Übersicht
Alles, was eine Automatisierung tun kann, mit allen Feldern pro Aktion
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Aktionen sind die Schritte, die wirklich etwas tun. Du findest sie in der Schrittliste in den Gruppen Aufgaben, Dokumente, Gäste und Nachrichten, Rechnungen und Zahlungen, Zugang und Geräte und Integrationen. Die Schritte in der Gruppe Logik steuern den Ablauf selbst. Die stehen unter Bedingungen, Verzweigungen und Verzögerungen. Alle Aktionen werden vom Workflow-Benutzer deiner Organisation ausgeführt.
| Gruppe | Aktion | Was sie tut |
|---|---|---|
| Aufgaben | Aufgabe erstellen | Legt eine Aufgabe an, eventuell mit Unteraufgaben, auf einem Board und verknüpft mit Kunde, Parzelle oder Rechnung |
| Aufgaben | Aufgabenstatus setzen | Ändert den Status einer bestehenden Aufgabe |
| Aufgaben | Aufgabe suchen | Sucht eine Aufgabe nach Titel und macht über Gefunden oder Nicht gefunden weiter |
| Aufgaben | Aufgabenpriorität festlegen | Erhöht, senkt oder wählt die Priorität einer bestehenden Aufgabe |
| Aufgaben | Aufgabe aktualisieren | Benennt eine Aufgabe um, fügt Personen oder Labels hinzu oder verschiebt die Frist |
| Aufgaben | Aufgabe löschen | Löscht eine Aufgabe, zum Beispiel die Aufgabe, die dieser Ablauf angelegt hat |
| Dokumente | Dokument suchen | Sucht das neueste Dokument eines Kunden und macht über Gefunden oder Nicht gefunden weiter |
| Dokumente | Dokument aktualisieren | Ändert den Typ eines Dokuments oder archiviert bzw. stellt es wieder her |
| Gäste und Nachrichten | Nachricht an Gast | Sendet einen eigenen Text per E-Mail, SMS oder WhatsApp an einen Kunden |
| Gäste und Nachrichten | Kollegen benachrichtigen | Sendet Kollegen eine Push-Benachrichtigung oder E-Mail |
| Gäste und Nachrichten | Kommentar hinzufügen | Setzt einen Kommentar bei den Datensätzen des Ereignisses oder bei einer Aufgabe |
| Gäste und Nachrichten | Im Posteingang antworten | Sendet eine Antwort in einem Inbox-Gespräch |
| Gäste und Nachrichten | Gespräch taggen oder archivieren | Fügt einem Inbox-Gespräch Tags hinzu oder archiviert es |
| Gäste und Nachrichten | Kunde aktualisieren | Ändert den Status eines Kunden oder fügt eine Notiz hinzu |
| Gäste und Nachrichten | Einchecken, auschecken oder stornieren | Setzt eine Reservierung in ihren nächsten Status |
| Rechnungen und Zahlungen | Zahlungserinnerung senden | Sendet die Zahlungserinnerung einer Rechnung an den Kunden |
| Rechnungen und Zahlungen | Banktransaktionen synchronisieren | Holt neue Banktransaktionen ab, bevor der Ablauf weitergeht |
| Rechnungen und Zahlungen | Automatische Mahnungen für Kunden deaktivieren | Überspringt alle Rechnungen eines Kunden in automatischen Mahnungen |
| Rechnungen und Zahlungen | Automatische Mahnungen für Rechnung deaktivieren | Nimmt eine einzelne Rechnung aus den automatischen Erinnerungsabläufen |
| Rechnungen und Zahlungen | Rechnung senden | Sendet eine Rechnung an den Kunden |
| Rechnungen und Zahlungen | Rechnung buchen | Bucht eine Entwurfsrechnung |
| Rechnungen und Zahlungen | Rechnung drucken | Druckt eine Rechnung oder zeigt sie auf einem Tablet an |
| Rechnungen und Zahlungen | Zahlungslink erstellen | Erstellt einen Online-Zahlungslink für das, was noch offen ist |
| Rechnungen und Zahlungen | SEPA-Mandat anfordern | Bittet einen Kunden, ein Mandat zu unterschreiben, oder sendet eine Erinnerung |
| Rechnungen und Zahlungen | Per Lastschrift einziehen | Zieht mit dem aktiven Mandat des Kunden ein, was offen ist |
| Rechnungen und Zahlungen | Verbrauch abrechnen | Rechnet den offenen Zählerverbrauch eines Kunden ab |
| Rechnungen und Zahlungen | Verlängerungsrechnung entwerfen | Erstellt eine Entwurfsrechnung, die eine Belegung verlängert |
| Zugang und Geräte | Zugangsmethode erstellen | Gibt einem Kunden Zugang per QR-Code, Kennzeichen, PIN-Code oder NFC |
| Zugang und Geräte | Zugang aktualisieren | Sperrt, entsperrt oder verlängert Zugangsmittel |
| Zugang und Geräte | QR-Code senden oder drucken | Sendet einen QR-Zugangscode an den Kunden oder druckt ihn |
| Zugang und Geräte | Schranke öffnen oder schließen | Öffnet oder schließt eine Schranke oder ein Tor |
| Zugang und Geräte | Strom schalten | Schaltet den Strom eines Smart-Zählers an oder aus |
| Zugang und Geräte | NFC-Tags aktualisieren | Sperrt, entsperrt oder lädt NFC-Tags eines Kunden auf |
| Zugang und Geräte | Tablet oder Kiosk steuern | Weckt ein Tablet oder einen Kiosk, versetzt ihn in den Ruhemodus oder lädt ihn neu |
| Zugang und Geräte | Diashow setzen | Setzt Fotos auf Tablets und Kioske, aus einer Liste oder einer früheren Anfrage |
| Integrationen | Webhook senden | Liefert eine eigene Nachricht an einen deiner Webhook-Endpunkte |
| Integrationen | API-Anfrage | Ruft die Tillor API oder eine andere Website auf |
In allen Textfeldern kannst du Variablen verwenden, wie {invoice.displayId}. Oben rechts an jedem Feld steht eine Schaltfläche Variable, um eine einzufügen. Felder, in denen ein Kunde, eine Rechnung oder ein anderer Datensatz verlangt wird, erwarten die interne ID dieses Datensatzes, wie {invoice.id}. Eine Rechnungsnummer oder ein Name funktioniert also nicht.
Ausgänge einer Aktion
Unter einem Schritt stehen ein oder mehrere Ausgänge. Du verbindest jeden Ausgang mit einem Folgeschritt. Lässt du einen Ausgang unverbunden, endet die Ausführung dort.
| Ausgang | Bei welchen Aktionen | Wann |
|---|---|---|
| Weiter | Die meisten Aktionen | Der Schritt ist gelungen |
| Fertig und Übersprungen | Aktionen, die manchmal nichts zu tun haben | Fertig, wenn der Schritt seine Arbeit getan hat. Übersprungen, wenn nichts zu tun war, zum Beispiel weil die Rechnung schon gebucht war. Das ist kein Fehler |
| Gefunden und Nicht gefunden | Aufgabe suchen | Ob die Aufgabe existiert |
| Gefunden und Nicht gefunden | Dokument suchen | Ob der Kunde so ein Dokument hat |
| Erfolgreich und Fehlgeschlagen | Webhook senden und API-Anfrage | Ob die Gegenseite die Nachricht angenommen hat |
Fertig und Übersprungen gibt es bei Nachricht an Gast, Einchecken, auschecken oder stornieren, Rechnung buchen, Zahlungslink erstellen, SEPA-Mandat anfordern, Per Lastschrift einziehen und Verbrauch abrechnen. Bei jeder dieser Aktionen steht unter der Aktion, wann ein Schritt übersprungen wird.
Fortfahren, wenn dieser Schritt fehlschlägt
Geht bei einer Aktion etwas schief, stoppt die Ausführung normalerweise mit dem Status Fehlgeschlagen. Willst du selbst bestimmen, was dann passiert, schalte unten in den Einstellungen des Schritts Fortfahren, wenn dieser Schritt fehlschlägt ein. Das geht bei jeder Aktion außer Webhook senden und API-Anfrage, die schon einen eigenen Ausgang Fehlgeschlagen haben.
Der Schritt erhält dann einen zusätzlichen Ausgang Fehler. Schlägt die Aktion fehl, geht der Ablauf über Fehler weiter, statt zu stoppen. Spätere Schritte können diese Variablen verwenden:
| Variable | Inhalt |
|---|---|
{error.message} | Die Fehlermeldung. Sie kann auf Englisch sein |
{error.step} | Der Name des Schritts, der fehlgeschlagen ist, so wie du ihn bei Schrittname eingegeben hast |
Ein paar Dinge, die du wissen solltest:
- Ist die Aktion gelungen oder übersprungen, ändert sich nichts und Fehler wird nicht verwendet
- Lässt du Fehler unverbunden, endet die Ausführung dort ohne weitere Schritte. Die Ausführung erhält dann den Status Abgeschlossen, aber der Schritt selbst steht auf dem Tab Ausführungen mit seiner Fehlermeldung
- Ein zweiter fehlgeschlagener Schritt im selben Ablauf ersetzt
{error.message}und{error.step}des ersten
Ein Beispiel: Lass Nachricht an Gast weitermachen, wenn er fehlschlägt, und lege über Fehler eine Aufgabe an, mit {error.message} in der Beschreibung. So übernimmt ein Kollege das Gespräch mit dem Gast selbst.
Wenn ein Schritt fehlschlägt
Ein Fehlschlag kann auf drei Arten verlaufen.
- Ein Ausgang Fehlgeschlagen. Das passiert bei Webhook senden und API-Anfrage, wenn die Gegenseite einen Fehler zurückgibt. Der Ablauf geht über den Ausgang Fehlgeschlagen weiter. Verbinde ihn mit einem Folgeschritt, wie einer Aufgabe für einen Kollegen. Lässt du den Ausgang unverbunden, endet die Ausführung dort einfach
- Ein Ausgang Fehler. Schaltest du bei einer anderen Aktion Fortfahren, wenn dieser Schritt fehlschlägt ein, erhält der Schritt einen Ausgang Fehler und du kannst mit
{error.message}den Grund verwenden. Siehe Fortfahren, wenn dieser Schritt fehlschlägt - Der Schritt stoppt die Ausführung. Fehlt nach dem Einsetzen der Variablen ein Wert, kann eine Rechnung nicht gesendet werden, existiert ein Endpunkt nicht mehr oder ist das JSON ungültig, erhält die Ausführung den Status Fehlgeschlagen. Die Schritte danach werden nicht ausgeführt und Tillor versucht den Schritt nicht erneut. Das passiert nur, wenn du Fortfahren, wenn dieser Schritt fehlschlägt nicht eingeschaltet hast
Die Fehlermeldung steht beim Schritt auf dem Tab Ausführungen. Diese Meldungen können auf Englisch sein.
Fehlschläge nicht übersehen
Willst du, dass ein Fehlschlag nie unbemerkt bleibt? Verbinde den Ausgang Fehlgeschlagen einer API-Anfrage oder von Webhook senden, oder den Ausgang Fehler einer anderen Aktion, mit einem Schritt Aufgabe erstellen. So kann ein Kollege es übernehmen.