Zo ondertekent iemand
Wat een klant, contactpersoon, externe partij of collega ziet en doet bij het ondertekenen.
Laatst bijgewerkt op
Deze pagina laat zien wat je ondertekenaars meemaken, zodat je vragen kunt beantwoorden, en hoe je iemand aan de balie laat tekenen op de tablet. Een verzoek stuur je zelf uit via Handtekeningen vragen.
Voor je begint:
- Het verzoek moet de status Bezig hebben en de ondertekenaar moet aan de beurt zijn. Is het nog niet iemands beurt, dan staat er Nog niet jouw beurt.
- Voor de tablet heb je het recht Handtekeningaanvragen beheren nodig en moet de Tillor-app online zijn op een toestel van je organisatie.
- De ondertekenaar heeft een telefoonnummer of e-mailadres nodig, want daar gaat de code naartoe. Alleen een medewerker tekent zonder code.
Op de tablet aan de receptie
Staat iemand voor je, dan hoeft die de link niet zelf te openen. Dit kan bij een klant, contactpersoon of externe partij die aan de beurt is.
Open het verzoek
Ga naar AdministratieHandtekeningen en open het verzoek, of open het via het tabblad Documenten van de klant.
Klik op Op tablet tekenen
Klik bij de ondertekenaar die aan de beurt is op Op tablet tekenen en kies hoe de identiteit wordt bevestigd:
- Met code: de ondertekenaar bevestigt op de tablet met de code die per sms of e-mail binnenkomt, zoals via de link.
- Zonder code: jij hebt de identiteit aan de balie gecontroleerd, bijvoorbeeld met een identiteitskaart. Er wordt geen code gevraagd. Op het bewijsblad staat dat de identiteit door een medewerker is bevestigd, en in het verloop wie dat was.
Tillor meldt Geopend op de tablet.
Laat de persoon tekenen
Het document opent in de app op de tablet, met bovenaan in grote letters de naam van de ondertekenaar. Controleer die naam samen met de persoon voor je. De stappen zijn dezelfde als via de link, zie hieronder. Net na het versturen kan de tablet nog even Document wordt voorbereid tonen.
Na het tekenen of weigeren gaat de tablet na enkele seconden terug naar het startscherm. Bij meerdere ondertekenaars stuur je iedereen apart naar de tablet zodra die aan de beurt is. Op het bewijsblad staat dat de handtekening op de tablet is gezet.
Wat doet de ondertekenaar?
De ondertekenaar krijgt een e-mail, of een sms als er alleen een telefoonnummer is. Die bevat een persoonlijke link naar de ondertekenpagina, met jouw bericht en de naam van je organisatie. De pagina werkt op een telefoon, tablet en computer, in de taal van de ondertekenaar.
Daarna zijn de stappen hetzelfde.
Beginnen
Op de eerste kaart staat wie nog meer tekent, de plek in de rij (bijvoorbeeld Ondertekenaar 2 van 3) en de stappen. Rechts staat het document, met de handtekeningen van eerdere ondertekenaars al op hun plaats. Met Beginnen met ondertekenen start de ondertekenaar. Elke stap heeft een terugknop. De terugknop van de telefoon werkt ook.
Teken je handtekening
De ondertekenaar tekent een Handtekening met vinger of muis, of kiest Typen en typt zijn volledige naam. Tillor zet die getypte naam dan in een handgeschreven letter. Zijn er paraafvelden, dan volgt op dezelfde manier een Paraaf (getekend of getypte initialen). Met Wissen begint de ondertekenaar opnieuw. Wisselen tussen Tekenen en Typen maakt het vak leeg.
Plaats je handtekening
De ondertekenaar tikt op elk gemarkeerd vak in het document (Klik om te tekenen of Klik om te paraferen). Volgende veld springt naar het volgende lege vak. Met Vorig vak en Volgend vak loopt de ondertekenaar alle vakken langs. Een tweede tik op een gevuld vak doet niets.
Vul je gegevens in
Alleen als je invulvakken hebt geplaatst: tekst, datum of een vinkje. Bij elk vak staat verplicht of optioneel. Een leeg verplicht vak houdt de stap tegen. Wat getypt wordt, verschijnt meteen in het document. Naam en datum van ondertekening vult Tillor zelf in.
Bevestig en onderteken
De ondertekenaar vinkt aan het document gelezen te hebben. Ontbreekt er nog iets, dan staat er een lijst met knoppen die naar die stap gaan.
Pas als alles klaar is, laat de ondertekenaar een code van 6 cijfers sturen met Verificatiecode versturen: per sms als er een telefoonnummer is, anders per e-mail. De code is 10 minuten geldig. Komt hij niet aan, dan kan na 2 minuten Code opnieuw versturen. Daarna klikt de ondertekenaar zelf op Ondertekenen. Er wordt nooit vanzelf getekend.
Wat zie je daarna?
- Is het nog niet iemands beurt, dan staat er Nog niet jouw beurt en volgt er een bericht zodra het zover is.
- Wie al getekend heeft, ziet Je hebt getekend tot de anderen klaar zijn.
- Zodra iedereen getekend heeft, kan elke ondertekenaar via dezelfde link de ondertekende PDF downloaden (Door iedereen ondertekend).
- Bij een ingetrokken verzoek ziet de ondertekenaar Aanvraag ingetrokken, bij een verlopen verzoek Ondertekentermijn voorbij en bij een geweigerd verzoek Ondertekening gestopt.
- Een medewerker tekent in Tillor, via de knop Nu ondertekenen op de detailpagina of via de link in het bericht. Een code is niet nodig, omdat die persoon al is aangemeld. Ook hier kan de handtekening getekend of getypt worden.
Weigeren
Met Weigeren te ondertekenen kan een ondertekenaar het verzoek afwijzen en optioneel een reden geven (tot 500 tekens). Het verzoek stopt dan, niemand anders wordt nog gevraagd en wie het verzoek aanmaakte, krijgt een bericht. Zie Een verzoek opvolgen.