Identitätsscans
Kunden schnell aus einem Ausweisscan anlegen, mit Aufbewahrungsfrist und Verantwortlichkeiten
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Mit einem Ausweisleser scannst du Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine, Visa und Aufenthaltsdokumente. Tillor erkennt den Dokumenttyp, liest die Daten aus und legt damit schnell einen Kunden an, ohne dass du alles abtippst. Der Leser sendet den Scan über den Tillor-Connector in deinem lokalen Netzwerk an deine Organisation. Wie du danach einen Kunden anlegst, steht unter Kunden aus einem Scan anlegen.
Gut zu wissen
- Einen Scan ohne zugeordneten Kunden löscht Tillor automatisch nach 7 Tagen, zusammen mit den zugehörigen Dateien.
- Ein zugeordneter Scan bleibt gespeichert, bis du ihn trennst oder löschst. Die Aufbewahrungsfrist bestimmst du.
- Einen Kunden auf Basis eines Scans anzulegen erfordert mindestens einen Vornamen im Scan.
- Gibt es schon einen Kunden mit derselben Nationalregisternummer, ordnest du den Scan diesem Kunden zu, statt einen doppelten anzulegen.
- Scandateien werden verschlüsselt gespeichert. Auf den Seitenbildern steht ein Wasserzeichen Not valid as ID. Das Porträt bleibt ohne Wasserzeichen.
- Der Connector lauscht standardmäßig auf Port 8765.
Wie hängt das zusammen?
Ein Scan beginnt als ausstehender Scan. Ordnest du ihn einem Kunden oder Kontakt zu, bleibt er bei diesem Kunden gespeichert.
Kunden aus einem Scan anlegen
Bevor du beginnst:
- Der Scan muss in Tillor als ausstehender Scan stehen. Steht er nicht dort, siehe Probleme am Ende.
- Der Scan braucht einen Vornamen.
Öffne die Kundenliste
Gehe zu KundenÜbersicht und klicke auf Neuen Kunden anlegen. Solange es ausstehende Scans gibt, zeigt die Schaltfläche ein Menü: Wähle Manuell oder einen Scan aus der Liste.
Prüfe den Scan
Nach der Wahl eines Scans öffnet sich eine Bestätigung mit einer Vorschau des Dokuments und den Daten aus der maschinenlesbaren Zone. Klicke auf Kunden anlegen.
Derselbe Weg funktioniert über Reservierung starten (Neuer Kunde…) und über das Feld unten rechts mit Kunden auf Basis dieses Scans anlegen.
Was passiert danach?
- Tillor legt den Kunden an, ordnet den Scan zu und füllt, wo möglich, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse und weitere Felder aus.
- Du landest im neuen Kundenprofil.
- Der Scan steht nicht mehr in der Warteschlange und bleibt beim Kunden gespeichert.
- Die Zuordnung steht auf dem Tab Ereignisse des Kunden.
Einem bestehenden Kunden oder Kontakt zuordnen
Neben einem neuen Kunden kannst du einen Scan auch einem bestehenden Kunden oder Kontakt zuordnen.
Im Kundenprofil erscheint eine gestrichelte Karte Ausstehenden Identitätsscan zuordnen, solange es passende ausstehende Scans gibt. Wähle einen Scan mit Scan wählen… und klicke auf Diesem Kunden zuordnen.
Nach dem Zuordnen ergänzt Tillor die Daten des Kunden oder Kontakts, wo möglich. Als Vorname übernimmt Tillor nur den ersten Vornamensteil, zum Beispiel Andy aus Andy Adhemar R. Auf dem Scan bleiben alle Vornamen sichtbar.
Einen Scan trennen, exportieren oder löschen
Bei einem zugeordneten Scan gibt es die Aktionen Herunterladen, PDF exportieren, Scan entkoppeln und Scan löschen. Löschen entfernt den Scan und alle verschlüsselten Dateien dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Aufbewahrungsfrist und deine Verantwortung
7 Tage für ausstehende Scans
Scans, die noch keinem Kunden zugeordnet sind, löscht Tillor automatisch nach 7 Tagen (den Scan und die zugehörigen Dateien). Ordne ausstehende Scans rechtzeitig zu oder verarbeite sie über Neuen Kunden anlegen, das Feld unten rechts oder die gestrichelte Karte in einem Kundenprofil.
Für zugeordnete Scans gilt eine andere Regel: Sie bleiben gespeichert, bis deine Organisation sie trennt oder löscht. Du bestimmst, ob, wann und auf welcher Rechtsgrundlage Ausweisdokumente gescannt werden und wie lange zugeordnete Scans nötig sind. Tillor verarbeitet die Scans als Auftragsverarbeiter nach deiner Weisung. Die Einhaltung des Datenschutzrechts, die Aufbewahrungsfristen für zugeordnete Scans und das rechtzeitige Löschen, wenn die Speicherung nicht mehr nötig ist, liegen in deiner Verantwortung als Verantwortlicher.
Probleme?
Begriffe
- Identitätsscan: die gelesenen Daten und Bilder eines Ausweisdokuments.
- Ausstehender Scan: ein Scan, der noch keinem Kunden zugeordnet ist und nach 7 Tagen verschwindet.
- Maschinenlesbare Zone (MRZ): die Zeilen mit Buchstaben und Ziffern am unteren Rand des Dokuments, die der Leser ausliest.
- Connector: das Kästchen in deinem lokalen Netzwerk, das Scans an Tillor weiterleitet. Siehe Connector.
- Kunde: der Datensatz in Tillor. Siehe Kunde.