Reservierungen
Verwalten Sie Aufenthalte, Check-ins und Parzellenzuweisungen für Gäste in Tillor
Zuletzt aktualisiert am
Mit Reservierungen behalten Sie die Aufenthalte auf Ihrem Park im Blick: wer wann kommt, auf welcher Parzelle und mit wie vielen Gästen. Von einer Reservierung aus wickeln Sie auch Check-in und Check-out ab. Alle Reservierungen sehen Sie auf einer Zeitleiste unter Reservierungen und pro Kunde auf dem Reiter Reservierungen. Beginnen Sie mit Eine Reservierung anlegen.
Gut zu wissen
- Jede Reservierung gehört zu einem Kunden und erhält automatisch eine eindeutige Reservierungsnummer. Diese Nummer lässt sich nicht ändern.
- Das Check-out-Datum muss nach dem Check-in-Datum liegen. Denselben Tag oder früher lehnt Tillor ab.
- Ein Kennzeichen besteht aus Buchstaben und Ziffern, höchstens 10 Zeichen, ohne Leerzeichen oder Bindestriche.
- Einchecken und Stornieren sind nur aus dem Status Gebucht möglich. Stornieren geht nach dem Einchecken nicht mehr.
- Eine Reservierung ist nicht dasselbe wie eine Belegung: Eine Reservierung ist eine Buchung für einen Aufenthalt, eine Belegung verknüpft einen Kunden für einen Zeitraum mit einer Parzelle, siehe Belegungen.
- Notizen zu einer Reservierung sind intern und werden nie mit dem Kunden geteilt.
Wie hängt das zusammen?
Die Rechnungen des Kunden finden Sie im Kundenprofil unter Rechnungen.
Die Zeitleiste
Gehen Sie im Hauptmenü zu Reservierungen. Die Zeitleiste zeigt die Reservierungen pro Parzelle über einen Kalender. Mit der Ansicht wählen Sie Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr, und mit Zum Datum springen Sie zu einem Datum.
- Klicken oder ziehen Sie auf einen freien Bereich, um eine Reservierung hinzuzufügen. Oben rechts steht auch Neue Reservierung.
- Ziehen Sie eine Reservierung auf andere Daten, fragt Tillor Reservierungsdaten ändern? Erst nach Ihrer Bestätigung ändert sich die Reservierung.
- Das Kontextmenü einer Reservierung hat Reservierung ansehen, Link kopieren und Reservierung stornieren.
Eine Reservierung anlegen
Bevor Sie beginnen:
- Sie brauchen einen Kunden. Existiert er noch nicht, legen Sie ihn beim Starten an, siehe Kundenverwaltung.
- Wissen Sie, welche Parzelle der Gast möchte? Dann wählen Sie sie. Andernfalls lassen Sie das Feld leer.
Das Formular ausfüllen
Siehe Das Reservierungsformular unten für alle Felder.
Die Reservierung anlegen
Klicken Sie auf Reservierung anlegen.
Was passiert danach?
- Die Reservierung erhält den Status Gebucht und eine Reservierungsnummer.
- Ist Automatische Bestätigungs-E-Mail eingeschaltet, erhält der Kunde eine Bestätigung.
- Sie finden die Reservierung auf der Zeitleiste und auf dem Reiter Reservierungen des Kunden.
- Soll eine Automatisierung auf eine neue oder geänderte Reservierung reagieren, verwenden Sie einen Trigger, siehe Trigger.
Das Reservierungsformular
Daten und Aufenthaltsdauer
- Check-in: Wählen Sie das Ankunftsdatum.
- Check-out: Wählen Sie das Abreisedatum. Nach dem Check-in-Datum öffnet sich die Check-out-Auswahl von selbst. Das Abreisedatum muss nach dem Ankunftsdatum liegen.
- Anzahl der Nächte: Tillor berechnet dies selbst.
Anzahl und Tiere
Geben Sie die Anzahl Erwachsene (mindestens 1), Kinder, Kleinkinder und Tiere mit den Plus- und Minus-Schaltflächen an.
Parzelle
- Parzelle: Wählen Sie eine Parzelle, wenn der Gast eine Präferenz hat. Die Liste zeigt nur buchbare Parzellen ohne aktive Belegung, die im gewählten Zeitraum frei sind. Überlappende aktive Reservierungen auf derselben Parzelle schließt Tillor aus. Passen Sie die Daten an, aktualisiert sich die Liste. Keine Präferenz? Lassen Sie das Feld leer.
- Nicht buchbare Parzellen einbeziehen: Zeigt auch Parzellen, die nicht online reservierbar sind, zum Beispiel feste Jahresplätze. Steht die Reservierung bereits auf einer solchen Parzelle, ist dieses Häkchen von selbst gesetzt.
- Belegte Parzellen einbeziehen: Zeigt auch Parzellen, die bereits eine Belegung haben.
Kennzeichen
Tippen Sie ein Kennzeichen, drücken Sie Enter und wiederholen Sie das für jedes Kennzeichen. Ein Kreuz am Kennzeichen entfernt es. Kennzeichen dürfen nur Buchstaben und Ziffern enthalten, höchstens 10 Zeichen.
Die Kennzeichen einer Reservierung sind über die Suche auffindbar. Den Zugang an der Schranke regeln Sie separat, beim Kunden auf dem Reiter Zugangskontrolle, siehe Zugangskontrolle.
Notizen
Verwenden Sie das Notizfeld für interne Anmerkungen, etwa besondere Wünsche oder Absprachen.
Kommunikationspräferenzen
- Automatische Bestätigungs-E-Mail: Sendet nach dem Anlegen eine Bestätigung.
- Online-Zahlung: Erlaubt dem Kunden, die Reservierung online zu bezahlen.
Eine Reservierung ansehen und bearbeiten
Klicken Sie auf eine Reservierung auf der Zeitleiste oder im Kundenprofil, um die Detailseite zu öffnen.
- Reservierungsdetails (links): das vollständige Formular. Ändern Sie, was Sie möchten, und klicken Sie auf Speichern. Mit Abbrechen stellen Sie die ursprünglichen Werte wieder her. Neben dem Titel steht Reservierungslink kopieren, praktisch, um einen anklickbaren Link in ein Dokument einzufügen.
- Aktionen für die Reservierung (rechts): die Schaltflächen unten.
- Anmerkungen (rechts): interne Diskussion zu dieser Reservierung.
- Aktivität (rechts): eine Zeitleiste mit Anlegen, Einchecken, Auschecken, Stornieren, Zurückdrehen und geänderten Daten, mit Zeitpunkt und Benutzer. Bei einer Änderung sehen Sie, welche Felder angepasst wurden (vorher / nachher).
Einchecken, auschecken und stornieren
Auf der Detailseite stehen die Aktionen unter Aktionen für die Reservierung. Jede Aktion verlangt eine Bestätigung.
| Aktion | Möglich, wenn | Ergebnis |
|---|---|---|
| Einchecken | Status Gebucht | Status Eingecheckt |
| Auschecken | Status Eingecheckt | Status Ausgecheckt |
| Reservierung stornieren | Nur vor dem Einchecken | Status Storniert |
| Stornierung rückgängig machen | Nur vor dem Einchecken | Zurück zu Gebucht |
| Check-in rückgängig | Bei einem versehentlichen Einchecken. War der Gast bereits ausgecheckt, drehen Sie zuerst das Auschecken zurück | Zurück zu Gebucht |
| Check-out rückgängig | Bei einem versehentlichen Auschecken | Zurück zu Eingecheckt |
Außerdem gibt es Bestätigungsformular per SMS an Kundin/Kunden senden und Aufgabe erstellen. Mit Letzterem machen Sie aus dieser Reservierung eine Aufgabe.
Eine stornierte Reservierung können Sie nicht einchecken oder auschecken. Machen Sie zuerst die Stornierung rückgängig.
Probleme?
Begriffe
- Reservierung: eine Buchung für einen Aufenthalt. Siehe Reservierung.
- Gebucht, Eingecheckt, Ausgecheckt, Storniert: die vier Status einer Reservierung.
- Reservierungsnummer: die automatische Nummer, mit der Sie eine Reservierung wiederfinden.
- Belegung: ein Kunde auf einer Parzelle für einen Zeitraum, unabhängig von einer Reservierung. Siehe Belegung.
- Zeitleiste: die Übersicht der Reservierungen pro Parzelle über einen Kalender.