Aufgaben
Lege Aufgaben an, suche sie und aktualisiere Status, Priorität oder Zuweisung.
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Mit diesen Schritten lässt eine Automatisierung Aufgaben anlegen und aktualisieren, damit ein Kollege etwas übernimmt. Sie stehen in der Gruppe Aufgaben. Wie die Ausgänge funktionieren, liest du unter Ausgänge einer Aktion.
Wie hängt das zusammen?
Eine Aufgabe einer Automatisierung ist eine normale Aufgabe: Du findest sie auf der Aufgabenseite, in den Ansichten, in die sie passt, und beim Kunden oder Datensatz, an dem sie hängt.
Mehr darüber, was Kollegen sehen und tun, steht unter Aufgaben und Aufgaben mit Auswahlschaltflächen.
Aufgabe erstellen
Legt eine Aufgabe im Aufgabensystem an. Die Aufgabe steht im Namen von Workflow.
| Feld | Was du einträgst |
|---|---|
| Titel | Der Name der Aufgabe. Pflichtfeld |
| Beschreibung | Eine Erläuterung zur Aufgabe |
| Zuweisen an | Wähle einen oder mehrere Kollegen. Klicke auf einen Namen, um ihn ein- oder auszuschalten |
| Gruppen zuweisen | Wähle eine oder mehrere Gruppen. Die Aufgabe gilt dann für alle, die zu diesem Zeitpunkt in der Gruppe sind |
| Labels | Wähle ein oder mehrere Labels |
| Auch der Person zuweisen, die das Ereignis ausgelöst hat | Weist die Aufgabe auch dem Kollegen zu, der das Ereignis ausgelöst hat, zum Beispiel wer die Belegung beendet hat. Hat das System das Ereignis ausgelöst, wird niemand hinzugefügt |
| Priorität | Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend. Standard ist Mittel |
| Zum Board hinzufügen | Wähle ein Board, auf dem die Aufgabe erscheint, oder lass das Feld leer |
| Spalte | Wähle eine Spalte des Boards darüber. Die Liste zeigt die Spalten als [Board] · [Spalte] |
| Unteraufgaben | Eine Unteraufgabe pro Zeile, oder genau eine Variable mit einer Liste, etwa {result} aus Code ausführen |
| Fällig nach | Wie viele Minuten, Stunden, Tage oder Wochen nach Ausführung des Schritts die Frist liegt. Bei 0 bekommt die Aufgabe keine Frist. Standard ist 1 Tag |
| Mit Datensätzen verknüpfen | Verknüpft die Aufgabe mit den Datensätzen darunter und mit deren Kunde, Parzelle, Rechnung, Reservierung oder Zähler. Standardmäßig eingeschaltet |
| Verknüpfen mit | Erscheint, wenn Mit Datensätzen verknüpfen eingeschaltet ist. Wähle, bei welchen Datensätzen die Aufgabe erscheint. Vorab ist alles angehakt, was der Schritt kennt: die Datensätze des Auslösers und das, was ein früherer Suchschritt gefunden hat |
| Nur der Ablauf kann sie abschließen | Kollegen können die Aufgabe nicht abschließen oder löschen. Setze weiter hinten einen Schritt Aufgabe löschen oder Aufgabenstatus setzen ein, um sie abzuschließen |
Beachte Folgendes:
- Wählst du niemanden bei Zuweisen an oder Gruppen zuweisen und lässt Auch der Person zuweisen, die das Ereignis ausgelöst hat aus, hat die Aufgabe keinen zugewiesenen Kollegen. Workflow wird nie selbst zugewiesen
- Unteraufgaben haben denselben Titel, den du einträgst, keinen zugewiesenen Kollegen und keine Frist. Leere Zeilen werden übersprungen. Du darfst Variablen in den Zeilen verwenden
- Bei Verknüpfen mit geht es um Kunden, Parzellen, Rechnungen, Reservierungen und Zähler. Bei einer Belegung, die endet, wird die Aufgabe also standardmäßig mit der Parzelle, dem Kunden und der Reservierung verknüpft. Nimmst du einen Datensatz aus der Liste, bleibt die Aufgabe davon unberührt. Datensätze, die später zum Ablauf hinzukommen, fügt Tillor nicht von selbst hinzu, sobald du die Liste selbst angepasst hast. Wählst du wieder alles aus, folgt der Schritt erneut allen verfügbaren Datensätzen
- Steht eine Aufgabe nur auf einem persönlichen Board, sehen sie nur die Beteiligten. Siehe Private Aufgaben
Für spätere Schritte liefert die Aktion {createdTask.id} und {createdTask.name}. Damit kannst du danach zum Beispiel den Status setzen.
Willst du keine zweite Aufgabe, wenn es für dieselbe Parzelle oder denselben Kunden schon eine offene Aufgabe gibt, setze zuerst einen Schritt Aufgabe suchen ein und lege die Aufgabe nur über Nicht gefunden an. Das Beispiel Mietwohnwagen nach Abreise prüfen macht das so.
Schaltest du Nur der Ablauf kann sie abschließen ein, steht auf der Aufgabe Wird von der Automatisierung abgeschlossen. Kollegen können sie nicht abschließen oder löschen.
Aufgabe löschen
Löscht eine Aufgabe, zum Beispiel die Aufgabe, die dieser Ablauf angelegt hat, sobald sie nicht mehr gebraucht wird.
| Feld | Was du einträgst |
|---|---|
| Aufgabe | Die Id der Aufgabe. Standard ist {createdTask.id}. Pflichtfeld |
Eine Aufgabe, die schon weg ist, wird übersprungen. Der Ablauf geht dann einfach weiter.
Aufgabenstatus setzen
Ändert den Status einer bestehenden Aufgabe, zum Beispiel um sie abzuschließen.
| Feld | Was du einträgst |
|---|---|
| Aufgabe | Die Id der Aufgabe. Standard ist {task.id}. Pflichtfeld |
| Status | Ausstehend, In Bearbeitung, Wartet auf Antwort oder Abgeschlossen. Standard ist Abgeschlossen |
{task.id} funktioniert, wenn die Automatisierung auf einem Aufgabenereignis startet, etwa task:created. Nach einem Schritt Aufgabe erstellen nutzt du {createdTask.id}. Die Aktion liefert {updatedTask.id} und {updatedTask.status}.
Aufgabe suchen
Sucht eine bestehende Aufgabe nach Titel. Der Schritt hat zwei Ausgänge: Gefunden und Nicht gefunden. So kannst du eine Aufgabe aktualisieren, wenn sie schon existiert, und sonst eine neue anlegen.
| Feld | Was du einträgst |
|---|---|
| Titel | Der Titel, den die Aufgabe genau haben muss, zum Beispiel Nalopen {occupation.terrain.name}. Variablen werden zuerst eingetragen. Pflichtfeld |
| Mit den Datensätzen des Ereignisses verknüpft | Nur Aufgaben, die mit mindestens einem derselben Datensätze verknüpft sind, etwa der Parzelle oder dem Kunden. Standardmäßig eingeschaltet |
| Nur nicht abgeschlossene Aufgaben | Überspringt abgeschlossene Aufgaben. Standardmäßig eingeschaltet |
| Unteraufgaben überspringen | Sucht nur Hauptaufgaben. Standardmäßig eingeschaltet |
Passen mehrere Aufgaben, nimmt der Schritt die neueste. Ist Mit den Datensätzen des Ereignisses verknüpft eingeschaltet, hat das Ereignis aber keinen Kunden, keine Parzelle, keine Rechnung, keine Reservierung und keinen Zähler, geht der Ablauf über Nicht gefunden.
Über Gefunden können spätere Schritte {foundTask.id}, {foundTask.name}, {foundTask.priority} und {foundTask.status} verwenden.
Aufgabenpriorität festlegen
Ändert die Priorität einer bestehenden Aufgabe.
| Feld | Was du einträgst |
|---|---|
| Aufgabe | Die Id der Aufgabe. Standard ist {foundTask.id}. Pflichtfeld |
| Änderung | Eine Stufe höher (Standard), Eine Stufe niedriger oder Auf eine feste Priorität |
| Priorität | Nur bei Auf eine feste Priorität: Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend |
| Erhöhen bis | Nur bei Eine Stufe höher: die höchste Priorität, die der Schritt vergeben darf. Standard ist Hoch. Eine Aufgabe, die schon so hoch oder höher steht, bleibt, wie sie ist |
Die Reihenfolge ist Niedrig, Mittel, Hoch, Dringend. Eine Stufe niedriger hört bei Niedrig auf. Ändert sich nichts, ist der Schritt trotzdem erfolgreich, ohne die Aufgabe zu ändern. Die Aktion liefert {updatedTask.id} und {updatedTask.priority}.
Aufgabe aktualisieren
Passt eine bestehende Aufgabe an. Felder, die du leer lässt, bleiben, wie sie sind.
| Feld | Was du einträgst |
|---|---|
| Aufgabe | Die Id der Aufgabe. Standard ist {foundTask.id}. Pflichtfeld |
| Neuer Titel | Der neue Name der Aufgabe. Leer lässt den Titel, wie er ist |
| Zugewiesen | Wähle einen oder mehrere Kollegen |
| Gruppen | Wähle eine oder mehrere Gruppen |
| Auch der Person zuweisen, die das Ereignis ausgelöst hat | Fügt auch den Kollegen hinzu, der das Ereignis ausgelöst hat. Hat das System das Ereignis ausgelöst, wird niemand hinzugefügt |
| Zuweisung | Zu den aktuellen hinzufügen (Standard) oder Die aktuellen ersetzen |
| Labels hinzufügen | Wähle ein oder mehrere Labels. Sie kommen dazu, bestehende Labels bleiben |
| Fällig nach | Setzt die Frist auf diese Anzahl Minuten, Stunden, Tage oder Wochen nach Ausführung des Schritts. Bei 0 bleibt die Frist, wie sie ist |
Beachte Folgendes:
- Wählst du Die aktuellen ersetzen und gibst niemanden an, ist der Aufgabe danach niemand mehr zugewiesen
- Existiert die Aufgabe nicht mehr, schlägt der Schritt fehl
- Die Aktion liefert
{updatedTask.id}