Overzicht
Laat Tillor zelf iets doen wanneer er iets gebeurt, zoals een taak aanmaken of een betalingsherinnering versturen
Laatst bijgewerkt op
Met automatiseringen laat je Tillor iets doen zonder dat een collega eraan hoeft te denken. Je legt een regel vast: wanneer dit gebeurt, doe dan dat. Een paar voorbeelden:
- Er eindigt een bezetting op een stacaravan, dus Tillor maakt een nalooptaak met subtaken en wijst die toe aan de collega die de bezetting stopzette
- Een factuur is vervallen, dus Tillor stuurt een betalingsherinnering en maakt een week later een taak aan om de klant te bellen als de factuur nog openstaat
- Er komt een nieuwe reservering binnen, dus Tillor stuurt de gegevens naar je eigen systeem
- Elke maandag om 08:00 maakt Tillor een taak aan voor de wekelijkse controle
- Er komt een nieuwe reservering binnen, dus Tillor maakt een QR-code voor de gast aan en stuurt die per e-mail
Een automatisering bouw je zelf op een tekenvlak, zonder code. Je kiest een startmoment, voegt stappen toe en verbindt ze met lijnen.
Wie kan het gebruiken
Alleen voor beheerders
Automatiseringen werken met volledige rechten in je organisatie. Bekijken vraagt de permissie Automatiseringen bekijken, bouwen en wijzigen Automatiseringen beheren. Beheerders met Alle permissies kunnen beide. Zie Wie kan automatiseringen gebruiken?.
Je vindt de pagina in het zijmenu onder Beheerder > Automatiseringen.
Hoe een automatisering is opgebouwd
Elke automatisering bestaat uit stappen die je verbindt tot een flow. Elke keer dat een automatisering start, noemen we dat een uitvoering. Een uitvoering begint bij het startmoment en volgt de lijnen naar beneden.
| Onderdeel | Wat het doet |
|---|---|
| Wanneer dit gebeurt (trigger) | Het startmoment. Een gebeurtenis in Tillor, een vervallen factuur, een datum zoals de aankomst van een gast, een vast uur of een cron-schema. Een flow kan meerdere triggers hebben. Elke trigger start een eigen uitvoering |
| Alleen wanneer | Een filter op de trigger. De automatisering start alleen als de gegevens kloppen, bijvoorbeeld alleen voor stacaravans |
| Als / anders | Splitst de flow in Ja en Nee op basis van een of meer voorwaarden |
| Schakel | Splitst de flow in meerdere takken, afhankelijk van de waarde van een veld |
| Vertraging en andere wachtstappen | Laten de flow wachten, op een tijd, een datum, de openingsuren, een voorwaarde, een gebeurtenis of een goedkeuring |
| Nu open?, Record opzoeken, Voor elk | Kijken of je open bent, een record ophalen of de stappen erna per item in een lijst doen |
| Acties | Doen echt iets: taken, berichten aan gasten en collega's, facturen, betalingen en mandaten, toegang, meters en toestellen, webhooks en API-verzoeken |
Stappen met meerdere uitgangen, zoals Ja en Nee, Klaar en Overgeslagen of Gelukt en Mislukt, laten je per uitkomst een ander vervolg kiezen. Bij elke actie kun je ook een uitgang Fout aanzetten, zodat de flow doorgaat als de stap mislukt.
Variabelen
Tekstvelden in een stap accepteren variabelen tussen accolades, zoals {occupation.terrain.name}. Tillor vult daar de naam van het terrein in dat bij de gebeurtenis hoort. Zo maak je berichten en taken die per geval anders zijn. Lees er meer over bij Variabelen en sjablonen.
Snel aan de slag
- Ga naar Beheerder > Automatiseringen en klik op Nieuwe automatisering
- Kies een sjabloon of Vanaf nul beginnen
- Stel de trigger en de stappen in en klik op Opslaan
- Probeer de flow uit met Testen. Er wordt dan niets echt verstuurd of aangemaakt
- Klik op Inschakelen als je tevreden bent
De nieuwe automatisering is gepauzeerd tot je hem zelf inschakelt. Een stap-voor-stap uitleg staat bij Aan de slag.
Automatiseringen doen echt iets
Een ingeschakelde automatisering stuurt echte herinneringen en maakt echte taken aan. Gebruik Testen en bekijk de eerste uitvoeringen op het tabblad Uitvoeringen voordat je er zeker van bent dat alles klopt.
Onderdelen
Aan de slag
Het overzicht, de sjablonen en de editor, en hoe je een automatisering opslaat en inschakelt
Triggers
Gebeurtenissen, datums, vervallen facturen en schema's, plus filters en eenmalig starten
Voorwaarden, schakelaars en vertragingen
De flow laten splitsen en wachten, records opzoeken, lijsten doorlopen en goedkeuring vragen
Acties
Alles wat een automatisering kan doen, met alle velden
Variabelen en sjablonen
Gegevens van de gebeurtenis in je teksten gebruiken
De Workflow-gebruiker
Waarom taken en opmerkingen van een automatisering op naam van Workflow staan
Testen en uitvoeringen
Een testuitvoering doen en echte uitvoeringen terugkijken
Problemen en inschakelen
Waarom een automatisering niet aan kan en wat de meldingen betekenen
Voorbeeld: nalopen huurcaravan
Een complete flow stap voor stap opbouwen
Veelgestelde vragen
Grenzen, uitleg bij pauzeren en wat te doen als er niets gebeurt
Voor ontwikkelaars
Het API-verzoek, de webhook-envelop, ondertekening en het beheer via de API