Wer führt eine Automatisierung aus?
Warum Aufgaben und Kommentare einer Automatisierung unter dem Namen eines festen Systembenutzers stehen
Zuletzt aktualisiert am
Eine Automatisierung arbeitet nicht unter deinem Namen. Alle Schritte werden von einem festen Benutzer deiner Organisation ausgeführt, der Workflow heißt.
Was du davon merkst
- Eine Aufgabe, die eine Automatisierung anlegt, steht auf den Namen Workflow
- Ein Kommentar, den eine Automatisierung über eine API-Anfrage hinzufügt, steht ebenfalls auf den Namen Workflow
- Im Editor steht im Bereich rechts, solange du keinen Schritt ausgewählt hast, der Hinweis, dass Schritte als Workflow-Benutzer deiner Organisation ausgeführt werden, nie als du selbst
So ist immer klar, was ein Kollege getan hat und was eine Automatisierung getan hat. Dein Name steht nie bei etwas, das du nicht selbst getan hast.
Was Workflow ist
- Ein Systembenutzer, kein Kollege. Du kannst dich nicht damit anmelden, und er hat kein E-Mail-Postfach
- Es gibt einen pro Organisation. Er existiert nur innerhalb deiner Organisation und kann sonst nirgends etwas tun
- Er hat alle Rechte innerhalb deiner Organisation, wie ein Administrator. Das ist auch der Grund, warum nur Administratoren Automatisierungen erstellen und ändern können
- Er ist kein Mitglied der Organisation, so wie es ein Kollege ist
Eine Automatisierung kann viel
Weil Workflow alles darf, kann eine Automatisierung auch alles tun, was die Tillor-API erlaubt. Eine API-Anfrage kann also zum Beispiel Daten ändern oder löschen. Halte deine Flows deshalb klein und teste sie gut.
Was Workflow nicht darf
Eine Automatisierung kann keine Automatisierungen anlegen, ändern, aktivieren oder löschen und kann ihre Ausführungen nicht ansehen. Eine API-Anfrage dafür wird abgelehnt. So kann ein Flow sich selbst oder einen anderen Flow nicht verändern.
Ereignis, das von Workflow ausgelöst wurde
Was Workflow tut, löst ganz normale Ereignisse aus, zum Beispiel eine neue Aufgabe. In der Zeitleiste und in Webhooks steht dann Workflow als Auslöser. Solche Ereignisse starten keine Automatisierungen: Ein Flow kann sich selbst oder einen anderen Flow also nicht starten. Eine Ausführung, die mit Auf ein Ereignis warten wartet, läuft dagegen weiter: Das kann keinen neuen Flow starten, also auch keine Schleife. Mehr dazu steht unter Häufige Fragen.
Wen du zuweist
Workflow wird nie selbst einer Aufgabe zugewiesen und bekommt nie eine Benachrichtigung von Kollegen benachrichtigen. Möchtest du, dass ein Kollege die Aufgabe übernimmt, wähle bei Zuweisen an einen Kollegen oder setze das Häkchen bei Auch der Person zuweisen, die das Ereignis ausgelöst hat.