Überblick
Verfolge Arbeiten, weise sie zu und verfolge sie nach, mit Ansichten, Boards und einem Kalender
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Mit dem Aufgabensystem behältst du im Blick, was in deinem Park erledigt werden muss und von wem. Eine Aufgabe kann ein Fälligkeitsdatum, eine Erinnerung, eine oder mehrere zugewiesene Kolleginnen, Kollegen oder Gruppen, Labels, Anhänge, Unteraufgaben, aufgewendete Zeit und verknüpfte Kunden, Stellplätze, Rechnungen, Reservierungen, Zähler, Unterhaltungen oder Banktransaktionen haben.
Du siehst Aufgaben über Ansichten. Eine Ansicht ist eine gespeicherte Art, deine Aufgaben zu betrachten, zum Beispiel Offene Aufgaben, Meine Aufgaben oder Wartung. Jede Ansicht steht als Tab oben auf der Seite.
Wo du Aufgaben findest
- Aufgaben im Seitenmenü: die Hauptseite mit allen deinen Ansichten
- Dashboard: Die Karte Aufgaben für dich zeigt die Aufgaben, die dir zugewiesen sind, oder deine Lieblingsansicht
- Kunden > [Kunde] > Aufgaben: alle Aufgaben, die mit einem Kunden verknüpft sind
- Offene Aufgaben: ein Block auf der Seite eines Kunden, einer Reservierung, einer Rechnung, eines Stellplatzes und eines Zählers
Oben stehen die Ansichten als Tabs. Darunter stehen die Suchleiste und die Filter, und rechts die Schaltflächen Anzeige, Folgen und Teilen. Darunter siehst du die Aufgaben, hier als Board nach Status. Bewege die Maus über die ℹ-Markierungen für Erklärungen.
Wie hängt das zusammen?
Eine Aufgabe ist eine einzelne Sache, und Ansichten sind Arten, Aufgaben zu betrachten. Aufgaben entstehen durch Kolleginnen und Kollegen oder durch Automatisierungen. Eine Automatisierung kann auch auf eine Aufgabe warten.
- Setzt du eine Aufgabe in eine Ansicht, ändert sich an der Aufgabe selbst nichts. Nur die Ansicht bekommt sie dazu.
- Eine gefilterte Ansicht nimmt keine Aufgaben heraus: Sie erscheinen oder verschwinden von selbst, je nachdem, ob sie zu den Filtern passen.
- Eine Aufgabe, die eine Automatisierung erstellt, ist eine gewöhnliche Aufgabe. Hat sie Auswahlschaltflächen (Schritt Um eine Entscheidung bitten), wartet die Automatisierung, bis jemand eine Schaltfläche wählt. Siehe Aufgaben mit Auswahlschaltflächen und Aufgaben in Automatisierungen.
Schnell loslegen
- Öffne Aufgaben im Seitenmenü
- Klicke auf Neue Ansicht. Gib einen Name ein und wähle bei Sichtbarkeit, Inhalt, Spalten und Beginnen mit, was du möchtest. Klicke danach unten im Dialog auf Neue Ansicht
- Klicke oben in einer Spalte auf Neue Aufgabe, gib der Aufgabe einen Namen und klicke auf Erstellen
- Klicke auf eine Aufgabe, um die Details zu öffnen: Status, Priorität, Fälligkeitsdatum, zugewiesene Kolleginnen und Kollegen und mehr
- Hake das Kästchen links von einer Aufgabe ab, sobald sie fertig ist
Ohne eigene Ansichten kannst du immer auf die eingebaute Ansicht Alle zurückgreifen, die alle Aufgaben zeigt, die du sehen darfst. Filter, die in Alle gespeichert sind, gelten für die ganze Organisation.
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Die Aufgabe ist eingeplant, aber es wurde noch nicht damit begonnen |
| In Bearbeitung | Es wird aktiv an der Aufgabe gearbeitet |
| Wartet auf Antwort | Du kannst erst weitermachen, wenn jemand anderes, etwa ein Kunde oder Lieferant, etwas getan oder geantwortet hat |
| Abgeschlossen | Die Aufgabe ist erledigt |
So sieht dieselbe Art Aufgabe vor und nach dem Abhaken aus. Oben steht eine offene Aufgabe, darunter eine abgeschlossene: Der Titel ist durchgestrichen und der Status ist Abgeschlossen.
Eine abgeschlossene Aufgabe rutscht in einer manuell sortierten Liste oder Spalte nach unten. Setzt du eine übergeordnete Aufgabe auf Abgeschlossen, werden auch die offenen Unteraufgaben abgeschlossen. Öffnest du die Aufgabe danach wieder, bleiben die Unteraufgaben abgeschlossen.
Eine Ansicht kann abgeschlossene Aufgaben nach einiger Zeit ausblenden, siehe Abgeschlossene Aufgaben ausblenden.
Prioritäten
Eine Aufgabe hat die Priorität Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend.
Bestandteile
Ansichten
Listen und gefilterte Ansichten erstellen, teilen, duplizieren und folgen
Tabelle, Board und Kalender
Wähle, wie deine Aufgaben angezeigt werden, gruppiere und sortiere
Filtern
Aufgaben nach Status, Fälligkeit, Kunde, verknüpftem Element und mehr finden
Aufgabendetails
Alles, was du in einer Aufgabe festhalten kannst, von Unteraufgaben und aufgewendeter Zeit bis zum Drucken
Private Aufgaben
Wer eine Aufgabe sieht, hängt von den Ansichten ab, in denen sie steht
Labels
Labels verwalten und automatisch eine Fälligkeit setzen lassen
Benachrichtigungen
Erinnerungen, Fälligkeiten und die tägliche Zusammenfassung einer Ansicht
Aufgaben teilen
Eine schreibgeschützte Seite oder ein Kalenderabo erstellen
Aufgaben auf anderen Seiten
Aufgaben aus Kunden, Rechnungen, Unterhaltungen und mehr erstellen
Gut zu wissen
- Es gibt keine eigenen Berechtigungen für Aufgaben. Wer in Tillor arbeitet, kann Aufgaben erstellen und bearbeiten. Welche Aufgaben du zu sehen bekommst, hängt von den Ansichten ab, in denen sie stehen. Siehe Private Aufgaben
- Eine neue Aufgabe kann bis zu 50 Unteraufgaben bekommen. Unteraufgaben haben nur eine Ebene
- Setzt du eine Aufgabe auf Abgeschlossen, werden die offenen Unteraufgaben ebenfalls abgeschlossen
- Wer einer Ansicht folgt, bekommt jeden Morgen um 07:00 Uhr eine Zusammenfassung, mit höchstens 15 Aufgaben pro Liste
- Ein laufender Timer pausiert nach zehn Minuten ohne Maus oder Tastatur
- Ein Label mit einem Fristziel (Tage) gibt Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum automatisch ein Fälligkeitsdatum
- Eine Aufgabe, die du löschst, kannst du nicht wiederherstellen
Begriffe
- Aufgabe: eine Arbeit, die du verfolgst, mit Status, Priorität, Fälligkeitsdatum und gegebenenfalls zugewiesenen Kolleginnen und Kollegen
- Ansicht: ein Tab auf der Aufgabenseite mit einer eigenen Art, Aufgaben zu zeigen, siehe Ansichten
- Liste: eine Ansicht, die nur Aufgaben zeigt, die du selbst hinzufügst
- Gefilterte Ansicht: eine Ansicht, die jede Aufgabe zeigt, die zu den Filtern passt
- Unteraufgabe: ein Teil einer Aufgabe, als Checkliste
- Blockade: eine Aufgabe, die zuerst fertig sein muss, bevor eine andere starten kann
- Workflow: der Benutzer, in dessen Namen eine Automatisierung Aufgaben erstellt
Weitere Begriffe stehen im Glossar.