Handtekeningen vragen
Kies een PDF, voeg ondertekenaars toe, plaats de handtekeningvelden en verstuur het verzoek.
Laatst bijgewerkt op
Met een ondertekenverzoek laat je een PDF door één of meer mensen online ondertekenen. Je maakt het in twee delen: eerst kies je de klant en de PDF, daarna stel je in de editor de ondertekenaars en velden in. Hoe je daarna volgt wie getekend heeft, staat bij Een verzoek opvolgen.
Voor je begint:
- Je hebt het recht Handtekeningaanvragen beheren nodig. Heb je het niet, dan staat de knop Handtekeningen vragen grijs.
- Het bestand moet een PDF zijn, tot 250 MB. Een ander bestandstype weigert Tillor met Dit is geen PDF. Kies een PDF-bestand.
- Elke ondertekenaar heeft een e-mailadres of telefoonnummer nodig om de link of code te ontvangen. Bij een klant of contactpersoon vul je dat eerst in bij hun gegevens.
- Elke ondertekenaar heeft minstens één handtekening- of paraafveld nodig.
Een ondertekenverzoek maken
Start het verzoek
Kies waar je begint.
Ga naar AdministratieHandtekeningen en klik op Handtekeningen vragen. Kies de Klant.
Kies bij Document een PDF die al bij die klant staat, of laat Nieuwe PDF uploaden staan en sleep de PDF in het vak (of klik op PDF kiezen). Vul een Titel in, bijvoorbeeld Huurcontract 2027. Laat je die leeg, dan neemt Tillor de naam van het document over. Klik daarna op Verder.
Een geüploade PDF komt bij de documenten van de klant te staan. Tillor wijzigt hem nooit: de handtekeningen komen in een aparte kopie.
Voeg ondertekenaars toe
Klik bij Ondertekenaars op Ondertekenaar toevoegen en kies:
- Klant: [naam]
- Contactpersoon van de klant
- Medewerker
- Externe partij: vul Naam, E-mailadres en/of Gsm-nummer en Taal in. Minstens een van de twee contactgegevens is nodig. Zonder e-mailadres krijgt de persoon de link per sms.
Je kunt maximaal 10 ondertekenaars toevoegen. Ze tekenen van boven naar onder, en de volgende krijgt de link pas als de vorige getekend heeft. Met Eerder tekenen en Later tekenen (de pijltjes) verander je de volgorde, met het prullenbakje haal je iemand weg. In het vak onder de naam vul je optioneel een Rol in, bijvoorbeeld Huurder of Borgsteller.
Elke ondertekenaar krijgt een eigen kleur. Die kleur zie je terug bij zijn velden in het document.
Plaats de velden
Kies bij Velden voor de ondertekenaar voor wie je velden plaatst. Kies daarna het soort veld en tik of sleep op een pagina van het document. Sleep een veld om het te verplaatsen en sleep de hoek om het groter of kleiner te maken.
| Veld | Wat de ondertekenaar doet |
|---|---|
| Handtekening | Plaatst de getekende handtekening door op het vak te tikken |
| Paraaf | Plaatst de getekende paraaf door op het vak te tikken |
| Naam | Niets: Tillor vult de naam van de ondertekenaar in |
| Datum ondertekening | Niets: Tillor vult de dag van ondertekenen in |
| Tekst | Typt één regel, tot 200 tekens, bijvoorbeeld een nummerplaat |
| Lange tekst | Typt een paar regels, tot 2.000 tekens, bijvoorbeeld een opmerking |
| Selectievakje | Vinkt een voorwaarde aan |
| Datum | Kiest een datum, bijvoorbeeld een aankomstdag |
Klik op een geplaatst veld om het te selecteren. Onder de knoppen zie je dan:
- Ondertekenaar: zet het veld op naam van een andere ondertekenaar, zonder het opnieuw te tekenen.
- Bij Tekst, Lange tekst, Selectievakje en Datum ook een Vraag of label (dat ziet de ondertekenaar bij het invulvak) en Verplicht. Een veld dat niet verplicht is, mag leeg blijven.
- Het kruisje op het veld verwijdert het.
Heeft iemand op elke pagina een paraaf nodig, gebruik dan Paraaf op elke pagina. Tillor zet dan op alle pagina's een paraafveld voor die ondertekenaar. Zolang een ondertekenaar geen handtekening- of paraafveld heeft, zie je Nog geen handtekeningveld bij die persoon.
Stel bericht en termijn in
Onder Aanvraag vul je in:
- Titel: zoals de ondertekenaars hem zien.
- Bericht aan de ondertekenaars: optioneel, het staat in de e-mail en op de ondertekenpagina.
- Ondertekenen voor: de uiterste datum. Standaard is dat 14 dagen na het aanmaken. Er kan getekend worden tot het einde van die dag.
- Herinnering na: na hoeveel dagen (1 tot 14) een ondertekenaar die aan de beurt is een herinnering krijgt. Standaard 3 dagen.
Verstuur het verzoek
Klik op Versturen en bevestig. De eerste ondertekenaar krijgt de link.
Wil je later verder, klik dan op Concept bewaren. Met het prullenbakje ernaast (Concept verwijderen) gooi je het verzoek weg, na bevestiging. De PDF blijft bij de documenten van de klant.
Wat gebeurt er daarna?
- Het verzoek krijgt de status Bezig. Je vindt het bij de klant onder Documenten en onder AdministratieHandtekeningen. Tillor meldt Verstuurd naar de eerste ondertekenaar.
- De eerste ondertekenaar krijgt een e-mail met een persoonlijke link, of een sms als er alleen een telefoonnummer is. Elke volgende ondertekenaar krijgt de link zodra de vorige getekend heeft.
- Een ondertekenaar die aan de beurt is en niet reageert, krijgt na het aantal dagen bij Herinnering na automatisch een herinnering, maximaal 2 keer. Zelf een herinnering sturen kan altijd, zie Een verzoek opvolgen.
- Zodra iedereen getekend heeft, wordt het verzoek Afgerond en staat de ondertekende PDF bij de klant.
- Is de termijn voorbij zonder dat iedereen getekend heeft, dan wordt het verzoek Verlopen.
Wil je nog iets wijzigen terwijl nog niemand getekend heeft, of alleen jijzelf, klik dan op Terug naar bewerken. Het verzoek wordt weer een concept: de verstuurde links werken niet meer en iedereen tekent opnieuw zodra je het weer verstuurt. Heeft iemand anders al getekend, annuleer het verzoek dan en maak een nieuw.
Wil je dat een automatisering reageert op een afgerond verzoek, bijvoorbeeld met een taak? Gebruik dan de trigger Ondertekenverzoek afgerond, zie Triggers.