Een factuur aanmaken en bewerken
Maak een conceptfactuur voor een klant en vul de regels in, zodat je hem daarna kunt boeken.
Laatst bijgewerkt op
Een nieuwe factuur is altijd een concept. Zolang hij een concept is, kun je regels toevoegen, aanpassen, verplaatsen en verwijderen.
Een factuur aanmaken
Facturen maak je aan op het klantprofiel, niet vanuit AdministratieFacturen.
Open de klant
Ga naar KlantenOverzicht en open het profiel van de klant.
Maak de factuur aan
Klik in het blok Facturen op Nieuwe factuur. Tillor maakt een conceptfactuur en opent de factuurpagina meteen.
De factuur krijgt een tijdelijk conceptnummer. Het definitieve factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum komen pas bij het boeken.
Regels toevoegen en aanpassen
Op de factuurpagina staat een tabel met de factuurregels. Onderaan staat een lege rij waarin je een nieuwe regel begint.
Kies een product of typ een omschrijving
Kies een Product uit de lijst, dan vult Tillor de Omschrijving en de prijs in. Je kunt ook zelf een omschrijving typen.
Vul aantal en prijs in
Pas het Aantal en de Prijs (incl. BTW) per eenheid aan waar nodig. Het Totaal van de regel wordt automatisch uitgerekend. Staat de instelling voor BTW per regel aan voor je organisatie, dan kies je ook het BTW-tarief.
Voeg een notitie toe (optioneel)
Onder de tabel kun je een Notitie (Optioneel) invullen. Die tekst komt op de factuur te staan en is zichtbaar voor de klant.
Wijzigingen worden bijna meteen automatisch opgeslagen. Je kunt ook op Wijzigingen opslaan klikken, of op Annuleren om niet-opgeslagen wijzigingen terug te draaien.
Regels herschikken of verwijderen
- Sleep een regel met het greepje links ervan om de volgorde te wijzigen.
- Klik op het kruisje rechts van een regel om hem te verwijderen.
Op de tijdlijn Gebeurtenissen naast de factuur zie je wat er wanneer is gewijzigd, met het voor en na van de velden en regels.
Regels met een actie
Heeft het gekozen product een actie op de factuurregel, dan verschijnt er onder de regel extra invoer. Welke acties een product heeft, stel je in bij het product zelf. Zie Productacties.
| Actie | Wat je invult op de factuur |
|---|---|
| NFC Tag Opladen | De tag die moet worden opgeladen. Na betaling schrijft Tillor het bedrag bij op het saldo van de tag. |
| Periode | Start- en einddatum, en bij een product met terrein ook het Terrein (in een lijst of Kies op de kaart). |
| Bezetting Verlengen | Het terrein waarvoor je de bezetting verlengt, plus start- en einddatum. |
| Contactgegevens vragen | E-mailadres en telefoonnummer van de gast. Zijn ze verplicht, dan kun je niet boeken zonder. |
| Toegangsmethode aanmaken | Het type toegangsmethode en eventueel een kenteken of pincode. |
| Melding tonen | Niets. Je ziet alleen een melding met de tekst die bij het product is ingesteld. |
| Boeken blokkeren | Niets. De factuur kan niet worden geboekt zolang de regel erop staat. |
Periode en terrein kiezen
Bij een regel met Periode kies je een begin- en einddatum. Daaronder zie je het aantal dagen en het Aantal dat Tillor aanrekent. Past de periode niet precies op een week of maand van het product, dan rondt Tillor naar boven af en staat er Afgerond bij. Met het vakje Pro rata reken je een gedeeltelijke week of maand juist naar rato aan. Dat vakje verschijnt alleen bij producten met een week- of maandperiode.
Vraagt het product een terrein, dan kies je eerst de periode en daarna het Terrein.
Bij het boeken maakt Tillor de reservering. Op de regel verschijnt daarna een kaart met reserveringsnummer, status, terrein en data. Of de gast meteen wordt ingecheckt, hangt af van het product: bij Inchecken bij boeken gebeurt het bij het boeken, bij Inchecken bij betaling pas zodra de factuur betaald is. Een voorschot houdt alleen het terrein vast.
Een bezetting verlengen
Met Bezetting Verlengen factureer je een periode voor een bezetting van de klant, bijvoorbeeld staangeld.
Kies het terrein
Kies bij Selecteer actieve bezetting het terrein. De lijst toont de actieve bezettingen van de klant.
Kies de periode
Kies de Startdatum. Daarna opent Tillor meteen de kalender voor de Einddatum. Onder de datums zie je tot wanneer de bezetting nu gefactureerd is en hoeveel dagen en welk aantal de regel beslaat.
Stel het afronden in
Het vakje Afronden op volgende periodegrens staat standaard aan. Dan eindigt de regel op de eerstvolgende periodegrens van de huurfrequentie, zodat de klant op termijn dezelfde cyclus volgt. Met het vakje uit duurt de regel precies één periode vanaf de startdatum.
De regel krijgt een omschrijving in de vorm Productnaam | Terreinnaam | Periode. De einddatum telt mee als laatste dag, en een halve periode wordt ook voor de helft aangerekend.
Heeft de bezetting al een Betaald tot datum en staat het afronden aan, dan begint de nieuwe regel de dag erna. Is Betaald tot nog leeg, dan kies je zelf de startdatum en berekent Tillor de einddatum tot de eerstvolgende periodegrens. Wat er na het boeken en betalen met Betaald tot en Gefactureerd tot gebeurt, staat bij Bezettingen.
Twee extra vakjes helpen in uitzonderlijke situaties:
- Toon alle terreinen (offerte) laat je een willekeurig terrein kiezen om een offerte te maken. Heeft de klant dat terrein niet in bezetting, dan kun je de factuur niet boeken. Gebruikers met de permissie Factuurcorrecties kunnen zo'n factuur toch inboeken, zie Een factuur boeken.
- Als credit (terugbetaling) maakt van de regel een terugbetaling. Het aantal wordt negatief en de periode loopt van vandaag tot Betaald tot. Met Afronden tot periodegrens rond je dat af op een periodegrens.