Wijst de taak ook toe aan de collega die de gebeurtenis veroorzaakte, bijvoorbeeld wie de bezetting beëindigde. Heeft het systeem de gebeurtenis veroorzaakt, dan wordt niemand toegevoegd |
| Prioriteit | Laag, Gemiddeld, Hoog of Dringend. Standaard Gemiddeld |
| Toevoegen aan bord | Kies een bord waarop de taak komt te staan, of laat het leeg |
| Kolom | Kies een kolom van het bord hierboven. De lijst toont de kolommen als [bord] · [kolom] |
| Subtaken | Eén subtaak per regel |
| Deadline na | Hoeveel minuten, uur, dagen of weken na het uitvoeren van de stap de deadline valt. Bij 0 krijgt de taak geen deadline. Standaard 1 dag |
| Koppelen aan de records van de gebeurtenis | Koppelt de taak aan het record dat de automatisering startte en aan de bijbehorende klant, het terrein, de factuur, de reservering of de meter. Standaard aan |
| Alleen de flow kan ze afronden | Collega's kunnen de taak niet afronden of verwijderen. Zet verderop een stap Taak verwijderen of Taakstatus zetten om ze af te ronden |
Let hierop:
- Kies je niemand bij Toewijzen aan en laat je Ook toewijzen aan wie de gebeurtenis veroorzaakte uit, dan heeft de taak geen toegewezen collega. Workflow wordt nooit zelf toegewezen
- Subtaken hebben dezelfde titel als je invult, geen toegewezen collega en geen deadline. Lege regels worden overgeslagen. Je mag variabelen in de regels gebruiken
- Bij Koppelen gaat het om klanten, terreinen, facturen, reserveringen en meters. Bij een bezetting die eindigt, wordt de taak dus gekoppeld aan het terrein, de klant en de reservering
- Staat een taak alleen op een persoonlijk bord, dan zien alleen de betrokkenen hem. Zie Privétaken
Voor latere stappen levert de actie {createdTask.id} en {createdTask.name} op. Daarmee kun je bijvoorbeeld daarna de status zetten.
Wil je geen tweede taak als er al een open taak voor hetzelfde terrein of dezelfde klant is, zet dan eerst een stap Taak zoeken en maak de taak alleen via Niet gevonden. Het voorbeeld Nalopen huurcaravan doet dat.
Zet je Alleen de flow kan ze afronden aan, dan staat op de taak Wordt afgerond door de automatisering. Collega's kunnen hem niet afronden of verwijderen.
Taak verwijderen
Verwijdert een taak, bijvoorbeeld de taak die deze flow maakte zodra ze niet meer nodig is.
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Taak | Het id van de taak. Verplicht |
Een taak die al weg is, wordt overgeslagen. De flow gaat dan gewoon verder.
Taakstatus zetten
Wijzigt de status van een bestaande taak, bijvoorbeeld om hem af te ronden.
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Taak | Het id van de taak. Standaard {task.id}. Verplicht |
| Status | In afwachting, In behandeling, Wacht op reactie of Voltooid. Standaard Voltooid |
{task.id} werkt als de automatisering start op een taakgebeurtenis, zoals task:created. Na een stap Taak aanmaken gebruik je {createdTask.id}. De actie levert {updatedTask.id} en {updatedTask.status} op.
Taak zoeken
Zoekt een bestaande taak op titel. De stap heeft twee uitgangen: Gevonden en Niet gevonden. Zo kun je een taak bijwerken als ze al bestaat, en anders een nieuwe maken.
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Titel | De titel die de taak precies moet hebben, bijvoorbeeld Nalopen {occupation.terrain.name}. Variabelen worden eerst ingevuld. Verplicht |
| Gekoppeld aan de records van de gebeurtenis | Alleen taken die aan minstens een van dezelfde records gekoppeld zijn, zoals het terrein of de klant. Standaard aan |
| Alleen taken die niet voltooid zijn | Slaat voltooide taken over. Standaard aan |
| Subtaken overslaan | Zoekt alleen hoofdtaken. Standaard aan |
Passen er meerdere taken, dan neemt de stap de nieuwste. Staat Gekoppeld aan de records van de gebeurtenis aan maar heeft de gebeurtenis geen klant, terrein, factuur, reservering of meter, dan gaat de flow via Niet gevonden.
Via Gevonden kunnen latere stappen {foundTask.id}, {foundTask.name}, {foundTask.priority} en {foundTask.status} gebruiken.
Taakprioriteit zetten
Wijzigt de prioriteit van een bestaande taak.
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Taak | Het id van de taak. Standaard {foundTask.id}. Verplicht |
| Wijziging | Een stap hoger (standaard), Een stap lager of Naar een vaste prioriteit |
| Prioriteit | Alleen bij Naar een vaste prioriteit: Laag, Gemiddeld, Hoog of Dringend |
| Verhogen tot | Alleen bij Een stap hoger: de hoogste prioriteit die de stap mag geven. Standaard Hoog. Een taak die al zo hoog of hoger staat, blijft zoals ze is |
De volgorde is Laag, Gemiddeld, Hoog, Dringend. Een stap lager stopt bij Laag. Verandert er niets, dan slaagt de stap gewoon zonder de taak te wijzigen. De actie levert {updatedTask.id} en {updatedTask.priority} op.
Taak bijwerken
Past een bestaande taak aan. Velden die je leeg laat, blijven zoals ze zijn.
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Taak | Het id van de taak. Standaard {foundTask.id}. Verplicht |
| Nieuwe titel | De nieuwe naam van de taak. Leeg laat de titel zoals hij is |
| Toegewezen personen | Kies een of meer collega's |
| Ook toewijzen aan wie de gebeurtenis veroorzaakte | Voegt ook de collega toe die de gebeurtenis veroorzaakte. Heeft het systeem de gebeurtenis veroorzaakt, dan wordt niemand toegevoegd |
| Toewijzing | Toevoegen aan de huidige (standaard) of De huidige vervangen |
| Labels toevoegen | Kies een of meer labels. Ze komen erbij, bestaande labels blijven staan |
| Deadline na | Zet de deadline op dit aantal minuten, uur, dagen of weken na het uitvoeren van de stap. Bij 0 blijft de deadline zoals hij is |
Let hierop:
- Kies je De huidige vervangen en geef je niemand op, dan heeft de taak daarna niemand meer toegewezen
- Bestaat de taak niet meer, dan mislukt de stap
- De actie levert
{updatedTask.id}op