Auslöser

Der Auslöser ist der Startpunkt einer Automatisierung: das "Wann". Er steht ganz oben in jedem Ablauf, unter dem Namen Wenn das passiert. Ein Beispiel: starte, wenn eine Belegung endet. Er bestimmt auch, welche Daten die folgenden Schritte nutzen können. Ein Ablauf kann mehrere Auslöser haben. Jeder Auslöser startet eine eigene Ausführung, mit seinem eigenen Filter. Du fügst einen über die Liste links hinzu. Den letzten Auslöser kannst du nicht löschen.

Wodurch startet die AutomatisierungLink zu diesem Abschnitt kopieren

Bei Startet durch wählst du einen von sieben Startpunkten.

Du wählst also zuerst die Art des Startpunkts und danach die Details. Wählst du einen anderen Startpunkt, werden die Filter bei Nur wenn geleert. Sie waren für die vorherige Auswahl geschrieben und passen nicht mehr.

Wenn etwas passiertLink zu diesem Abschnitt kopieren

Wähle bei Ereignis, was die Automatisierung starten soll. Klicke auf das Feld und tippe, um zu suchen, zum Beispiel occupation oder invoice. Die Ereignisse stehen in der Schreibweise von Tillor, wie occupation:ended: zuerst, worum es geht, dann, was geschah.

Das sind die Ereignisse, die du am häufigsten brauchst:

Das ist dieselbe Liste wie die der Webhooks. Du kannst also jedes Ereignis nutzen, für das Tillor einen Webhook senden kann. Ein paar Ereignisse, die extrem häufig vorkommen, etwa der physische Zustand von Schranken, das Tippen im Posteingang, Controller-Logs und die Anwesenheit von Fahrzeugen, stehen nicht in der Liste.

Welche Daten bekommst du mitLink zu diesem Abschnitt kopieren

Zu den meisten Ereignissen gehört ein Datensatz, etwa eine Belegung, eine Rechnung oder eine Aufgabe. Dieser Datensatz, plus die Datensätze, auf die er verweist, stehen danach als Variablen in den Schritten zur Verfügung. Bei occupation:ended kannst du zum Beispiel nutzen:

• {occupation.terrain.name} für den Namen des Stellplatzes
• {occupation.customer.firstName} für den Vornamen des Kunden
• {occupation.reservation.displayId} für die Nummer der Reservierung. Nicht jede Belegung hat eine Reservierung: dann bleibt dieser Wert leer

Außerdem gibt es immer {triggeredBy.name} und {triggeredBy.id}: den Kollegen, der das Ereignis ausgelöst hat. Wurde das Ereignis vom System ausgelöst, etwa durch eine Bankabgleich-Synchronisierung, sind diese Felder leer.

Unter den Einstellungen des Auslösers steht Daten, die dieses Ereignis liefert. Dort siehst du genau, welche Variablen du nutzen kannst. Bei einem Ereignis, dessen Daten nicht beschrieben sind, sagt Tillor, dass es nichts auszuwählen gibt. Variablen, die du selbst tippst, funktionieren trotzdem. Siehe Variablen und Vorlagen.

Eine Aufgabenaktion wird gewähltLink zu diesem Abschnitt kopieren

Manche Aufgaben haben Auswahlschaltflächen statt eines Häkchens, zum Beispiel aus Um eine Entscheidung bitten. Eine Schaltfläche kann mit einer Automatisierung verknüpft sein. Mit diesem Auslöser startet diese Automatisierung, sobald jemand die Schaltfläche wählt. Siehe auch Aufgaben mit Auswahlschaltflächen.

Eine Schaltfläche mit einer Automatisierung zu verknüpfen, machst du nicht im Ablauf-Editor. Brauchst du das, frage deinen Tillor-Administrator oder den Support.

Die Schritte bekommen die Daten der Aufgabe mit, zum Beispiel {task.name} und {task.id}, plus {action.label} (der Name der gewählten Schaltfläche) und {note} (die Notiz, die der Kollege eingetragen hat, wenn die Schaltfläche danach fragte). Unter Daten, die dieses Ereignis liefert siehst du die vollständige Liste.

Rechnung überfälligLink zu diesem Abschnitt kopieren

Dieser Auslöser startet für jede Rechnung, die:

• gebucht ist (Entwürfe und stornierte Rechnungen zählen nicht)
• keine Gutschrift ist
• noch einen offenen Betrag hat
• ein Fälligkeitsdatum vor heute hat

Für jede solche Rechnung startet eine eigene Ausführung. Die Daten der Rechnung und des Kunden stehen als {invoice.…} zur Verfügung, zum Beispiel {invoice.displayId}, {invoice.amountOutstanding} und {invoice.customer.firstName}.

Schaltest du Einmal pro Datensatz ausführen aus, startet die Automatisierung für dieselbe Rechnung höchstens einmal pro Tag, solange sie überfällig ist. Lässt du es an, startet sie für jede Rechnung genau einmal. Das ist meistens das, was du für eine Erinnerung willst.

Bei Erinnerung fällig wählst du, wie lange die Rechnung schon offen sein muss, nach derselben Regel wie in der Rechnungsliste. Schalte Kunden ohne automatische Mahnungen auslassen ein, um Kunden zu überspringen, die das in ihren Rechnungseinstellungen so eingestellt haben. Eine Rechnung, die selbst aus den automatischen Erinnerungen genommen wurde, startet den Ablauf ebenfalls nicht.

Eingehender WebhookLink zu diesem Abschnitt kopieren

Ein Webhook ist eine Nachricht, die ein anderes System an eine Adresse sendet. Mit diesem Auslöser startet dieses System die Automatisierung, zum Beispiel deine Website, ein Formular oder eine Buchungsplattform. Jede Automatisierung bekommt eine eigene, geheime Adresse.

1. Wähle bei Startet durch Eingehender Webhook
2. Speichere die Automatisierung. Bei Adresse erscheint die URL
3. Klicke auf Kopieren und trage die Adresse im anderen System ein
4. Schalte die Automatisierung ein

Das andere System sendet einen POST mit JSON an diese Adresse. Der Inhalt steht danach als {body.…} zur Verfügung, zum Beispiel {body.email} oder {body.reservering.nummer}, und Parameter in der URL als {query.…}. Mit Nur wenn kannst du auch nach diesen Feldern filtern.

So funktioniert es weiter:

• Die Adresse ist das Geheimnis. Wer sie kennt, kann die Automatisierung starten. Gib sie also nur an das System weiter, das sie braucht
• Ist die Adresse durchgesickert, klicke auf Neue Adresse und speichere. Die alte Adresse funktioniert ab dann nicht mehr
• Eine ausgeschaltete Automatisierung oder eine falsche Adresse ergibt einen Fehler 404
• Der Inhalt darf höchstens 100 KB groß sein
• Jeder Aufruf startet pro Webhook-Auslöser im Ablauf eine Ausführung. Die Adresse gehört zum ersten Webhook-Auslöser. Neue Adresse bei diesem Auslöser ersetzt sie
• Es ist kein Datensatz damit verknüpft, daher hat Einmal pro Datensatz ausführen keine Wirkung

Wiederholungen ignorierenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Sendet das andere System manchmal denselben Aufruf zweimal, verhinderst du mit Wiederholungen ignorieren, dass der Ablauf zweimal startet. Tillor merkt sich einen Schlüssel des Aufrufs. Kommt derselbe Schlüssel erneut, startet nichts.

Bei Schlüssel merken für wählst du, wie lange der Schlüssel gilt, in Stunden, Tagen oder Wochen. Danach startet derselbe Schlüssel den Ablauf erneut. Bei 0 gilt der Schlüssel, bis du die Automatisierung löschst. Ein Aufruf ohne den gewählten Header oder ohne das gewählte Feld wird abgelehnt.

Ein Datum ist erreichtLink zu diesem Abschnitt kopieren

Dieser Auslöser startet an einem Datum eines Datensatzes. Bei Datum wählst du jedes Datumsfeld eines Datensatzes, das Tillor auch bei Ereignissen mitsendet, geschrieben als Datensatz und Feld. Einige Beispiele:

Standardmäßig startet der Auslöser einmal, am Datum selbst. Schalte Jedes Jahr wiederholen ein, damit nur Tag und Monat zählen: dann startet der Ablauf jedes Jahr erneut, etwa am Geburtstag bei contact.birthday. Ein 29. Februar fällt in anderen Jahren auf den 28. Februar.

Auch Daten, die bei einem Datensatz als zusätzliche Felder gespeichert sind, kannst du wählen. document.userMetadata.insuranceExpiryDate ist das Ablaufdatum eines Dokuments, etwa eines Zahlungsnachweises der Versicherung. Ein solches Datum ohne Uhrzeit zählt als Mitternacht (UTC, die internationale Standardzeit). Mit Nur wenn beschränkst du den Auslöser dann auf einen Typ, zum Beispiel document.userMetadata.documentType ist INSURANCE_PAYMENT_PROOF, und auf aktive Dokumente mit document.status ist ACTIVE.

Mit Wie lange und Davor oder danach verschiebst du den Zeitpunkt. 1 Tag und Davor bei reservation.checkIn startet den Ablauf einen Tag vor der Ankunft. Bei 0 startet er am Datum selbst. Ein Datum ohne Uhrzeit zählt als Mitternacht.

Mit Uhrzeit wählst du, wann an diesem Tag der Ablauf startet. Die Uhrzeit im Datum nutzt den Zeitpunkt, der im Feld steht, etwa die Ankunftszeit einer Reservierung. Feste Uhrzeit startet am Tag des Datums zu der Stunde und Minute, die du wählst, in der Zeitzone deiner Organisation. So startet contact.birthday mit Jedes Jahr wiederholen jedes Jahr um 09:00 am Geburtstag. Wie lange zählt dann ab dieser Uhrzeit: 1 Tag und Davor startet am Vortag um 09:00, auch wenn in dieser Nacht die Uhr umgestellt wird.

Für jeden Datensatz startet eine eigene Ausführung, mit den Daten dieses Datensatzes als Variablen, zum Beispiel {reservation.displayId} und {reservation.customer.firstName}. Mit Nur wenn schränkst du es ein, etwa auf Reservierungen mit dem Status Gebucht.

So funktioniert es weiter:

• Pro Datensatz und pro Zeitpunkt startet der Ablauf einmal. Verschiebt sich das Datum nach hinten, etwa weil ein Gast später ankommt, startet er zum neuen Zeitpunkt erneut
• Lag der Zeitpunkt schon in der Vergangenheit, als du die Automatisierung gespeichert oder eingeschaltet hast, startet sie dafür nicht mehr
• Verpasste Zeitpunkte, zum Beispiel während einer Wartung, holt Tillor bis zu einer Stunde später noch nach

Jeden Tag zu einer UhrzeitLink zu diesem Abschnitt kopieren

Wähle bei Stunde eine Stunde (0 bis 23) und bei Minute eine Minute von 0 bis 59. Die Zeit gilt in der Zeitzone deiner Organisation.

Die Schritte bekommen {now} mit: den Zeitpunkt, zu dem die Ausführung gestartet ist.

Nach einem Cron-AusdruckLink zu diesem Abschnitt kopieren

Wähle einen Rhythmus, etwa jeden Tag, jeden Montag um 08:00 oder die ungeraden Montage (der 1., 3. und 5.). Bei Benutzerdefiniert stellst du das Intervall, die Wochentage und die Uhrzeit minutengenau ein. Bei Cron-Ausdruck schreibst du den Zeitplan selbst.

Ein Cron-Ausdruck ist eine kurze Schreibweise für einen wiederkehrenden Zeitpunkt. Er hat fünf Teile, getrennt durch ein Leerzeichen: Minute, Stunde, Tag des Monats, Monat und Wochentag.

In jedem Teil kannst du eine Zahl, eine Liste mit Kommas (8,17), einen Bereich (1-5), einen Schritt (*/15) oder einen Stern (*, jeder Wert) verwenden. Wochentag 0 und 7 sind beide Sonntag. 1#2 ist der zweite Montag, 1L der letzte. Ein sechstes Feld W2:2026-10-05 wiederholt alle zwei Wochen, gezählt ab dieser Woche. Namen wie MON oder JAN funktionieren nicht. Gibst du sowohl einen Tag des Monats als auch einen Wochentag an, startet die Automatisierung an einem von beiden.

Ist der Ausdruck ungültig, meldet Tillor das beim Auslöser. Die Zeiten gelten in der Zeitzone deiner Organisation.

Wann genau startet ein ZeitplanLink zu diesem Abschnitt kopieren

Pro Minute startet ein Zeitplan höchstens einmal. Eine Prüfung, die erst in der nächsten Minute läuft, holt die vorherige Minute nicht mehr nach.

Ereignisse starten sofort, ohne diese Verzögerung.

Nur wennLink zu diesem Abschnitt kopieren

Mit Nur wenn lässt du die Automatisierung nur starten, wenn die Daten stimmen. So startest du zum Beispiel nur für Mobilheime oder nur für Rechnungen über einem bestimmten Betrag. Lass es leer, um bei jedem Ereignis dieses Typs zu starten.

1. Klicke auf Bedingung hinzufügen
2. Wähle das Feld mit der Schaltfläche Variable (oder tippe den Pfad, zum Beispiel invoice.status)
3. Wähle, wie verglichen wird
4. Trage den Wert ein. Bei Feldern mit fester Auswahl, wie einem Status, einem Stellplatztyp oder einem Kollegen, wählst du aus einer Liste

Du kannst die folgenden Vergleiche nutzen:

Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Zahlen werden als Zahl verglichen, also ist 10 größer als 9.

Hast du mehr als eine Bedingung, wählst du, wie sie zusammenwirken: Alle müssen zutreffen oder Mindestens eine muss zutreffen.

Einmal pro Datensatz ausführenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Mit Einmal pro Datensatz ausführen startet die Automatisierung höchstens einmal pro Rechnung, Reservierung oder anderem Datensatz, egal wie oft das Ereignis dafür eintritt.

Das ist vor allem bei Ereignissen praktisch, die oft wiederkehren, wie invoice:updated: Eine Rechnung wird dutzende Male geändert, aber du willst nur eine Erinnerung senden. Tillor merkt sich pro Datensatz, dass die Automatisierung schon gestartet ist. Dieses Merken verschwindet, wenn du die Automatisierung löschst.

Es funktioniert nur bei Ereignissen, zu denen ein Datensatz gehört, sowie bei Rechnung überfällig und Ein Datum ist erreicht. Bei Ein Datum ist erreicht bedeutet es: Auch wenn sich das Datum später verschiebt, startet der Ablauf nicht erneut. Bei einem Zeitplan wie Jeden Tag zu einer Uhrzeit hat es keine Wirkung.

Was passiert danach?Link zu diesem Abschnitt kopieren

• Jedes Mal, wenn der Startpunkt eintritt und der Filter zutrifft, startet eine Ausführung mit den Daten dieses Moments als Variablen.
• Ein Ereignis startet sofort. Ein Datum, eine Uhrzeit oder ein Zeitplan startet in der Minute, in der er an der Reihe ist.
• Passt der Filter nicht, startet nichts und es steht keine Spur im Tab Ausführungen.

Probleme?Link zu diesem Abschnitt kopieren

WeiterlesenLink zu diesem Abschnitt kopieren