Private Aufgaben
So bestimmen die Ansichten, in denen eine Aufgabe steht, wer sie sehen darf
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Eine Aufgabe ist privat, wenn sie nur in persönlichen Ansichten steht. Du musst dafür nichts einstellen: Die Ansichten, in denen eine Aufgabe steht, bestimmen, wer sie sieht.
Die Regeln
| Wo steht die Aufgabe | Wer sieht sie |
|---|---|
| In keiner Ansicht | Alle Benutzer der Organisation |
| In mindestens einer Ansicht, die Öffentlich ist | Alle Benutzer der Organisation |
| Nur in persönlichen Ansichten (Nur Sie oder Geteilt) | Die Person, die die Aufgabe erstellt hat, die zugewiesenen Kolleginnen, Kollegen und Gruppen sowie die Eigentümerin oder der Eigentümer und die gewählten Personen und Gruppen dieser Ansichten |
Unteraufgaben folgen ihrer übergeordneten Aufgabe. Eine Aufgabe, die du nicht sehen darfst, erscheint nirgends: nicht in Listen, Suchergebnissen, Filtern, im Dashboard, bei einem Kunden, im Kalender oder in Benachrichtigungen, und du kannst sie auch nicht über einen Link öffnen.
Beispiel
Jan erstellt die persönliche Ansicht Meine Ideen mit der Sichtbarkeit Nur Sie. Er fügt die Aufgabe Angebot für neue Schranke anfragen zu dieser Liste hinzu.
- Nur Jan sieht die Aufgabe. Seine Kolleginnen und Kollegen sehen sie nirgends
- Jan weist die Aufgabe Piet zu. Jetzt sieht Piet die Aufgabe auch, obwohl er die Ansicht von Jan nie gesehen hat
- Jan teilt Meine Ideen mit Els (Geteilt). Jetzt sieht Els die Aufgabe auch
- Jan fügt die Aufgabe der Ansicht Wartung hinzu, die Öffentlich ist. Ab jetzt sieht das ganze Team die Aufgabe
- Nimmt Jan die Aufgabe wieder aus Wartung heraus und steht sie sonst in keiner öffentlichen Ansicht, ist sie wieder privat
Hätte Jan die Aufgabe in keine Ansicht gestellt, hätten alle sie gesehen.
Wer die Sichtbarkeit einer Ansicht bestimmt
Nur die Eigentümerin oder der Eigentümer einer persönlichen Ansicht kann ändern, mit wem die Ansicht geteilt ist, oder sie Öffentlich machen. Eine Kollegin oder ein Kollege, mit der oder dem du die Ansicht teilst, kann Aufgaben in der Ansicht bearbeiten, aber weder die Sichtbarkeit ändern noch die Ansicht löschen. Siehe Ansichten.
Eine private Aufgabe zu einer öffentlichen Ansicht hinzuzufügen macht sie für alle sichtbar. Tillor bittet dich, das zuerst mit Diese Aufgabe öffentlich machen? zu bestätigen. Du kannst dann Privat lassen oder Öffentlich machen wählen. Dieselbe Frage erscheint, wenn du die Aufgabe aus ihrer letzten öffentlichen Ansicht herausnimmst. Machst du eine persönliche Ansicht, die Aufgaben enthält, Öffentlich, werden diese Aufgaben ohne gesonderte Frage für alle sichtbar.
Tipps
- Möchtest du eine private Aufgabe übergeben, weise sie einer Kollegin oder einem Kollegen zu oder teile die Ansicht mit dieser Person
- Eine Aufgabe zählt als „in einer Ansicht“, sobald du sie zu einer Liste hinzufügst oder in eine eigene Spalte der Ansicht setzt. Sie nur über einen Filter anzuzeigen sorgt nicht dafür, dass sie in der Ansicht steht
- Benachrichtigungen über eine private Aufgabe, etwa zu einem Fälligkeitsdatum, gehen nur an Personen, die die Aufgabe sehen dürfen