Aufgabendetails

Im Detailfenster einer Aufgabe hältst du alles fest: wer sie erledigt, bis wann sie fertig sein muss, wie viel Zeit darin steckt und womit sie verknüpft ist. Klicke auf eine Aufgabe, um das Fenster zu öffnen. Links stehen der Name, die Beschreibung und Bestandteile wie Unteraufgaben und Kommentare. Rechts stehen die Eigenschaften wie Status, Priorität und Fälligkeit. Änderungen an einer bestehenden Aufgabe werden sofort gespeichert. Nur die Beschreibung speicherst du selbst mit Speichern.

Du kannst eine Aufgabe auch direkt über einen Link öffnen. Kopiere ihn über das Menü mit den drei Punkten oben rechts im Fenster, siehe Das Menü der Aufgabe.

Eine Aufgabe erstellenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Aufgaben erstellst du an verschiedenen Stellen: oben in einer Spalte eines Boards (Neue Aufgabe), in der Karte Aufgaben für dich auf dem Dashboard, auf der Kundenseite oder aus einer Unterhaltung, Rechnung oder einem anderen Element heraus, siehe Aufgaben auf anderen Seiten.

1. Klicke auf Neue Aufgabe
2. Gib einen Name ein. Alles andere ist optional
3. Füge bei Bedarf Unteraufgaben bei Unteraufgabe hinzufügen hinzu: Tippe einen Namen und drücke die Eingabetaste. Du kannst bis zu 50 mitgeben
4. Klicke auf Erstellen, oder drücke Cmd oder Strg zusammen mit der Eingabetaste

Oben im Fenster steht die Ansicht, in der die Aufgabe landet. Erstellst du die Aufgabe aus einer Spalte eines Boards, bekommt sie automatisch diese Ansicht und Spalte. Du kannst eine andere wählen oder die Ansicht entfernen.

Du bist selbst als zugewiesene Person eingetragen. Entfernst du dich und wählst niemanden, hat die Aufgabe keine zugewiesene Person. Blockaden und aufgewendete Zeit fügst du hinzu, nachdem die Aufgabe erstellt wurde.

EigenschaftenLink zu diesem Abschnitt kopieren

• Status und Priorität - siehe die Übersicht
• Zugewiesen an - ein oder mehrere Kolleginnen und Kollegen oder Gruppen. Suche mit Personen oder Gruppen suchen.... Weist du eine Gruppe zu, gilt die Aufgabe für alle, die in diesem Moment in der Gruppe sind
• Kunden - verknüpfe einen oder mehrere Kunden mit Kunden hinzufügen
• Labels - siehe Labels. Ein fehlendes Label legst du direkt an, indem du den Namen tippst und [Name] erstellen wählst
• Fälligkeitsdatum - das späteste Datum, mit Uhrzeit. Ist die Fälligkeit überschritten, wird die relative Zeit rot
• Erinnerung - ein Datum und eine Uhrzeit, zu der du eine Benachrichtigung möchtest, auf Wunsch wiederkehrend
• Benachrichtigungen - sobald eine Erinnerung oder Fälligkeit gesetzt ist, wählst du, ob du eine E-Mail und/oder Push-Benachrichtigung möchtest. Beide sind standardmäßig an
• Erstellt von - wer die Aufgabe angelegt hat
• Eigene Felder - Felder, die deine Organisation selbst zu Aufgaben hinzugefügt hat. Änderungen werden sofort gespeichert. Siehe Eigene Felder
• Ansicht - klicke links oben auf den Namen der Ansicht, um zu wählen, in welchen Listen die Aufgabe steht und in welcher Spalte. Bei einer gefilterten Ansicht wählst du nur eine Spalte
• Privat - steht dort ein Schloss mit Privat, erscheint die Aufgabe nur in persönlichen Ansichten, siehe Private Aufgaben

Eine Aufgabe kann außerdem eine Beschreibung haben. Sie unterstützt Markdown für die Formatierung.

Wiederkehrende ErinnerungenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Eine Erinnerung kann sich wiederholen, bis die Aufgabe abgeschlossen ist:

1. Setze zuerst eine Erinnerung (Datum und Uhrzeit)
2. Klicke auf das Wiederholungsfeld darunter (standardmäßig Wird nicht wiederholt)
3. Wähle Täglich, Jeden Werktag (Mo – Fr), Wöchentlich, Monatlich, Jährlich oder Benutzerdefiniert…

Mit Benutzerdefiniert… stellst du einen eigenen Zeitplan zusammen:

• Wiederholen alle - eine Anzahl Tage, Wochen, Monate oder Jahre
• Wiederholen am - bei einem wöchentlichen Zeitplan die Wochentage, an denen die Erinnerung kommen darf
• Endet - Nie, Am Datum oder Nach einer Anzahl Wiederholungen

Fällt eine Erinnerung auf einen Tag, den du ausgeschlossen hast, rückt sie ohne Benachrichtigung auf den nächsten erlaubten Tag vor. Die Wiederholung endet, sobald die Aufgabe auf Abgeschlossen steht oder der Zeitplan abläuft.

Verknüpfte ElementeLink zu diesem Abschnitt kopieren

Unter Verknüpfte Elemente siehst du, woran die Aufgabe hängt. Du kannst von jeder Art mehrere verknüpfen: Parzellen, Rechnungen, Reservierungen, Zähler, Telefonanrufe, Banktransaktionen, Produkte und Unterhaltungen aus der Inbox. Eine Aufgabe kann auch mit einem Kommentar verknüpft sein. Eine Aufgabe zu einer Banktransaktion erstellst du über das Menü der Transaktion unter Banktransaktionen mit Aufgabe erstellen. Eine Aufgabe zu einem Produkt, zum Beispiel das Prüfen des Sachkontos, erstellst du auf der Produktseite über das Menü ⋯ mit Aufgabe erstellen; die offenen Aufgaben des Produkts stehen oben auf dieser Seite.

Ein weiteres Element verknüpfst du mit dem Plus bei Verknüpfte Elemente (Tooltip Element verknüpfen). Suche nach einem Kunden, einer Parzelle, einem Zähler, einer Rechnung, einer Reservierung oder einem Produkt. Gehört das gewählte Element zu einem Kunden, fragt Tillor [Kunde] auch verknüpfen?:

• Beide verknüpfen - die Aufgabe erscheint auch beim Kunden
• Nur diesen Eintrag - der Kunde wird nicht mit der Aufgabe verknüpft

Mit Verknüpfung aufheben entfernst du eine Verknüpfung wieder. Verknüpfte Aufgaben, die noch offen sind, erscheinen auf der Seite des Elements unter Offene Aufgaben.

AnhängeLink zu diesem Abschnitt kopieren

Unter Anhänge fügst du der Aufgabe Dateien hinzu. Klicke auf das Plus, oder füge eine Datei mit Cmd oder Strg und V irgendwo im Fenster ein.

UnteraufgabenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Eine Aufgabe kann Unteraufgaben haben, eine Checkliste im Detailfenster. Es gibt nur eine Ebene: Eine Unteraufgabe kann selbst keine Unteraufgaben haben.

1. Öffne die übergeordnete Aufgabe, oder fülle sie schon beim Erstellen einer Aufgabe aus
2. Tippe bei Unteraufgabe hinzufügen einen Namen und drücke die Eingabetaste
3. Hake eine Unteraufgabe ab, um sie auf Abgeschlossen zu setzen. Hake sie erneut an, um sie zurückzusetzen
4. Klicke auf den Namen, um sie umzubenennen, oder auf den Papierkorb, um sie zu löschen
5. Ziehe eine Unteraufgabe am Griff, um die Reihenfolge zu ändern. Mit Beschreibung hinzufügen gibst du einer Unteraufgabe auch eine Beschreibung

Bei einer neuen Aufgabe werden die Unteraufgaben zusammen mit der Aufgabe erstellt, in der Reihenfolge, in der du sie eingegeben hast. Unteraufgaben erscheinen nicht als eigene Karte auf Boards, in Tabellen oder im Kalender. Auf der Aufgabe siehst du einen Zähler wie 2/5. Setzt du die übergeordnete Aufgabe auf Abgeschlossen, werden alle offenen Unteraufgaben mit abgeschlossen. Umgekehrt ist das nicht nötig: Du kannst die übergeordnete Aufgabe abschließen, während noch Unteraufgaben offen sind.

Blockaden und AbhängigkeitenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Manchmal kann eine Aufgabe erst starten oder abgeschlossen werden, wenn eine andere fertig ist. Im Detailfenster hältst du das fest:

• Blockiert durch - Aufgaben, die zuerst fertig sein müssen. Füge sie mit Blockierende Aufgabe hinzufügen hinzu
• Blockiert andere Aufgaben - Aufgaben, die auf diese Aufgabe warten. Füge sie mit Blockierte Aufgabe hinzufügen hinzu

Bei jeder Gruppe siehst du, wie viele Aufgaben noch offen sind (zum Beispiel 2 noch offen). Suche Aufgaben mit Aufgaben suchen... und entferne eine Verknüpfung mit Verknüpfung entfernen. Auf der Aufgabenkarte steht unter dem Namen eine Zeile wie Blockiert durch 1 Aufgabe. Du kannst nach blockierten Aufgaben filtern, siehe Filtern.

Eine Blockade hält dich nicht auf. Versuchst du, eine blockierte Aufgabe abzuhaken, fragt Tillor Blockierte Aufgabe abschließen? und schließt sie erst ab, wenn du Trotzdem abschließen wählst.

Eine Blockade fügst du auch über das Menü mit den drei Punkten oben rechts im Fenster hinzu, mit Blockierende Aufgabe hinzufügen und Blockierte Aufgabe hinzufügen.

Aufgewendete ZeitLink zu diesem Abschnitt kopieren

Neben Aufgewendete Zeit im Detailfenster steht die Gesamtzeit. Klicke darauf, um Zeit zu erfassen.

Du hast zwei Möglichkeiten:

• Einen Timer. Klicke auf Starten, arbeite an der Aufgabe und klicke auf die Stopp-Schaltfläche, wenn du fertig bist. Die Zeit wird mit den Sekunden auf die Aufgabe gebucht
• Nachträglich eintragen. Gib die Dauer ein, zum Beispiel 1:30, 90 (Minuten), 1u 30m oder 1.5h. Alle vier bedeuten anderthalb Stunden. Füge bei Bedarf eine Notiz bei Was hast du gemacht? (optional) hinzu und klicke auf Erfassen

Die Zeit wird für den heutigen Tag erfasst. In der Liste siehst du pro Eintrag, wer sie erfasst hat, das Datum, die Notiz und die Dauer. Kolleginnen und Kollegen sehen gegenseitig ihre Einträge, aber du kannst nur deine eigenen Einträge löschen, über den Papierkorb, der erscheint, wenn du mit der Maus über die Zeile fährst.

Der TimerLink zu diesem Abschnitt kopieren

• Ein laufender Timer läuft weiter, wenn du zu einer anderen Seite gehst. Er erscheint dann als kleine Karte unten rechts, mit Schaltflächen zum Pausieren (Pausieren), Fortsetzen (Fortsetzen), Zwischenstand und Beenden (Beenden). Klicke auf den Namen der Aufgabe, um zurückzukehren
• Mit Zwischenstand speicherst du den Abschnitt bis jetzt, mit einer kurzen Notiz dazu, woran du gearbeitet hast, und der Timer läuft danach weiter
• Du kannst nur bei einer Aufgabe gleichzeitig Zeit erfassen. Solange dein Timer läuft, ist Starten bei anderen Aufgaben ausgegraut
• Benutzt du zehn Minuten lang weder Maus noch Tastatur, pausiert der Timer zum letzten Zeitpunkt, an dem du aktiv warst
• Kolleginnen und Kollegen sehen im Fenster der Aufgabe, dass du arbeitest (Läuft) oder pausierst (Pausiert). Diese Zeit zählt erst zur Gesamtzeit, sobald sie gespeichert ist

Kommentare und AktivitätLink zu diesem Abschnitt kopieren

Unten im Fenster steht der Bereich Kommentare. Mit Kommentar hinzufügen schreibst du einen Kommentar. Du kannst Kolleginnen und Kollegen in einem Kommentar erwähnen, damit sie eine Benachrichtigung bekommen. Darunter steht die Aktivität: eine Zeitleiste mit dem Erstellen und den Änderungen, bei einer Änderung mit dem Stand davor und danach.

Das Menü der AufgabeLink zu diesem Abschnitt kopieren

Oben rechts im Fenster steht ein Menü mit drei Punkten.

• Blockierende Aufgabe hinzufügen und Blockierte Aufgabe hinzufügen legen eine Abhängigkeit fest
• Drucken hat drei Möglichkeiten. Drucken (A4) öffnet den Druckdialog deines Browsers mit einer PDF der Aufgabe. An A4-Drucker senden und An Thermodrucker senden (POS) schicken die Aufgabe an deinen Drucker, zum Beispiel einen Bondrucker. Diese beiden kannst du nur wählen, wenn deine Organisation einen Connector mit Drucker hat, siehe Drucker
• Link kopieren kopiert einen Link, der die Aufgabe direkt öffnet. Wer den Link öffnet, muss die Aufgabe sehen dürfen
• Löschen steht ganz unten, siehe Eine Aufgabe löschen

Der Ausdruck zeigt Name, Status, Priorität, Fälligkeit und Beschreibung, und unter Verknüpfte Elemente die Kunden, Rechnungen, Reservierungen, Parzellen und Zähler, an denen die Aufgabe hängt. Hat die Aufgabe Blockaden, stehen auch die Aufgaben dabei, die sie blockieren, und die Aufgaben, die sie selbst blockiert. Eine Gruppe ohne Elemente wird weggelassen.

Aufgaben mit AuswahlschaltflächenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Manche Aufgaben, zum Beispiel aus einer Automatisierung mit dem Schritt Um eine Entscheidung bitten, verlangen eine Entscheidung. Statt eines Häkchens stehen Schaltflächen an der Aufgabe, darüber Wähle eine Aktion, um diese Aufgabe abzuschließen. Du klickst auf eine Schaltfläche, und die Aufgabe ist abgeschlossen.

• Verlangt die Auswahl eine Begründung, öffnet Tillor zuerst ein Fenster mit Warum diese Wahl?, in dem du eine Notiz eingibst
• Verlangt die Auswahl eine Bestätigung, zeigt Tillor zuerst ein Fenster. Eine getroffene Auswahl kannst du von der Aufgabe aus nicht mehr rückgängig machen
• Danach steht an der Aufgabe, welche Auswahl getroffen wurde und von wem
• Wählen kann, wer der Aufgabe zugewiesen ist, und ein Administrator. Ist niemand zugewiesen, kann jeder wählen, der die Aufgabe sieht

So hängen Aufgabe und Automatisierung zusammen:

Eine Aufgabe, die von einer Automatisierung erstellt wurde und nur vom Flow abgeschlossen werden kann, zeigt statt eines Häkchens den Text Wird von der Automatisierung abgeschlossen. Du kannst sie dann nicht abschließen, und im Menü gibt es kein Löschen.

Status schnell ändern und abhakenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Ohne das Fenster zu öffnen kannst du:

• Das Kästchen links vom Aufgabennamen abhaken, um die Aufgabe auf Abgeschlossen zu setzen. Entfernst du den Haken, geht sie zurück auf In Bearbeitung
• Auf der Aufgabenkarte auf die drei Punkte klicken, oder mit der rechten Maustaste auf die Karte, für ein Schnellmenü mit Bearbeiten, Status, Priorität, Erinnerung, Fälligkeitsdatum, Labels, Ansichten und Löschen. Labels erscheint nur, wenn es Labels gibt, und Ansichten nur, wenn es Listen gibt, zu denen du selbst Aufgaben hinzufügst

Eine Aufgabe löschenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Wähle Löschen im Schnellmenü der Aufgabe oder im Menü mit den drei Punkten im Aufgabenfenster und bestätige. Das lässt sich nicht rückgängig machen, und eventuelle Unteraufgaben verschwinden mit. Das Löschen wird im Aktivitätenprotokoll festgehalten.

Bei einer Aufgabe, die nur eine Automatisierung abschließen darf, steht Löschen nicht im Menü. Wird eine solche Aufgabe doch auf anderem Weg gelöscht, schlägt die Automatisierung fehl, die auf den Abschluss wartete.

Was passiert danach?Link zu diesem Abschnitt kopieren

• Änderungen an einer bestehenden Aufgabe sind sofort gespeichert. Nur die Beschreibung speicherst du selbst mit Speichern.
• Weist du die Aufgabe zu, bekommt dieser Kollege (oder die Mitglieder der Gruppe) eine Benachrichtigung. Siehe Benachrichtigungen.
• Setzt du die Aufgabe auf Abgeschlossen, werden offene Unteraufgaben ebenfalls abgeschlossen, und die zugewiesenen Kolleginnen und Kollegen sowie die erstellende Person bekommen eine Benachrichtigung, außer du selbst. Die Aufgabe rutscht in einer manuell sortierten Liste nach unten.
• Eine Erinnerung oder Fälligkeit löst eine Benachrichtigung aus, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.
• Eine Aufgabe, die von einer Automatisierung erstellt wurde, kann selbst auch eine Automatisierung starten, zum Beispiel bei einer Statusänderung oder wenn jemand eine Auswahlschaltfläche wählt.
• Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Das Löschen steht im Aktivitätenprotokoll.

Probleme?Link zu diesem Abschnitt kopieren

Siehe auchLink zu diesem Abschnitt kopieren