Belegungen
Kunden mit Parzellen verknüpfen und verwalten, wer wo wohnt
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Eine Belegung hält fest, dass ein Kunde eine bestimmte Parzelle (einen Stellplatz, einen Stromanschluss und Ähnliches) nutzt. Solange die Belegung läuft, rechnet Tillor den Verbrauch der Zähler auf dieser Parzelle automatisch dem Kunden zu. Sie verwalten Belegungen im Kundenprofil. Beginnen Sie bei Eine Belegung erstellen.
Gut zu wissen
- Eine Parzelle kann nur von einem Kunden gleichzeitig belegt sein. Parzellen mit einer aktiven Belegung stehen nicht in der Auswahlliste.
- Bezahlt bis akzeptiert nur heute oder ein späteres Datum.
- Die Parzelle einer Belegung können Sie nachträglich nicht ändern. Zieht ein Kunde um, beenden Sie die Belegung und erstellen Sie eine neue.
- Eine Belegung zu löschen lässt sich nicht rückgängig machen, aber der Verbrauch bis zum Enddatum bleibt erhalten und kann noch abgerechnet werden.
- Bei Belegung verlängern (Rechnung) erhält der Rechnungsentwurf ein Fälligkeitsdatum von 14 Tagen nach dem Erstellen.
- Nur die Felder Art, Mietrhythmus und Preis sind informativ. Sie steuern die Zählererfassung oder Fakturierung nicht automatisch.
Wie hängt das zusammen?
Eine Belegung verbindet drei Dinge: den Kunden, die Parzelle und die Zähler auf dieser Parzelle. Dadurch weiß Tillor, auf wessen Namen der Verbrauch läuft.
Beim Erstellen notiert Tillor die Anfangszählerstände, beim Beenden die Endzählerstände. Der Verbrauch dazwischen gehört dem Kunden. Eine neue Belegung auf derselben Parzelle beginnt einen neuen Zeitraum.
Belegungen ansehen
Öffnen Sie ein Kundenprofil über KundenÜbersicht und gehen Sie zur Karte Belegungen auf dem Tab Übersicht.
- Die Tabelle zeigt pro Belegung die Parzelle, Art, Mietrhythmus, Preis, Status und Bezahlt bis, mit einer relativen Angabe wie "in 12 Tagen".
- Bei Bezahlt bis steht ein Info-Symbol mit Fakturiert bis in einem Tooltip, wenn dieses Datum ausgefüllt oder gleich Bezahlt bis ist.
- Mit Belegungen filtern... suchen Sie nach dem Parzellennamen.
- Aktionen pro Belegung (bearbeiten, verlängern, löschen) stehen im Menü mit drei Punkten am Zeilenende.
Eine Belegung erstellen
Bevor Sie beginnen:
- Die Parzelle muss frei sein. Steht sie nicht in der Liste, ist sie bereits belegt. Siehe Probleme am Ende.
- Hat die Parzelle Zähler, halten Sie die Anfangszählerstände bereit. Tragen Sie nichts ein, übernimmt Tillor den letzten bekannten Stand.
Kundenprofil öffnen
Gehen Sie zu KundenÜbersicht, öffnen Sie den Kunden und gehen Sie zur Karte Belegungen.
Auf Belegung erstellen klicken
Die Schaltfläche finden Sie in der Symbolleiste der Tabelle. Es öffnet sich ein Dialog.
Daten eingeben
Nur Parzelle ist Pflicht. Der Rest ist optional.
- Parzelle: Wählen Sie über Parzelle auswählen. In der Liste stehen nur verfügbare Parzellen. Ist keine Parzelle verfügbar, sehen Sie Keine verfügbaren Parzellen gefunden.
- Bezahlt bis (optional): bis wann der Kunde im Voraus bezahlt hat. Sie wählen heute oder später.
- Fakturiert bis (optional): leer lassen, um dem gleichen Datum wie Bezahlt bis zu folgen, oder ein eigenes Datum wählen.
- Art: Eigene Unterkunft (Standard) oder Mietwohnwagen.
- Mietrhythmus (optional): eine der Optionen, die Ihre Organisation eingerichtet hat, jeweils mit einem Startmonat und einer Anzahl Monate (zum Beispiel Start im Januar, 6 Monate). Wählen Sie Kein Rhythmus, wenn Sie keinen festlegen möchten.
- Beschreibung (optional): eine Erläuterung, zum Beispiel Tarifvereinbarungen.
- Preis: Die Belegung übernimmt den Preis der Parzelle. Mit Geerbten Parzellenpreis überschreiben geben Sie einen eigenen Preis an.
- Start-Zählerstände (optional): erscheint, sobald die Parzelle Zähler hat. Hat sie keine Zähler, sehen Sie Keine Zähler verknüpft.
Bestätigen
Klicken Sie auf Belegung erstellen, um zu speichern.
Zählerstände eintragen
Geben Sie den Stand selbst über den Tab Manuell ein. Das Feld zeigt den letzten bekannten Stand als Beispiel. Gibt es frühere Ablesungen, können Sie über Auswählen auch eine vorhandene Ablesung wählen.
Geben Sie einen Stand ein, der niedriger ist als der zuvor gespeicherte, zeigt Tillor eine Warnung. Sie können den niedrigeren Wert dann trotzdem bestätigen oder die Eingabe anpassen.
Was passiert danach?
- Die Belegung ist sofort aktiv und steht in der Tabelle im Kundenprofil.
- Tillor startet für jeden Zähler auf der Parzelle einen Verbrauchszeitraum für diesen Kunden. Neue Zählerstände zählen ab jetzt als Verbrauch des Kunden.
- Die Parzelle ist für keine andere Belegung mehr verfügbar.
Eine Belegung bearbeiten
Menü der Belegung öffnen
Klicken Sie auf das Menü mit drei Punkten neben der Belegung und wählen Sie Bearbeiten.
Felder anpassen
Sie können Art, Mietrhythmus, Beschreibung, Bezahlt bis, Fakturiert bis und Preis ändern. Parzelle ist schreibgeschützt. Hat Ihre Organisation eigene Felder für Belegungen, stehen diese am Ende des Dialogs.
Speichern
Klicken Sie auf Änderungen speichern. Die Änderung steht mit einer Vorher-nachher-Übersicht auf dem Tab Ereignisse des Kunden.
Eine Belegung beenden
Beenden entfernt die Verknüpfung zwischen Kunde und Parzelle. Die Parzelle ist danach wieder verfügbar.
Löschen wählen
Klicken Sie auf das Menü mit drei Punkten neben der Belegung und wählen Sie Löschen. Das Fenster Belegung löschen öffnet sich.
Datum und Endzählerstände wählen
Hat die Parzelle Zähler, können Sie End-Zählerstände (optional) eintragen. Wählen Sie zuerst bei Datum den Tag, an dem die Belegung endet (heute oder früher). Danach erscheint pro Zähler ein Feld für den Endstand. Einen manuellen Zähler tragen Sie über Manuell ein oder wählen ihn über Auswählen. Ein automatischer Zähler verlangt immer eine vorhandene Ablesung über Zählerstand auswählen.
Bestätigen
Klicken Sie auf Löschen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Was passiert danach?
- Tillor schließt die offenen Verbrauchszeiträume des Kunden ab. Der Verbrauch bis zum Enddatum bleibt erhalten und kann noch abgerechnet werden.
- Die Parzelle ist wieder für eine neue Belegung verfügbar.
- Die Belegung verschwindet aus der Tabelle.
Fakturierung: Belegung verlängern
Mit Belegung verlängern (Rechnung) erstellen Sie einen Rechnungsentwurf für den nächsten Zeitraum einer Belegung, zum Beispiel das jährliche Stellplatzgeld. Das können Sie für eine Belegung tun oder für alle Belegungen des Kunden gleichzeitig.
Bevor Sie beginnen: Es muss mindestens ein Produkt mit der Aktion Belegung verlängern existieren (oft Stellplatzgeld). Siehe Produkte.
Aktion starten
Öffnen Sie das Menü mit drei Punkten neben der Belegung und wählen Sie Belegung verlängern (Rechnung).
Wählen, ob Verbrauch mit abgerechnet wird
Setzen Sie das Häkchen bei Offenen Verbrauch für diese Parzelle fakturieren (bei Alle verlängern: Offenen Verbrauch fakturieren (alle Parzellen)), wenn Sie auf demselben Rechnungsentwurf auch offenen Verbrauch abrechnen möchten. Ist auf den betroffenen Zählern nichts offen, bleibt es bei den Zeilen für die Belegungsverlängerung.
Rechnungsentwurf erstellen
Klicken Sie auf Rechnungsentwurf erstellen. Tillor verwendet das erste Produkt mit der Aktion Belegung verlängern (alphabetisch nach Name) und baut die Zeilen für Sie auf. Ergänzen Sie danach den Zeitraum auf der Rechnung und buchen Sie, wenn Sie fertig sind.
Was passiert danach?
- Beim Kunden liegt ein Rechnungsentwurf bereit, mit der Meldung Bereit und einer Beschreibung dessen, was erstellt wurde.
- Buchen Sie die Rechnung, setzt Tillor Fakturiert bis auf den Endzeitpunkt der Zeile.
- Nach der Zahlung aktualisiert Tillor Bezahlt bis. Fakturiert bis rückt nur mit vor, wenn es noch vor diesem Endzeitpunkt lag.
Achtung bei einem bestehenden Entwurf
Gibt es bereits einen Rechnungsentwurf, der diese Parzelle verlängert, zeigt Tillor Vor dem Fortfahren prüfen. Ein zweiter Entwurf kann doppelte Zeilen ergeben oder einen Zeitraum überspringen. Öffnen Sie den bestehenden Entwurf mit Entwurf ... öffnen, oder wählen Sie Trotzdem Entwurf erstellen.
Bezahlt bis, Art, Mietrhythmus und Preis
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezahlt bis | Bis wann der Kunde im Voraus bezahlt hat. Beim Erstellen oder Bearbeiten wählen Sie heute oder später. |
| Fakturiert bis | Bis wann fakturiert wurde. Lassen Sie es leer, folgt die Anzeige Bezahlt bis. |
| Art | Unterscheidet eigene Unterkunft von Vermietung. |
| Mietrhythmus | Legt den Rhythmus der Miete für die administrative Nachverfolgung fest. |
| Preis | Folgt standardmäßig der Parzelle, kann aber pro Belegung angepasst werden. |
Häufige Szenarien
Ein neuer Gast checkt ein
- Suchen Sie den Kunden oder legen Sie ihn an.
- Erstellen Sie im Kundenprofil eine Belegung auf der Parzelle.
- Tragen Sie den Anfangszählerstand ein oder lassen Sie Tillor den letzten Stand übernehmen.
- Tillor ordnet den Verbrauch der Zähler auf dieser Parzelle fortan diesem Kunden zu.
Ein Gast reist ab
- Wählen Sie bei der Belegung Löschen.
- Wählen Sie das Abreisedatum und tragen Sie die Endzählerstände ein.
- Bestätigen Sie. Tillor schließt die Verbrauchszeiträume ab und die Parzelle ist wieder verfügbar.
Ein Kunde zieht auf eine andere Parzelle um
- Beenden Sie die aktuelle Belegung mit den Endzählerständen der alten Parzelle.
- Erstellen Sie eine neue Belegung auf der neuen Parzelle mit den Anfangszählerständen.
- Tillor führt die Verbrauchszeiträume pro Parzelle getrennt.
Probleme?
Begriffe
- Belegung: ein Kunde auf einer Parzelle für einen Zeitraum. Siehe Belegung.
- Parzelle: der Platz selbst, mit eventuellen Zählern. Siehe Parzelle.
- Bezahlt bis: das Datum, bis zu dem der Kunde im Voraus bezahlt hat.
- Fakturiert bis: das Datum, bis zu dem bereits fakturiert wurde.
- Verbrauchszeitraum: der Zeitraum, in dem der Verbrauch eines Zählers einem Kunden zugerechnet wird. Siehe Verbrauchsbatch.
- Mietrhythmus: der Rhythmus der Miete, zum Beispiel jährlich oder halbjährlich.