Aktivitätsprotokoll
Sieh Aktionen und Änderungen in Tillor auf den Detailseiten von Kunden, Rechnungen und anderen Datensätzen
Zuletzt aktualisiert am
Im Aktivitätsprotokoll siehst du, was sich in Tillor geändert hat, wann und durch wen. Du öffnest es bei einem Kunden, einer Rechnung, einer Aufgabe oder einem anderen Datensatz und zentral über Auditprotokoll, wenn du dafür die Berechtigung hast. Es ist eine schreibgeschützte Spur, mit der du etwas nachprüfen oder belegen kannst.
Gut zu wissen
- Einen Eintrag kannst du weder bearbeiten noch löschen
- Ein Export enthält standardmäßig die letzten 30 Tage, höchstens ein Jahr
- Wird dasselbe Dokument innerhalb von zehn Minuten mehrfach geöffnet, steht es nur einmal im Protokoll
- Zeiten werden in deiner Zeitzone angezeigt
- Auch Aktionen einer Automatisierung, eines API-Schlüssels oder des Systems stehen darin, mit der Art des Akteurs
Aktivitätsprotokoll ansehen
In der App heißt es meist Ereignisse oder Aktivität, je nachdem, wo du bist. Wer die Berechtigung Auditprotokoll ansehen hat, kann zusätzlich eine zentrale Übersicht über Auditprotokoll in der Seitenleiste (über Einstellungen) öffnen, mit Filtern nach Benutzer, Ereignistyp und Datum.
| Wo | Navigation | Label in der App |
|---|---|---|
| Kunde (alle zugehörigen Aktivitäten) | Kunden > Kunde > Ereignisse | Ereignisse |
| Rechnung | Verwaltung > Rechnungen > Rechnung | Ereignisse |
| Reservierung | Kunden > Kunde > Reservierungen > Reservierung | Aktivität |
| Parzelle | Park > Parzellen > Parzelle | Ereignisse |
| Zähler | Park > Zähler > Zähler | Aktivität |
| Produkt | Verwaltung > Produkte > Produkt | Ereignisse |
| Aufgabe | Aufgaben > Aufgabe oder Kunden > Kunde > Aufgaben > Aufgabe | Aktivität |
| NFC-Tag | Controller > NFC-Tags > Tag | Aktivität |
| Tablet, Kiosk oder Telefon | Einstellungen > Tablets & Kioske > Gerät | Verlauf |
| Organisation (zentral) | Auditprotokoll (über Einstellungen, Berechtigung Auditprotokoll ansehen) | Auditprotokoll |
| Zahlungsbericht | Verwaltung > Zahlungsberichte > Bericht | Ereignisprotokoll |
Pro Aktivität siehst du in der Zeitleiste:
- Titel - Art des Ereignisses (z. B. „Rechnung gebucht“, „Kunde aktualisiert“)
- Benutzer - Kollege, der die Aktion ausgeführt hat (oder Tillor bei automatischen Aktionen)
- Zeitpunkt - Datum und relative Zeit
- Beschreibung - zusätzliche Details, manchmal mit Verknüpfungen zu zugehörigen Rechnungen oder anderen Datensätzen
- Vorher / nachher (manchmal) - beim Anlegen, Ändern oder Löschen von Kunden-, Kontakt-, Rechnungs-, Zahlungs-, Zahlungsmandat-, Zahlungsgruppen-, Dokument-, Zugangsmethoden-, Zugangspunkt-, Controller-, Parzellen-, Zähler-, Zählerstand-, Produkt-, Belegungs-, Aufgaben- oder Kommentardaten, außerdem beim Scannen, Zuweisen oder Trennen eines Ausweises und bei Änderungen an Einstellungen, Mitgliedsrechten, Rechnungsstellung oder NFC: welche Felder geändert wurden. PIN-Codes von Zugangspunkten und personenbezogene Daten eines Ausweises werden nicht im Protokoll gespeichert
- Anhänge (manchmal) - herunterladbare Dateien, zum Beispiel bei fehlgeschlagenen Integrationen
- Login / Logout - wann sich ein Kollege an- oder abmeldet, sichtbar in der zentralen Auditprotokoll-Übersicht
- OAuth-Apps und Einwilligung - Anlegen, Ändern, Löschen oder Geheimnis-Rotation von OAuth-Apps sowie erteilte, verweigerte oder widerrufene Einwilligungen; sichtbar in der zentralen Auditprotokoll-Übersicht. Client-Geheimnisse werden nicht im Protokoll gespeichert
- Verwaltung und Sicherheit - Änderungen am Organisationsprofil (Name, rechtliche Angaben, USt, IBAN, Logo, Wartungsmodus), Einladungen und neue Mitglieder, persönliche API-Schlüssel (anlegen, ändern, erneuern, löschen), beendete Sitzungen, Webhooks, Automatisierungen, Kollegengruppen, Parzellentypen, Zählerkästen, Controller-Gruppen, installierte oder entfernte Integrationen und die Annahme des Auftragsverarbeitungsvertrags; sichtbar in der zentralen Auditprotokoll-Übersicht. Schlüssel, Webhook-Geheimnisse und Integrationseinstellungen werden nicht gespeichert; bei einer Integration siehst du nur, welche Einstellungen geändert wurden
- Einsicht in personenbezogene Daten - wer ein Dokument geöffnet oder heruntergeladen hat, die Bilder oder Dateien eines Ausweises angesehen oder heruntergeladen hat oder das PDF einer Rechnung geöffnet oder an das Tablet gesendet hat. Mehrfaches Öffnen innerhalb von zehn Minuten wird nur einmal vermerkt; jeder Download eines Ausweises wird einzeln vermerkt
Aktivitäten pro Datensatz
Auf Detailseiten siehst du eine Zeitleiste mit der Aktivität für diesen Datensatz. Auf dem Tab Ereignisse bei einem Kunden stehen alle Aktivitäten, die mit diesem Kunden verknüpft sind (Rechnungen, Zahlungen, Belegungen usw.).
Bei Reservierungen gehören dazu unter anderem Anlegen, Einchecken und Auschecken, Stornierungen und zugehörige Rückbuchungen sowie das Aktualisieren von Reservierungsdaten.
Bei Zahlungsgruppen siehst du auch, welche Zahlungen einer Gruppe hinzugefügt oder daraus entfernt wurden, und bei Controllern, welche Übernahmeanfragen genehmigt oder abgelehnt wurden.
Bei Zahlungsberichten gehören dazu unter anderem das Anlegen des Berichts, das Finalisieren eines Entwurfs und das Senden an die Buchhaltung.
Bei Signaturanfragen siehst du jeden Schritt: angelegt und geändert, gesendet, Link (erneut) gesendet, erinnert, Unterschriftsseite geöffnet, Code gesendet oder falsch eingegeben, unterschrieben, abgelehnt, auf Entwurf zurückgesetzt, storniert, abgelaufen und abgeschlossen. Siehe Nachweis und Gültigkeit.
Bei externen Benachrichtigungen siehst du, wann ein verbundenes System eine von ihm registrierte Benachrichtigung aktualisiert oder gelöscht hat.
Das Aktivitätsprotokoll ist schreibgeschützt. Einträge können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Wer hat es getan?
Jede Zeile zeigt neben dem Benutzer auch, welche Art von Akteur die Aktion ausgeführt hat: ein angemeldeter Benutzer, ein API-Schlüssel, eine OAuth-Verbindung, eine Automatisierung, der Tillor-Connector oder das System selbst. Bei einem API-Schlüssel oder einer OAuth-Verbindung steht die ID dieses Schlüssels oder dieser Verbindung in den Details, sodass du bei einem durchgesickerten Schlüssel genau siehst, was damit geschehen ist. Steht dort Unbekannt, konnte Tillor den Akteur nicht feststellen; das ist bewusst etwas anderes als „System“.
Sicherheitsereignisse
Fehlgeschlagene Anmeldungen, abgelehnte API-Schlüssel und OAuth-Tokens, verweigerter Zugriff (fehlende Berechtigungen), überschrittene Anfragelimits und das Öffnen deiner Organisation durch einen Tillor-Administrator werden ebenfalls im Aktivitätsprotokoll angezeigt, mit IP-Adresse und Browser. Mitglieder mit der Berechtigung Sicherheitswarnungen erhalten jede Stunde eine Meldung, wenn Webhooks, API-Schlüssel oder Automatisierungen geändert wurden oder wenn der Zugriff wiederholt verweigert wurde.
Auch der Zugriff, den du Tillie auf dein Konto gibst oder widerrufst, und jede Änderung, die du über Tillie bestätigst, stehen hier.
Für ein Audit exportieren
Mit Exportieren im Aktivitätsprotokoll lädst du alle Zeilen des gewählten Zeitraums (standardmäßig die letzten 30 Tage, höchstens ein Jahr) als ZIP herunter, mit der Datendatei (CSV oder JSON Lines), einer manifest.json mit der Zeilenanzahl, dem Zeitraum, wer exportiert hat und der SHA-256-Prüfsumme der Datendatei, und einer Datei CHECKSUMS.sha256, die du mit sha256sum -c prüfen kannst. Der Export selbst wird ebenfalls im Protokoll festgehalten, mit derselben Prüfsumme. Auch das Öffnen des vollständigen Aktivitätsprotokolls und Massenexporte von Kundendaten (Kundenliste, Zugangsprotokoll, Parzellen, Zähler) werden protokolliert.
Alle Zeiten werden in UTC auf Servern mit NTP-Zeitsynchronisierung gespeichert und in deiner Zeitzone angezeigt; der Export enthält ISO-8601-Zeitangaben in UTC.
Wofür nutzt du das Protokoll?
- Kontrolle - nachprüfen, welcher Kollege eine Rechnung gebucht oder einen Kunden geändert hat
- Fehlersuche - herausfinden, wann ein Fehler aufgetreten ist
- Audits - eine vollständige Spur für interne oder externe Prüfungen führen