Een SEPA-mandaat laten ondertekenen
Vraag een klant om een SEPA-mandaat te tekenen, op afstand per e-mail of aan de receptie op de tablet.
Laatst bijgewerkt op
Met een SEPA-mandaat geeft een klant toestemming om facturen automatisch van zijn bankrekening te innen. De klant tekent het mandaat in Tillor zelf. Tillor bewaart het getekende document bij de klant, en daarna kun je facturen laten innen. Dat staat bij Een factuur incasseren.
Voor je begint:
- Mandaten moeten voor je organisatie zijn ingeschakeld. Is dat niet zo, dan meldt de knop Mandaat aanmaken dat je de beheerder moet contacteren.
- De klant heeft een e-mailadres nodig.
- Een klant kan maar één aanvraag tegelijk open hebben staan.
Een mandaat aanvragen
Open de klant
Ga naar KlantenklantFacturatie. Onderaan staat de kaart Mandaten met alle mandaten en aanvragen van de klant.
Klik op Mandaat aanmaken
Er opent een menu met één of twee keuzes. Kies hoe de klant tekent.
Kies Mandaat-uitnodiging versturen. De klant krijgt een e-mail met een link naar de tekenpagina, en Tillor meldt Mandaat ter ondertekening verstuurd naar het e-mailadres van de klant.
De link werkt 14 dagen, tot en met de laatste dag. De klant hoeft geen IBAN op te geven. Hij kiest zelf hoe hij het mandaat bevestigt.
Wat doet de klant?
De klant doorloopt een aantal schermen. Op de tablet zijn dat dezelfde schermen, met een paar verschillen die hieronder staan.
Het mandaat bekijken
De pagina Onderteken je SEPA-mandaat voor jouw organisatie toont wie de schuldeiser is, voor wie die int en wat voor soort betaling het is. De klant tikt op Mandaat ondertekenen.
De tekst accepteren
De klant leest de samenvatting of via Lees de volledige mandaattekst de hele tekst, en vinkt aan dat hij akkoord gaat.
Daaronder staat een tweede vinkje om het mandaat ook voor nutsfacturen (water, elektriciteit, gas) te gebruiken. Dat vinkje staat standaard aan. Zie Een factuur incasseren.
Tekenen
De klant tekent met vinger of muis.
De bevestiging kiezen
Onder Hoe wil je machtigen? kiest de klant tussen twee manieren om te bevestigen.
- Een kleine eerste betaling met de eigen bank of kaart, bijvoorbeeld via iDEAL, Bancontact, creditcard of Apple Pay. Het bedrag ligt tussen 0 en 1 euro, afhankelijk van de methode. De bank bevestigt zo dat de rekening van de klant is, en de klant hoeft geen IBAN over te typen. Tillor trekt het bedrag af van de volgende factuur.
- Bankrekening (SEPA): de klant vult zijn IBAN in, bevestigt dat de rekening van hem is en voert een code van zes cijfers in. Die code komt per sms op het telefoonnummer van de klant, of per e-mail als er geen nummer bekend is.
Op de tablet werkt het IBAN-pad hetzelfde: de code gaat per sms naar de telefoon van de klant. Kiest de klant voor de eerste betaling, dan toont de tablet een QR-code die de klant met zijn telefoon scant om te betalen.
Wat gebeurt er daarna?
- Het mandaat verschijnt in de lijst met de status Getekend, wordt geactiveerd, of Wacht op eerste betaling als de klant voor de kleine betaling koos.
- Zodra het mandaat bij de betaalpartner geldig is, wordt de status Actief. De klant krijgt een kopie van het getekende mandaat per e-mail.
- Tillor bewaart het getekende document bij de documenten van de klant. Je opent het via het menu bij het mandaat met Getekend mandaat openen.
- Is het venster van de klant gesloten voor de eerste betaling klaar was, dan blijft de aanvraag openstaan. De klant kan via dezelfde link opnieuw proberen of overstappen op zijn IBAN.
Statussen
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Wacht op handtekening | De klant heeft nog niet getekend |
| Getekend, wordt geactiveerd | Getekend met IBAN, Tillor maakt het mandaat aan |
| Wacht op eerste betaling | Getekend, de kleine betaling moet nog slagen |
| Actief | Je kunt het mandaat gebruiken voor incasso |
| Activering mislukt | De betaalpartner weigerde het mandaat. Tillor probeert het later opnieuw |
| Link verlopen | De klant tekende niet binnen 14 dagen |
| Geannuleerd | Je hebt de aanvraag geannuleerd |
| Ingetrokken | Het actieve mandaat is ingetrokken |
Mandaten die buiten Tillor zijn ingesteld, tonen de statussen In behandeling, Actief, Inactief en Geannuleerd. Alleen een actief mandaat kun je gebruiken voor incasso.
Herinneringen voor het tekenen
Tillor stuurt de klant zelf herinneringen per e-mail zolang de aanvraag openstaat: wanneer er nog 7 dagen over zijn, twee dagen voor het verlopen en op de laatste dag. Elke herinnering bevat een verse tekenlink.
Wil je de klant zelf een duwtje geven? Kies in het menu bij de aanvraag Herinnering versturen. De einddatum blijft dan gelijk. Is de link verlopen, of wil je opnieuw 14 dagen geven, kies dan Tekenlink opnieuw versturen. Meer over deze acties staat bij Een mandaat intrekken of opnieuw versturen.
Wil je dat een automatisering reageert als een aanvraag verloopt? Daarvoor bestaat de trigger Vervallen van een mandaatverzoek, zie Automatiseringen.