Telefoongesprekken
Bekijk wie er belde, luister opnames terug, lees transcripties en stuur tijdens een gesprek de gegevens van je organisatie per sms
Laatst bijgewerkt op
Onder CommunicatieTelefoongesprekken staat elk gesprek dat via je telefoonprovider binnenkomt of vertrekt, met de klant erbij als Tillor het nummer herkent. Je gebruikt de pagina om gesprekken op te volgen en tijdens een lopend gesprek de gegevens van je organisatie per sms naar de beller te sturen.
Voor je begint:
- De gesprekken verschijnen pas nadat je Voys hebt geïnstalleerd en ingesteld. Zonder koppeling blijft de lijst leeg.
- Opnames en transcripties bestaan alleen als gespreksopnames zijn ingeschakeld in je Voys-account.
- De sms-knop in een lopend gesprek werkt alleen als sms-verzending voor je omgeving is ingesteld. Zie Twilio.
Gesprekken bekijken
In de tabel Alle gesprekken zie je per gesprek:
| Kolom | Wat je ziet |
|---|---|
| Richting | Inkomend of Uitgaand |
| Gestart op | Datum en tijdstip |
| Van en Naar | De telefoonnummers |
| Duurtijd | De lengte van het gesprek, na afloop |
| Klant | De gekoppelde klant, of een naam die Voys doorgaf (niet geverifieerd) als er geen klant bij hoort |
| Status | Waar het gesprek nu staat |
Tillor koppelt een gesprek aan een klant op basis van het telefoonnummer. Hoort het nummer nog niet bij een klant, voeg het dan toe aan het klantprofiel of aan een contactpersoon. Nieuwe gesprekken worden daarna vanzelf gekoppeld.
Een gesprek doorloopt deze statussen:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Aangemaakt | Het gesprek is net gestart |
| Rinkelen | De telefoon gaat over |
| Beantwoord | Iemand heeft opgenomen |
| In gesprek | Het gesprek loopt |
| Warme doorverbinding en Koude doorverbinding | Het gesprek is doorverbonden, met of zonder aankondiging |
| Opgehangen en Beëindigd | Het gesprek is afgelopen |
| Mislukt | Het gesprek kwam niet tot stand |
Organisatiegegevens via sms versturen
Een beller vraagt om je adres of openingsuren? Stuur ze binnen enkele seconden per sms, terwijl het gesprek loopt.
Wacht tot het gesprek loopt
De actie staat op het paneel met actieve gesprekken rechtsonder, niet in de lijst. Het gesprek moet de status In gesprek hebben. Op een telefoon tik je eerst op het telefoonpictogram rechtsboven.
Klap het gesprek uit
Is het gesprek ingeklapt, vouw het dan uit.
Klik op het berichtenpictogram
De tooltip zegt Stuur organisatiegegevens naar de beller via SMS.
Kies de taal
Tillor markeert de taal die het bij de beller herkent met (gedetecteerd). Kies de taal van de sms.
De beller krijgt een korte link naar een publieke pagina met de gegevens van je organisatie. Staat het adres van je organisatie ingevuld, dan staan er ook routeknoppen voor Waze, Google Maps en Apple Maps. De e-mailknop op die pagina heeft al een onderwerp en berichttekst, met het nummer en tijdstip van het gesprek erin als die bekend zijn. De websitelink krijgt tracking-tags, zodat je kunt meten hoeveel bellers doorklikken.
Opnames en transcripties
Open het gesprek
Klik in de lijst bij het gesprek op Transcriptie. Het venster Gespreksdetails opent.
Kies een tabblad
Op Opname speelt het gesprek af in je browser. Op Transcriptie staat de uitgeschreven tekst per spreker, en op Samenvatting een korte samenvatting.
Tillor maakt de transcriptie en samenvatting zelf aan zodra het gesprek klaar is en er een opname bestaat. Dat duurt even. Bij een gesprek zonder opname staan er geen tabbladen.
Gespreksopnames kunnen privacygevoelige informatie bevatten. Zorg dat je voldoet aan de privacywetgeving (AVG) bij het opnemen van gesprekken en informeer bellers dat gesprekken worden opgenomen.
Wat gebeurt er daarna?
- Een gesprek staat na afloop in de lijst met de duur, de klant en, als er een opname is, een transcriptie en samenvatting.
- Een verstuurde sms met organisatiegegevens staat in CommunicatieNotificaties met het type Organisatiegegevens.