Kundenverwaltung
Verwalten Sie Kunden und ihre Daten in Tillor
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Ein Kunde ist der Ort in Tillor, an dem alles über eine Person oder ein Unternehmen zusammenläuft: Daten, Kontaktpersonen, Rechnungen, Belegungen, Reservierungen, Dokumente und Zugang. Sie legen einen Kunden an, finden ihn in der Liste wieder und aktualisieren seine Daten im Kundenprofil. Beginnen Sie bei Einen neuen Kunden hinzufügen.
Gut zu wissen
- Beim Anlegen ist nur der Vorname Pflicht. Alle anderen Daten ergänzen Sie später im Kundenprofil.
- Tillor warnt bei einem möglichen Doppelkunden, wenn Vor- und Nachname zusammen, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer bereits bei einem anderen Kunden stehen. Eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zählt ab 4 Zeichen.
- Adressvorschläge erscheinen ab 3 getippten Zeichen im Feld Straße.
- Scans von Ausweisen ohne verknüpften Kunden löscht Tillor nach 7 Tagen.
- Das Löschen eines Kunden entfernt auch alle zugehörigen Daten und lässt sich nicht rückgängig machen.
Wie hängt das zusammen?
Alles, was Sie in Tillor erfassen, hängt an einem Kunden. Eine Belegung verknüpft den Kunden mit einer Parzelle und damit auch mit den Zählern auf dieser Parzelle. Der Verbrauch dieser Zähler kommt auf die Rechnung des Kunden.
Einen neuen Kunden hinzufügen
Bevor Sie beginnen:
- Ein Identitätsscan, wenn Sie den Kunden damit anlegen möchten. Steht kein Scan in der Warteschlange, wählen Sie einfach die manuelle Eingabe.
- Sie sind nicht sicher, ob der Kunde schon existiert? Suchen Sie ihn zuerst in der Liste, siehe Kunden suchen und filtern.
Kundenliste öffnen
Gehen Sie zu KundenÜbersicht und klicken Sie rechts oben auf Neuen Kunden anlegen. Solange offene Identitätsscans vorhanden sind, zeigt die Schaltfläche ein Menü mit Manuell und den Scans aus der Warteschlange.
Wählen, wie Sie den Kunden anlegen
Wählen Sie Manuell. Es öffnet sich ein Formular mit Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Tragen Sie ein, was Sie wissen, und klicken Sie auf Kunde anlegen. Existiert möglicherweise schon ein Kunde mit ähnlichen Daten, erscheint unten ein gelber Hinweis mit einem Link zu diesem Kunden.
Auf einen Doppelkunden prüfen
Existiert möglicherweise schon ein Kunde mit demselben Namen, derselben E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, zeigt Tillor Möglicher Doppelkunde mit dem Namen und der Kundennummer. Klicken Sie auf Diesen Kunden verwenden, um diesen Kunden zu öffnen, oder auf Trotzdem anlegen, wenn es wirklich eine andere Person ist.
Aufbewahrungsfrist und Verantwortung
Scans ohne verknüpften Kunden löscht Tillor automatisch nach 7 Tagen. Verarbeiten Sie sie rechtzeitig.
Für verknüpfte Scans bestimmt Ihre Organisation die Aufbewahrungsfrist und die Rechtsgrundlage. Tillor bewahrt sie auf, bis Sie sie entknüpfen oder löschen. Die Einhaltung des Datenschutzrechts und angemessene Aufbewahrungsfristen liegen in Ihrer Verantwortung als Verantwortlicher.
Was passiert danach?
- Sie landen im neuen Kundenprofil, wo Sie den Rest eintragen: Adresse, USt-IdNr., Kontaktpersonen und eigene Felder.
- Wurde der Kunde aus einem Scan angelegt, gehört der Scan zum Kunden und steht nicht mehr in der Warteschlange.
- Das Anlegen steht als erste Zeile im Tab Ereignisse des Kunden.
- Soll bei einem neuen Kunden sofort etwas passieren, zum Beispiel eine Willkommens-E-Mail, nutzen Sie eine Automatisierung.
Eine USt-IdNr. prüfen
Im Tab Übersicht, im Block Kundendetails, tragen Sie die USt-IdNr. ein. Tillor prüft die Nummer im europäischen Register VIES, sobald auch Land ausgefüllt und die Nummer lang genug ist.
- Ist die Nummer gültig, sehen Sie ein grünes Häkchen und ein Fenster mit dem offiziellen Firmennamen und der Adresse aus VIES. Klicken Sie auf Firmenadresse übernehmen, um diese Adresse ins Formular zu übernehmen.
- Ist die Nummer ungültig, sehen Sie ein rotes Symbol und eine Fehlermeldung.
Das Kundenprofil
Wenn Sie auf einen Kunden klicken, sehen Sie das Kundenprofil. Oben stehen zusammenfassende Kundendaten, darunter die angehefteten Kommentare. Über die Tabs gelangen Sie zum Rest.
| Tab | Was Sie dort finden |
|---|---|
| Übersicht | Kundendaten (bearbeitbares Formular), aktuelle Kommunikation, Rechnungen, Zählerstände, Kommentare, Belegungen und Benachrichtigungen |
| Rechnungen | Alle Rechnungen dieses Kunden und der Saldo pro Sachkonto |
| Zugangskontrolle | Zugangsrechte und Kennzeichen |
| Kontakte | Zusätzliche Kontaktpersonen |
| NFC-Tags | Verknüpfte NFC-Tags |
| Reservierungen | Alle Reservierungen |
| Kommunikation | Nachrichten und Kommunikationsverlauf |
| Outlook | E-Mails von und an den Kunden aus Ihren Outlook-Postfächern. Dieser Tab erscheint nur, wenn Outlook verbunden ist und Sie Posteingang anzeigen dürfen |
| Ereignisse | Zeitleiste mit Änderungen, einschließlich Anlegen von Kunde oder Kontakt, Zuweisen oder Entknüpfen eines Ausweises, und Vorher/Nachher bei Aktualisierungen von Kunde, Kontakt, Rechnungseinstellung und Zugangsmethode |
| Dokumente | Gespeicherte Dateien und Anhänge sowie die Unterschriftsanfragen |
| Aufgaben | Aufgaben, die mit diesem Kunden verknüpft sind |
Auf einen Blick
Im Tab Übersicht steht links oben die Karte Auf einen Blick. Sie zeigt nur, was gerade Aufmerksamkeit braucht, und klappt zu, wenn es nichts zu zeigen gibt:
- Aktive Reservierungen und Kommende Reservierungen, mit einer Schaltfläche Reservierung ansehen
- Aktive Zähler mit Alarmen
- Offene Aufgaben dieses Kunden
- Ausweisscans dieses Kunden
Dieselben Daten sehen Sie in der Karte eines eingehenden Gesprächs. Ein Kommentar, den Sie anheften, steht direkt unter den Kundendaten oben im Profil. Siehe Kommentare.
Geburtstage
Hat der Kunde oder sein Partner heute Geburtstag, steht oben im Kundenprofil ein grüner Block Heute Geburtstag mit dem Namen und dem Alter, und Konfetti fällt über die Seite. Beim Kunden stammt das Datum aus dem Feld Geburtstag. Der Partner ist der Kontakt mit der Beziehung Ehepartner. Ein Geburtsdatum am 29. Februar zählt in Jahren ohne Schalttag am 28. Februar.
Kundendaten bearbeiten
Im Tab Übersicht, im Block Kundendetails, passen Sie Felder an. Unten im Formular stehen Abbrechen und Speichern. Jede Änderung erscheint im Tab Ereignisse, mit einer Vorher / nachher-Übersicht pro Feld, sodass Sie genau sehen, was geändert wurde.
Hat Ihre Organisation eigene Felder für Kunden angelegt, stehen sie als zusätzliche Felder im selben Block.
Adresse eintragen
Die Adresse besteht aus Straße, Nr. und Zusatz, gefolgt von Postleitzahl, Stadt und Land.
- Tippen Sie mindestens drei Zeichen der Straße, schlägt Tillor Adressen vor. Wählen Sie eine: Dann werden Straße, Nummer, Postleitzahl, Stadt und Land ausgefüllt. Die Vorschläge stammen von OpenStreetMap, einer kostenlosen Kartendatenbank.
- Tippen Sie Kerkstraat 5 ins Feld Straße, springt die Ziffer weiter zu Nr.. Ein Leerzeichen nach der Nummer bringt Sie zu Zusatz. Fügen Sie eine vollständige Adresse ein, wird sie ebenfalls aufgeteilt. In Ländern, in denen die Nummer vor der Straße steht, wird die Nummer nicht automatisch verschoben.
- Sind Postleitzahl oder Stadt bereits ausgefüllt, prüft Tillor die Adresse. Ein grünes Häkchen mit Adresse gefunden bedeutet, dass die Adresse existiert. Ein gelbes Symbol mit Vorgeschlagene Schreibweise zeigt die übliche Schreibweise. Klicken Sie auf Adresse aktualisieren, um sie zu übernehmen.
- Die Adresse wird als eine Zeile gespeichert, zum Beispiel auf Rechnungen und in Exporten.
Vorschläge sind eine Hilfe, keine Pflicht. Sie können immer selbst etwas eintragen.
Kunden suchen und filtern
Gehen Sie zu KundenÜbersicht. Oben steht eine Suchleiste.
- Tippen Sie einen Namen, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder eine Kundennummer.
- Die Ergebnisse werden beim Tippen aktualisiert, mit einer kurzen Verzögerung.
- Sie können auch nach Erstellt (Datumsbereich), Status und Typ filtern.
Einen Kunden löschen
Nutzen Sie Kunde löschen im Menü oben im Kundenprofil. Tillor fragt Sind Sie sicher, dass Sie diesen Kunden löschen möchten? Bestätigen Sie, verschwinden auch alle zugehörigen Daten. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Häufige Szenarien
Ein neuer Kunde bucht zum ersten Mal
- Der Kunde ruft an oder bucht online.
- Sie fügen den Kunden mit Neuen Kunden anlegen hinzu.
- Sie tragen Adresse und weitere Daten im Kundenprofil ein (Tab Übersicht > Kundendetails).
- Sie legen eine Belegung auf der gewünschten Parzelle an, siehe Belegungen.
- Den Verbrauch der verknüpften Zähler erfasst Tillor automatisch. Sie sehen ihn unter Zählerstände auf Übersicht.
Kundendaten ändern
Öffnen Sie das Kundenprofil, passen Sie die Adresse im Formular an und klicken Sie auf Speichern.
Probleme?
Begriffe
- Kunde: der Datensatz in Tillor einer Person oder eines Unternehmens. Siehe Kunde.
- Kontaktperson: eine zusätzliche Person bei einem Kunden, zum Beispiel ein Partner oder Notfallkontakt.
- Belegung: ein Kunde auf einer Parzelle für einen Zeitraum. Siehe Belegung.
- Reservierung: eine Buchung für einen Aufenthalt. Siehe Reservierung.
- Ereignisse: die Zeitleiste mit allen Änderungen bei einem Kunden. Siehe Ereignis.
- VIES: das europäische Register, in dem Tillor eine USt-IdNr. prüft.