Een verzoek opvolgen

Na het versturen volg je een ondertekenverzoek op de detailpagina: wie al getekend heeft, wie aan de beurt is en wat je nog kunt doen. Hier stuur je ook een herinnering, annuleer je een verzoek en download je de ondertekende PDF.

Voor je begint:

• Bekijken kan iedereen. Herinneren, annuleren, terugzetten en naar de tablet sturen vraagt het recht Handtekeningaanvragen beheren. Zonder dat recht staan die knoppen grijs.
• Het verzoek moet verstuurd zijn. Een Concept bewerk je in de editor, zie Handtekeningen vragen.

Het verzoek openenLink naar deze sectie kopiëren

Open AdministratieHandtekeningen. De lijst toont per verzoek de Titel, Klant, Status, hoeveel er al Getekend zijn, wanneer het Aangemaakt is en tot wanneer er getekend mag worden (Ondertekenen voor). Zoek op titel of klantnaam, of filter met Status op bijvoorbeeld alleen de verzoeken die nog bezig zijn. Klik op een verzoek om het te openen.

Dezelfde verzoeken staan ook bij de klant, op het tabblad Documenten onder Ondertekenverzoeken.

De detailpaginaLink naar deze sectie kopiëren

Links zie je de gegevens van het verzoek, de ondertekenaars in volgorde en het Verloop. Rechts staat het document, met de handtekeningen die al gezet zijn. Bovenaan staat op wie het verzoek wacht, bijvoorbeeld Wacht tot Marc Janssens tekent.

Per ondertekenaar zie je of die nog moet wachten (Wacht), de link heeft gekregen (Link verstuurd), heeft Ondertekend of Geweigerd, met het tijdstip. De pagina ververst zelf als iemand tekent.

Voor en na: van Bezig naar AfgerondLink naar deze sectie kopiëren

Zo ziet hetzelfde soort verzoek eruit tijdens het tekenen en daarna. Eerst staat het op Bezig: de huurder heeft getekend en de borgsteller is aan de beurt.

Zodra de laatste ondertekenaar getekend heeft, staat het op Afgerond. Alle handtekeningen staan in het document, het verloop is aangevuld en bovenaan staat de knop om de ondertekende PDF te downloaden.

Een herinnering sturenLink naar deze sectie kopiëren

Klik bij een ondertekenaar die aan de beurt is op Herinnering sturen. Die persoon krijgt dezelfde link opnieuw, en Tillor meldt De link is opnieuw verstuurd. De link uit het eerste bericht blijft ook werken. De knop staat niet bij medewerkers, die tekenen in Tillor, en ook niet bij ondertekenaars die nog moeten wachten.

Daarnaast stuurt Tillor zelf herinneringen. Een ondertekenaar die aan de beurt is, krijgt na het aantal dagen dat je bij Herinnering na hebt ingesteld (standaard 3) een herinnering, geteld vanaf het eerste bericht of de vorige herinnering. Dat gebeurt maximaal 2 keer per ondertekenaar, en tijdens de dagelijkse controle van Tillor. Een herinnering kan dus tot een dag later aankomen dan het aantal dagen dat je instelde.

Laten tekenen op de tabletLink naar deze sectie kopiëren

Staat de ondertekenaar aan de balie, dan klik je bij die persoon op Op tablet tekenen. Hoe dat werkt en waarom de knop soms ontbreekt, lees je bij Op de tablet aan de receptie.

Zelf ondertekenen als medewerkerLink naar deze sectie kopiëren

Is een collega of jijzelf aan de beurt, dan krijgt die persoon een bericht met een link naar Tillor. Op de detailpagina staat dan de knop Nu ondertekenen.

Een verzoek annulerenLink naar deze sectie kopiëren

Klik op Aanvraag annuleren en bevestig. De ondertekenlinks werken dan niet meer en handtekeningen die al gezet zijn, worden niet gebruikt. Wil je toch verder, klik dan op Behouden.

Annuleren kan alleen zolang het verzoek Bezig is. Een afgerond, geweigerd of verlopen verzoek staat vast.

Terug naar bewerkenLink naar deze sectie kopiëren

Heeft nog niemand getekend, of alleen jijzelf, dan staat op de detailpagina Terug naar bewerken. Het verzoek wordt weer een concept, verstuurde links werken niet meer en iedereen tekent opnieuw na het versturen. Heeft een ander al getekend, dan ontbreekt de knop. Annuleer dan het verzoek en maak een nieuw.

Wat gebeurt er daarna?Link naar deze sectie kopiëren

• Iemand tekent: de ondertekenaar krijgt de status Ondertekend en de volgende krijgt de link. De pagina ververst vanzelf.
• Iedereen heeft getekend: je ziet kort Iedereen heeft getekend. De ondertekende PDF wordt klaargemaakt. Het verzoek wordt Afgerond. De ondertekende PDF staat als [titel] (ondertekend) bij de Documenten van de klant, met hetzelfde documenttype als de originele PDF. Had die geen type, dan krijgt hij het type Ondertekende overeenkomst. Elke ondertekenaar krijgt een kopie.
• Iemand weigert: het verzoek stopt met status Geweigerd. Wie het verzoek aanmaakte, krijgt een melding en de overige ondertekenaars worden niet meer gevraagd. Bij de ondertekenaar staat de reden, als die is ingevuld.
• Je annuleert: het verzoek krijgt status Geannuleerd en de links werken niet meer.
• De termijn is voorbij: na de dag bij Ondertekenen voor kan niemand meer tekenen. Tillor zet het verzoek tijdens de dagelijkse controle op Verlopen. Tot die controle zie je op de detailpagina dat de termijn voorbij is. Wil je dat nog iemand tekent, maak dan een nieuw verzoek.

De ondertekende PDFLink naar deze sectie kopiëren

Op de detailpagina download je de PDF met Ondertekende PDF downloaden, onder het verloop. Daar staat ook het Tijdstempel, zie Bewijs en geldigheid.

Per e-mail zit de PDF als bijlage bij het bericht aan de ondertekenaar. Lukt dat niet, dan staat er een knop om hem te downloaden. Wie alleen een telefoonnummer heeft, krijgt een sms met een link.

De ondertekende PDF en de originele PDF zijn het bewijs van de ondertekening. Je kunt ze daarom niet verwijderen, wel archiveren.

Verloop en gebeurtenissenLink naar deze sectie kopiëren

Onder Verloop staat elke stap met tijdstip en wie het deed: aangemaakt, verstuurd, link verstuurd, pagina geopend, code verstuurd, verkeerde code, ondertekend, geweigerd, teruggezet, geannuleerd, verlopen en afgerond. Dezelfde lijn staat bij de klant op het tabblad Gebeurtenissen en in de activiteitenlog.

Problemen?Link naar deze sectie kopiëren

Zie ookLink naar deze sectie kopiëren