Ein Wohnwagen wird frei
Vom Beenden der Belegung bis zur Kontrollaufgabe und zur Rückgabe der Kaution, mit einer Automatisierung, die die Nacharbeiten vorbereitet.
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Wenn ein Kunde einen Wohnwagen verlässt, gibt es Arbeit: Der Wohnwagen muss kontrolliert werden, und die Kaution muss an den Kunden zurück. Dieses Beispiel zeigt, wie Tillor das zusammenbringt. Sie beenden die Belegung, eine Automatisierung legt eine Kontrollaufgabe an, ein Kollege arbeitet die Aufgabe ab, und danach regeln Sie die Kaution. Als Beispiel dienen Jonas Maes und Parzelle 12 des Erholungsparks Het Meer, diesmal als Mieter eines Wohnwagens.
Bevor Sie beginnen:
- Parzelle 12 hat den Parzellentyp Wohnwagen, und Jonas hat dort eine aktive Belegung. Siehe Parzellentypen.
- Es gibt eine Automatisierung, die beim Ende einer Belegung eine Aufgabe anlegt. Wie Sie sie bauen, steht unter Beispiel: Mietwohnwagen kontrollieren. In Demo-Umgebungen ist sie unter dem Namen Mietwohnwagen kontrollieren schon vorhanden, pausiert, bis Sie den Schalter Aktiv einschalten.
- Für die Kaution: Beim Kautionsprodukt ist die Option Kundensaldo auf diesem Konto überwachen eingeschaltet. Siehe Den Kundensaldo überwachen.
Die Route Schritt für Schritt
Beenden Sie die Belegung
Öffnen Sie das Profil von Jonas, gehen Sie im Tab Übersicht zur Karte Belegungen, öffnen Sie das Menü bei der Belegung und wählen Sie Löschen. Wählen Sie bei Datum den Tag, an dem er abreist. Hat die Parzelle Zähler, tragen Sie die End-Zählerstände ein. Klicken Sie auf Löschen.
Parzelle 12 ist danach wieder frei für eine neue Belegung. Siehe Eine Belegung beenden.
Lassen Sie die Automatisierung die Kontrollaufgabe anlegen
Sie müssen nichts tun. Die Automatisierung startet, sobald die Belegung endet, und prüft zuerst, ob die Parzelle den Parzellentyp Wohnwagen hat. Danach sucht sie, ob es für diese Parzelle schon eine offene Aufgabe Kontrollieren gibt.
- Gibt es noch keine offene Aufgabe, legt sie eine Aufgabe Parzelle 12 kontrollieren mit fünf Unteraufgaben an (Reinigen, Inventar, Internet + TV, Rahmen QR-Code und Auf Arbeiten prüfen) und einer Frist nach 7 Tagen. Die Aufgabe geht auch an den Kollegen, der die Belegung beendet hat.
- Gibt es schon eine offene Aufgabe, zum Beispiel weil der Wohnwagen zweimal kurz hintereinander frei wurde, legt sie keine zweite an. Die Priorität der bestehenden Aufgabe steigt eine Stufe, bis Hoch.
Was die Automatisierung getan hat, verfolgen Sie unter Tests und Ausführungen.
Arbeiten Sie die Aufgabe ab
Der Kollege findet die Aufgabe in der Karte Aufgaben für dich auf dem Dashboard, im Tab Aufgaben von Jonas oder in einer Ansicht unter Aufgaben. Die Aufgabe ist mit Parzelle 12 und mit Jonas verknüpft.
Öffnen Sie die Aufgabe und haken Sie jede Unteraufgabe ab, sobald sie erledigt ist. Neben der Aufgabe steht ein Zähler wie 2/5. Sind alle Unteraufgaben fertig, setzen Sie den Status auf Abgeschlossen. Setzen Sie die Hauptaufgabe auf Abgeschlossen, werden die offenen Unteraufgaben mit abgeschlossen.
Prüfen Sie den Kautionssaldo
Öffnen Sie das Profil von Jonas und gehen Sie zum Tab Rechnungen. In der Tabelle Konten sehen Sie pro Konto den Saldo. Das Kautionskonto zeigt, was Jonas noch zu Gute hat.
Erstellen Sie die Gutschrift für die Kaution
Öffnen Sie die Kautionsrechnung von Jonas, klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und wählen Sie Rechnung stornieren. Tillor erstellt einen Rechnungsentwurf mit denselben Zeilen in negativen Beträgen. Behalten Sie einen Teil ein, zum Beispiel für Schäden, passen Sie den Betrag an. Klicken Sie auf Rechnung buchen. Die Rechnung wird eine Gutschrift.
Tillor lehnt eine Rechnung ab, die den Saldo des Kautionskontos unter null bringt. So kann eine Kaution nicht zweimal zurückgezahlt werden. Siehe Eine Rechnung stornieren.
Verrechnen Sie den Betrag
Steht noch eine offene Rechnung von Jonas aus, zum Beispiel für den letzten Verbrauch, können Sie den Betrag mit der Zahlungsmethode Interne Überweisung verrechnen. Siehe Eine interne Überweisung erstellen.
Geld zurücküberweisen
Tillor hält die Gutschrift und die Verrechnung fest. Den Betrag selbst auf das Bankkonto des Kunden zurückzuüberweisen, erledigen Sie über Ihre Bank.
Was passiert danach?
- Die Parzelle ist wieder frei. Ein neuer Kunde kann dort eine Belegung übernehmen oder eine Reservierung erhalten.
- Die offenen Verbrauchszeiträume von Jonas sind abgeschlossen, mit den Endständen, die Sie eingetragen haben. Der Verbrauch bis zum Enddatum bleibt erhalten, und Sie können ihn noch abrechnen. Siehe Verbrauch abrechnen.
- Die Aufgabe und die Aktionen darauf stehen in der Zeitleiste der Aufgabe und im Profil von Jonas. Änderungen an der Belegung stehen in seinem Tab Ereignisse.
- Die Gutschrift geht wie jede andere Rechnung in die Buchhaltung.