Bewijs en geldigheid
Wat Tillor vastlegt bij een handtekening en welk soort elektronische handtekening het is.
Laatst bijgewerkt op
Tillor legt bij elke ondertekening vast wie wanneer en hoe getekend heeft, en sluit de PDF af zodat een latere wijziging zichtbaar is. Het resultaat is een gewone elektronische handtekening, geschikt voor huurcontracten, huisregels, waivers en voorwaarden. Voor documenten waarvoor de wet een zwaardere handtekening eist, is Tillor niet de juiste plek.
Wat staat er op de bewijspagina's?
De ondertekende PDF krijgt achteraan één of meer pagina's Bewijs van ondertekening. Daarop staat:
- de titel van het document, de aanvraag, je organisatie, het aantal pagina's en wanneer de aanvraag is aangemaakt, verstuurd en afgerond
- twee vingerafdrukken van het bestand: van de PDF zoals je hem opgeladen hebt, en van de ondertekende pagina's voor de bewijspagina's werden toegevoegd. Verandert er één teken in het bestand, dan klopt de vingerafdruk niet meer
- per ondertekenaar: naam, rol, soort, e-mailadres, telefoonnummer en taal, wanneer de link vertrok en wanneer die persoon de pagina voor het eerst opende, het tijdstip van ondertekenen, het IP-adres en het toestel
- hoe de ondertekenaar is bevestigd: met een eenmalige code, naar welk kanaal de code ging en wanneer, of aangemeld in Tillor bij medewerkers
- de zin waarmee de ondertekenaar akkoord ging, precies zoals die op het scherm stond
- wat de ondertekenaar invulde: elk tekst-, datum- en vinkveld met zijn waarde, ook wat leeg bleef
- de handtekening en de paraaf zoals die getekend zijn, en op welke pagina's ze staan. Een getypte handtekening staat er als afbeelding van de getypte naam, net als een getekende
- hoe getekend is: op de ondertekenpagina via de link, in Tillor door een aangemelde medewerker, of op de tablet aan de receptie (met code, of met de identiteit bevestigd door een medewerker)
- de audittrail: elke stap met tijdstip, wie en vanaf welk IP-adres en toestel. Bijvoorbeeld Ondertekenlink verstuurd, Ondertekenpagina geopend, Verificatiecode verstuurd, Verkeerde code ingegeven, Ondertekend en Afgerond en verzegeld
Tijdstippen staan in de tijdzone van je organisatie, met de UTC-tijd (de wereldwijde standaardtijd) ernaast. IP-adressen en toestellen bewaart Tillor versleuteld. Je ziet ze in Tillor en op de bewijspagina's. De handtekeningen en ingevulde waarden staan in het document op de plekken die jij hebt gekozen. Je originele upload blijft apart bewaard en verandert nooit.
Dezelfde stappen zie je ook op de pagina van de aanvraag onder Verloop en bij de klant onder Gebeurtenissen.
Voor de technische lezer
De twee vingerafdrukken zijn SHA-256-controlegetallen. Een SHA-256-vingerafdruk verandert volledig zodra één byte van een bestand verandert, daarom bewijst hij dat het bestand niet is aangepast. Op de bewijspagina staat ook de vingerafdruk van het zegelcertificaat (zie hieronder).
Zegel en tijdstempel
De ondertekende PDF is als laatste stap verzegeld met een digitale handtekening van je organisatie, gemaakt door Tillor. Open je hem in Adobe Reader of een andere PDF-lezer, dan zie je een handtekeningpaneel. Verandert er na het verzegelen iets aan het bestand, dan meldt de lezer dat.
De lezer noemt de ondertekenaar wel onbekend of niet vertrouwd. Dat is normaal: het certificaat komt van Tillor en niet van een betaalde certificaatautoriteit. Welk certificaat het is, staat met zijn vingerafdruk op de bewijspagina.
Het zegel krijgt ook een tijdstempel van een onafhankelijke, gratis tijdstempeldienst (FreeTSA, of DigiCert als die niet antwoordt). Dat bewijst los van Tillor wanneer het bestand in exact deze vorm bestond. Het tijdstip staat op de pagina van de aanvraag onder Tijdstempel.
Welk soort handtekening
Dit is een gewone elektronische handtekening volgens de Europese eIDAS-regels. Tillor controleert het e-mailadres of telefoonnummer met een code, legt de tekening vast en bewaart het bewijs. Dat past bij huurcontracten, huisregels, waivers en voorwaarden.
Een gekwalificeerde handtekening, bijvoorbeeld met itsme of een eID-kaart, is niet mogelijk. Heb je een document waarvoor de wet dat eist, laat het dan buiten Tillor ondertekenen.
Wat gebeurt er met het bewijs?
- De originele PDF en de ondertekende PDF blijven bij de documenten van de klant staan. Je kunt ze archiveren maar niet verwijderen.
- Het bewijs maakt deel uit van de ondertekende PDF. Wie een kopie heeft gekregen, heeft dus ook de bewijspagina's.
- De audittrail blijft op de pagina van de aanvraag staan, ook als het verzoek geweigerd, geannuleerd of verlopen is.