Übersicht
Lass ein PDF wie einen Mietvertrag oder eine Hausordnung online unterschreiben und bewahre das unterschriebene Dokument beim Kunden auf.
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Mit Unterschriften lässt du ein PDF wie einen Mietvertrag, eine Hausordnung, einen Haftungsverzicht oder eine Bürgschaft online unterschreiben. Die Unterzeichner unterschreiben nacheinander, und du bestimmst, wo auf den Seiten jede Unterschrift, Paraphe oder jedes Ausfüllfeld steht. Wie du dabei vorgehst, steht unter Unterschriften anfragen.
Wenn alle unterschrieben haben, erstellt Tillor ein unterschriebenes PDF mit Nachweisseiten am Ende. Es steht danach bei den Dokumenten des Kunden, und jeder Unterzeichner erhält eine Kopie. Dein ursprüngliches PDF bleibt unverändert gespeichert.
Signaturanfragen vorbereiten, senden, erinnern, zurücknehmen und stornieren erfordert die Berechtigung Unterschriftsanfragen verwalten, in der Gruppe Unterschriften unter EinstellungenBenutzer. Hast du diese Berechtigung nicht, sind die Schaltflächen ausgegraut. Alle Benutzer deiner Organisation können Anfragen ansehen und selbst unterschreiben, wenn sie an der Reihe sind.
Gut zu wissen
- Eine Anfrage hat höchstens 10 Unterzeichner und nur PDF-Dateien, bis 250 MB.
- Standardmäßig kann 14 Tage lang unterschrieben werden, bis zum Ende des letzten Tages. Du wählst selbst ein anderes Datum.
- Ein Unterzeichner, der an der Reihe ist, erhält standardmäßig nach 3 Tagen eine Erinnerung (du kannst 1 bis 14 Tage wählen), höchstens 2 automatische Erinnerungen. Diese gehen bei der täglichen Prüfung von Tillor mit raus.
- Beim Unterschreiben bestätigt der Unterzeichner mit einem 6-stelligen Code. Der Code ist 10 Minuten gültig, und nach 2 Minuten kann ein neuer angefordert werden.
- Dein ursprüngliches PDF ändert sich nie. Das Original und das unterschriebene PDF kannst du archivieren, aber nicht löschen, weil sie der Nachweis sind.
- Die Anfrage erhält den Status Abgelaufen bei der täglichen Prüfung, nicht genau in dem Moment, in dem die Frist endet.
Wo findest du es
- VerwaltungUnterschriften zeigt alle Signaturanfragen mit ihrem Status und wie viele Unterschriften schon vorhanden sind.
- Im Profil eines Kunden steht auf dem Tab Dokumente die Schaltfläche Unterschriften anfragen, darunter die Signaturanfragen dieses Kunden.
Wie hängt das zusammen?
Eine Signaturanfrage gehört immer zu genau einem Kunden und einem PDF. Die Unterzeichner müssen nicht der Kunde selbst sein: Auch ein Kontakt, ein Kollege oder ein externer Partner kann unterschreiben.
Wie eine Anfrage abläuft
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Du bereitest die Anfrage noch vor. Es wurde noch nichts gesendet. |
| In Bearbeitung | Die Anfrage wurde gesendet und es wird unterschrieben. |
| Abgeschlossen | Alle haben unterschrieben und das unterschriebene PDF liegt beim Kunden. |
| Abgelehnt | Ein Unterzeichner hat abgelehnt. Die Anfrage wurde beendet. |
| Storniert | Du oder ein Kollege hat die Anfrage zurückgezogen. |
| Abgelaufen | Es wurde nicht rechtzeitig unterschrieben. |
Pro Unterzeichner siehst du Wartet (noch nicht an der Reihe), Link gesendet (an der Reihe), Unterschrieben oder Abgelehnt.
Wer kann unterschreiben
| Art | Wie diese Person unterschreibt |
|---|---|
| Kunde | Über einen persönlichen Link per E-Mail oder per SMS, wenn es nur eine Telefonnummer gibt |
| Kontakt | Wie der Kunde, für einen Kontakt dieses Kunden |
| Mitarbeiter | In Tillor selbst, ohne Code |
| Externe Partei | Wie der Kunde, mit einem Namen und einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, die du selbst einträgst |
Ein Kunde, Kontakt oder eine externe Partei kann auch am Empfang unterschreiben, auf einem Tablet mit der Tillor-App. Siehe Am Tablet an der Rezeption.
Automatisieren
Eine Signaturanfrage kann eine Automatisierung starten. Mit Signaturanfrage abgeschlossen legst du zum Beispiel eine Aufgabe an, sobald ein Mietvertrag unterschrieben ist, mit Signaturanfrage geändert reagierst du auf jede Statusänderung. Dieselben Ereignisse kannst du als Webhook an dein eigenes System senden.
Unterschriften anfragen
Eine Anfrage nachverfolgen
So unterschreibt jemand
Nachweis und Gültigkeit
Einen Saisonkunden gewinnen
Mietvertrag unterschreiben lassen
Begriffe
- Signaturanfrage: der Auftrag, ein PDF unterschreiben zu lassen, mit Unterzeichnern, Feldern und einer Frist. Siehe Signaturanfrage.
- Unterzeichner: jemand, der unterschreiben muss. Ein Kunde, Kontakt, Mitarbeiter oder eine externe Partei.
- Feld: eine Stelle im PDF, an der ein Unterzeichner unterschreibt, eine Paraphe setzt oder etwas ausfüllt.
- Entwurf: eine Anfrage, die du noch vorbereitest. Es wurde noch nichts gesendet.
- Nachweisseiten: die Seiten am Ende des unterschriebenen PDFs, auf denen steht, wer wann und wie unterschrieben hat. Siehe Nachweisseite.
- Siegel: die digitale Signatur deiner Organisation, mit der das unterschriebene PDF abgeschlossen wird. Siehe Siegel.