Dokumente
Speichern Sie Dateien bei Kunden und verwalten Sie Dokumente wie Verträge, Genehmigungen und Anhänge
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Mit der Dokumentenverwaltung bewahren Sie Dateien bei einem Kunden auf, etwa Versicherungspolicen, Ausweise, Verträge, Genehmigungen und andere Anhänge. Dateien, die noch zu niemandem gehören, stehen in der zentralen Dokumentenliste, bis Sie sie einem Kunden zuordnen. Beginnen Sie bei Dokumente bei einem Kunden oder bei Die zentrale Dokumentenliste.
Gut zu wissen
- Eine Datei darf höchstens 250 MB groß sein.
- Sie können PDF, Word, Outlook-Nachrichten (.msg), Excel, PowerPoint, Bilder (JPEG, PNG, GIF) und Textdateien hochladen.
- Bilder wandelt Tillor nach dem Hochladen in PDF um. Die anderen Dateitypen bleiben, wie sie sind, mit einer PDF-Vorschau daneben.
- Bei einem gelöschten Dokument erhalten Sie an Ihre E-Mail-Adresse eine Kopie als Anhang, sofern die Datei gesichert werden konnte.
- Eine PDF, die zu einer Signaturanfrage gehört, und die unterschriebene PDF können Sie archivieren, aber nicht löschen.
- Ein archiviertes Dokument bleibt erhalten, steht aber nicht mehr unter den aktiven Dokumenten.
Wie hängt das zusammen?
Ein Dokument steht an einem Ort: entweder in der zentralen Liste oder bei einem Kunden. Ordnen Sie es einem Kunden zu, verschwindet es aus der zentralen Liste. Unterschriebene PDFs und unterschriebene Mandate landen automatisch bei den Dokumenten des Kunden.
Dokumente bei einem Kunden
Dokumente ansehen
- Gehen Sie zu KundenÜbersicht und öffnen Sie das Profil des Kunden.
- Klicken Sie auf den Tab Dokumente.
- Sie sehen die Dokumente dieses Kunden, aufgeteilt in Aktiv und Archiviert.
- Klicken Sie auf ein Dokument (oder auf das Auge), um es rechts in der Vorschau anzusehen. Mit dem Download-Symbol speichern Sie es.
Ein Dokument bearbeiten, verschieben oder archivieren
Das Menü … neben einem Dokument enthält Bearbeiten, Zu Kunde verschieben, Herunterladen, Archivieren (oder Wiederherstellen) und Löschen.
Ein Dokument löschen
Bevor Sie beginnen: Ein Dokument, das zu einer Signaturanfrage gehört, können Sie nicht löschen. Archivieren Sie es stattdessen.
Löschen wählen
Wählen Sie Löschen im Menü … neben dem Dokument.
Bestätigen
Bestätigen Sie im Dialogfenster mit Löschen oder brechen Sie mit Abbrechen ab. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.
Nach dem Löschen erhalten Sie an die E-Mail-Adresse Ihres Kontos eine Nachricht mit dem gelöschten Dokument als Anhang, sodass Sie meist eine Kopie zur Hand haben.
Ein Dokument unterschreiben lassen
Unter den Dokumenten eines Kunden stehen die Signaturanfragen. Mit Unterschriften anfragen lassen Sie eine PDF online vom Kunden, einer Kontaktperson, einem Kollegen oder einem externen Partner unterschreiben. Die unterschriebene PDF erscheint als [Titel] (unterschrieben) bei den Dokumenten, mit dem Typ Unterschriebene Vereinbarung, wenn die ursprüngliche PDF keinen Typ hatte. Siehe Unterschriften.
Die zentrale Dokumentenliste
Neben Dokumenten bei Kunden hat Tillor eine zentrale Liste. Hier erscheinen Dateien, die noch keinem Kunden zugeordnet sind, zum Beispiel Dokumente, die per E-Mail eingehen. Gehen Sie zu VerwaltungDokumente.
Ein Dokument hochladen
Ziehen Sie eine Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf Datei auswählen. Die Datei wird automatisch gespeichert und erscheint als neuer Eintrag in der Liste.
Ein Dokument einem Kunden zuordnen
Jedes Dokument in der zentralen Liste hat ein Bearbeitungsformular und ein Vorschaufenster.
Dokument suchen
Gehen Sie zu VerwaltungDokumente und scrollen Sie zum Dokument.
Felder ausfüllen
- Dokumentname: der Name des Dokuments.
- Kunde zuweisen: der Kunde, zu dem dieses Dokument gehört (optional).
- Dokumenttyp: zum Beispiel Versicherungspolice, Zahlungsnachweis der Versicherung, Personalausweis, SEPA-Mandat, Unterschriebene Vereinbarung oder Sonstige (optional).
- Versicherungsablaufdatum: das Datum, an dem eine Versicherung oder Genehmigung abläuft. Dieses Feld erscheint nur bei Dokumenttypen, die ein Ablaufdatum haben können.
- Kommentare: freie Notizen zum Dokument (optional).
Speichern
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Was passiert danach?
- Das Dokument verschwindet aus der zentralen Liste und steht im Tab Dokumente dieses Kunden.
- Haben Sie ein Versicherungsablaufdatum eingetragen, sehen Sie es als Label beim Dokument.
KI-Vorschläge bei Dokumenten
Wenn Sie eine PDF hochladen, analysiert Tillor den Inhalt im Hintergrund. Erkennt Tillor einen Namen, der zu einem Kunden in Ihrer Verwaltung passt, erscheint neben Kunde zuweisen eine Vorschlagsschaltfläche mit dem Namen des Kunden und einem Prozentwert, der angibt, wie sicher Tillor ist. Auch für ein Versicherungsablaufdatum kann ein solcher Vorschlag erscheinen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Vorschlag zu übernehmen, oder wählen Sie selbst einen anderen Kunden. Ein Vorschlag ist immer nur ein Angebot. Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Ihre Wahl zu bestätigen.
Probleme?
Begriffe
- Dokumenttyp: die Art des Dokuments, zum Beispiel Versicherungspolice oder Personalausweis.
- Archiviert: ein Dokument, das erhalten bleibt, aber nicht mehr unter den aktiven Dokumenten steht.
- Zentrale Dokumentenliste: Dateien, die noch keinem Kunden zugeordnet sind.
- Signaturanfrage: ein Auftrag, eine PDF unterschreiben zu lassen. Siehe Signaturanfrage.
- Kunde: der Datensatz in Tillor, an dem ein Dokument hängt. Siehe Kunde.