Een factuur versturen
Stuur de klant een geboekte factuur per e-mail, sms, WhatsApp of post, of stuur een aanmaning als hij nog niet betaald is.
Laatst bijgewerkt op
Tillor verstuurt een geboekte factuur niet vanzelf naar de klant. Je doet dat zelf met Verstuur notificatie. Is de factuur al verstuurd maar nog niet betaald, dan stuur je een aanmaning.
De knoppen verschijnen alleen bij een geboekte factuur van een klant met minstens een e-mailadres, een telefoonnummer of een volledig postadres (straat, postcode en gemeente).
Een factuur versturen
Open de geboekte factuur
Ga naar AdministratieFacturen en open een factuur met status Geboekt.
Klik op Verstuur notificatie
Er opent een venster Notificatie versturen.
Kies de kanalen
Je kunt kiezen uit:
- E-mail: de klant krijgt een e-mail met de factuur als bijlage. Staat standaard aan als er een e-mailadres is.
- SMS: de klant krijgt een sms-bericht. Alleen beschikbaar met een telefoonnummer.
- WhatsApp: alleen zichtbaar als WhatsApp Business is geïnstalleerd. Vraagt een telefoonnummer, en een betaalmethode bij Meta of een lopend gesprek met de klant.
- Post: de factuur gaat als PDF per post. Alleen beschikbaar met een volledig postadres. Staat standaard uit en toont een indicatief portobedrag per brief.
Een kanaal dat voor deze klant niet kan, is uitgeschakeld met de reden erbij, bijvoorbeeld Geen e-mailadres bekend. Kies minstens één kanaal.
Verstuur
Klik op Versturen.
Een aanmaning versturen
Een aanmaning kan zodra de factuur geboekt is en er nog een bedrag openstaat.
Open het keuzemenu
Klik op het pijltje naast Verstuur notificatie en kies Verstuur aanmaning.
Kies de kanalen
Hier staan E-mail en SMS standaard aan als de klant een e-mailadres en telefoonnummer heeft. Bij Post krijgt de klant een aanmaningsbrief met de factuur als bijlage, met een QR-code om online te bekijken of te betalen.
Kies eventueel aangetekend
Heb je Post aangevinkt, dan kun je Aangetekend met ontvangstbevestiging kiezen. Dat kan alleen bij een aanmaning, niet bij de eerste factuurmelding, en alleen als aangetekend voor dat adres beschikbaar is. Tillor toont dan het indicatieve extra bedrag bovenop de gewone portokosten. De knop heet dan Versturen met extra kosten.
Verstuur
Klik op Versturen.
Wat je daarna ziet
Op de factuurpagina staat in het blok Notificaties welke berichten zijn verstuurd. Alle berichten van je organisatie staan onder CommunicatieNotificaties.
Postzendingen starten op In afwachting. Daarna volgt de status van de brief: PDF ontvangen, Gevalideerd, In verwerking, In printcenter en Overgedragen aan post. Zodra de vervoerder het bevestigt, wordt de status Verzonden. Onbestelbare post wordt Mislukt. Een brief die bij de vervoerder is geannuleerd krijgt de status Overgeslagen. Open het bericht voor het portobedrag, de referentie van de vervoerder en de laatste trackingstatus. Meer daarover staat bij Notificaties.
Een factuur waarvoor al een notificatie is verstuurd, kun je niet meer eenvoudig terugzetten naar concept. Zie Een factuur corrigeren.