Een factuur of aanmaning versturen
Stuur een geboekte factuur of een aanmaning naar een klant per e-mail, sms, post of WhatsApp en volg of ze is aangekomen
Laatst bijgewerkt op
Met Verstuur notificatie stuur je een geboekte factuur naar de klant. Met Verstuur aanmaning herinner je de klant aan een openstaande factuur. Je kiest zelf per e-mail, sms, post of WhatsApp, en daarna volg je de bezorging in Notificaties.
Tillor verstuurt deze berichten niet vanzelf bij het boeken. Jij bepaalt wanneer de klant iets krijgt. Wil je het automatisch laten gebeuren, dan kan dat met een automatisering.
Voor je begint:
- De factuur moet geboekt zijn. Op een conceptfactuur staat de knop niet.
- De klant heeft minstens een e-mailadres, een telefoonnummer of een volledig postadres (straat, postcode en gemeente). Anders zie je Verstuur notificatie niet.
- Voor een aanmaning moet er nog een bedrag openstaan. Een betaalde factuur geeft geen keuze Verstuur aanmaning.
- Per kanaal moet het bijbehorende gegeven bekend zijn. Anders staat het kanaal grijs, met de melding Geen e-mailadres bekend, Geen telefoonnummer bekend of Geen postadres bekend.
Een factuur versturen
Open de factuur
Ga naar AdministratieFacturen en open een geboekte factuur.
Klik op Verstuur notificatie
Het venster Notificatie versturen opent. Kies de kanalen waarlangs de klant de factuur krijgt.
Kies de kanalen en klik op Versturen
Tillor meldt Notificatie verzonden. Lukt het niet, dan zie je Notificatie niet verzonden.
De kanalen werken zo:
| Kanaal | Wat de klant krijgt |
|---|---|
| Staat standaard aan. De factuur zit als pdf bij het bericht, op het e-mailadres van het klantprofiel | |
| SMS | Een korte tekst met de persoonlijke link naar de factuur |
| Post | De factuur als brief naar het postadres van het klantprofiel. Staat standaard uit. Tillor toont een indicatief portobedrag per brief |
| Verschijnt als je WhatsApp Business hebt gekoppeld. Is het 24-uursvenster van de klant gesloten en heb je geen betaalmethode bij Meta, dan blokkeert Tillor de verzending |
Een aanmaning versturen
Open het menu naast Verstuur notificatie
Klik op het pijltje naast de knop en kies Verstuur aanmaning.
Kies de kanalen
Bij een aanmaning staat SMS standaard aan als de klant een telefoonnummer heeft. Kies je Post, dan krijgt de klant een aanmaningsbrief met de factuur als bijlage en een QR-code op de brief. Zie Een factuur versturen.
Bevestig
Klik op Versturen. Heb je ook Aangetekend met ontvangstbevestiging gekozen, dan staat er Versturen met extra kosten. Die optie bestaat alleen als aangetekende post ondersteund wordt in het land van het postadres. Tillor rekent de extra kosten door aan je organisatie.
Wat gebeurt er daarna?
- Het bericht verschijnt in CommunicatieNotificaties met kanaal, status en een koppeling naar de factuur. Je ziet het ook bij de klant.
- E-mail en sms starten op In afwachting en worden Verzonden zodra ze zijn afgeleverd. De klant kan het bericht lezen en op de link klikken. Beide zie je terug in het detailvenster.
- Bij post wordt de status Verzonden zodra de postdienst bevestigt dat de brief onderweg is of bezorgd. Bij post zie je het portobedrag op het moment van verzenden, en bij aangetekende post ook het extra bedrag.
- Hangt een bericht langer dan 5 minuten vast, dan probeert Tillor het opnieuw. Na 2 dagen zonder verzending wordt het Mislukt.
- Mislukt het bericht, dan blijft de factuur zoals ze was. Je kunt altijd opnieuw versturen.
Wil je dat Tillor zelf reageert, bijvoorbeeld door een collega te verwittigen als een aanmaning mislukt? Daarvoor kun je een automatisering maken.