Erste Schritte
Die Übersicht, die Vorlagen und der Editor, und wie du eine Automatisierung speicherst und aktivierst
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Auf dieser Seite baust du deine erste Automatisierung und lernst den Editor kennen, den Bildschirm, in dem du Abläufe zeichnest. Du brauchst die Berechtigung Automatisierungen verwalten oder Alle Berechtigungen. Den Hintergrund findest du in der Übersicht.
Die Übersicht
Gehe zu Administrator > Automatisierungen. Du siehst eine Liste mit einer Zeile pro Automatisierung:
- der Name und ein Label wie 2 Probleme, wenn mit dem Ablauf noch etwas nicht stimmt (siehe Probleme und Aktivieren)
- die Beschreibung
- der gewählte Auslöser, die Anzahl der Schritte und wer die Automatisierung erstellt hat (von)
- eine Reihe von Balken mit den letzten Ausführungen, daneben der Zeitpunkt der letzten Ausführung oder Noch nicht ausgeführt. Ein roter Balken ist eine fehlgeschlagene Ausführung
- ein Schalter, um die Automatisierung ein- oder auszuschalten, und ein Menü mit drei Punkten
Oben in der Liste filterst du mit Alle, Aktiviert und Pausiert. Hat eine Automatisierung Probleme, kommt außerdem ein Filter Probleme hinzu. Mit Automatisierungen suchen suchst du nach Name oder Beschreibung.
Klicke auf den Namen, um den Editor zu öffnen. Mit dem Schalter schaltest du eine Automatisierung ein oder aus. Einschalten ist nicht möglich, solange es Probleme gibt. Das Menü Aktionen für Automatisierung hat zwei Auswahlmöglichkeiten:
| Auswahl | Was sie tut |
|---|---|
| Duplizieren | Erstellt eine Kopie mit dem Namen [Name] (Kopie). Die Kopie ist pausiert |
| Löschen | Löscht die Automatisierung und den Ausführungsverlauf. Tillor bittet vorher um Bestätigung |
Ausführungen, die gerade in einer Verzögerung warten, werden beendet, wenn du die Automatisierung löschst.
Eine neue Automatisierung erstellen
Klicke auf Neue Automatisierung. Es öffnet sich eine Galerie mit sechs Startpunkten. Jeden Schritt kannst du nachträglich anpassen.
| Startpunkt | Was er tut |
|---|---|
| Von Grund auf starten | Ein leerer Ablauf mit nur einem Auslöser |
| Parzelle nach Abreise prüfen | Legt eine Kontrollaufgabe für die Parzelle an, wenn eine Belegung endet, mit hoher Priorität und zugewiesen an die Person, die die Belegung beendet hat |
| Unbezahlte Rechnungen nachverfolgen | Wartet bis nach dem Fälligkeitsdatum, sendet eine Zahlungserinnerung und legt eine Woche später eine Aufgabe an, den Kunden anzurufen, wenn die Rechnung noch offen ist |
| Reservierungen an ein anderes System senden | Sendet für jede neue Reservierung eine eigene Payload an deinen Webhook-Endpunkt und legt eine Aufgabe an, wenn die Zustellung fehlschlägt |
| Zähler prüfen, der nicht mehr zählt | Legt eine Aufgabe für die Rezeption an, wenn ein Zähler stehen bleibt, obwohl die Parzelle genutzt wurde, mit Unteraufgaben für die Prüfung vor Ort |
| Die Tillor API aufrufen | Fügt über die Tillor API jeder neuen Aufgabe einen Kommentar hinzu |
Sobald du auswählst, legt Tillor die Automatisierung an und öffnet den Editor. Die Automatisierung ist pausiert, bis du sie aktivierst.
Der Editor
Der Editor füllt den ganzen Bildschirm und hat drei Teile: links die Schrittliste, in der Mitte die Arbeitsfläche und rechts den Bereich. Der Name der Automatisierung steht oben in der Brotkrumennavigation und lässt sich dort direkt ändern.
Bewege den Mauszeiger über die ℹ-Markierungen für eine kurze Erklärung zu jedem Teil.
Schrittliste (links). Suche einen Schritt mit Schritte suchen. Oben steht die Gruppe Hilfsmittel mit Notiz und Rahmen (siehe Notizen und Rahmen). Darunter stehen die Schritte in sechs Gruppen, mit Dokumente dazwischen:
- Logik: der Auslöser Wenn das passiert und Bedingungen, Warten, Nachschlagen und Durchlaufen, wie Wenn / sonst, Verzweigung, Verzögerung, Jetzt geöffnet?, Datensatz nachschlagen, Für jedes und Um eine Entscheidung bitten. Siehe Bedingungen, Verzweigungen und Verzögerungen
- Aufgaben: Aufgaben anlegen, suchen und aktualisieren
- Dokumente: Dokumente suchen und aktualisieren
- Gäste und Nachrichten: Nachrichten an Gäste und Kollegen, Kommentare, die Inbox, Kunden und Reservierungen
- Rechnungen und Zahlungen: Rechnungen, Zahlungslinks, Mandate und Verbrauch
- Zugang und Geräte: Zugangsmittel, Schranken, Strom, NFC-Tags und Tablets
- Integrationen: Webhook senden und API-Anfrage
Was jede Aktion tut, steht unter Aktionen. Ganz unten steht Schritt anfragen, falls dir ein Schritt fehlt.
Arbeitsfläche (Mitte). Hier siehst du den Ablauf. Oben steht der Auslöser, darunter die Schritte mit Linien dazwischen. Unten links zoomst du hinein und heraus.
Bereich (rechts). Oben stehen der Schalter Aktiv, bei Problemen eine Schaltfläche wie 1 Problem, eine Schaltfläche Aufräumen, die die Schritte ordentlich untereinander anordnet (Notizen bleiben, wo sie sind), und eine Schaltfläche Bereich ausblenden. Blendest du den Bereich aus, zeigt Bereich einblenden ihn wieder an. Darunter wählst du einen Tab:
| Tab | Was du dort tust |
|---|---|
| Konfigurieren | Den gewählten Schritt anpassen. Wählst du nichts aus, kannst du eine Beschreibung für die Automatisierung eingeben |
| Testlauf | Den Ablauf ausprobieren, siehe Testen und Ausführungen |
| Ausführungen | Nachsehen, was echte Ausführungen getan haben |
| Verlauf | Frühere gespeicherte Versionen ansehen und wiederherstellen, siehe Frühere Versionen |
Hast du Änderungen gemacht, steht unten im Bereich Nicht gespeicherte Änderungen mit den Schaltflächen Zurücksetzen und Speichern. Zurücksetzen setzt den Ablauf auf die zuletzt gespeicherte Version zurück. Ist der Bereich ausgeblendet, stehen diese Schaltflächen oben rechts auf der Arbeitsfläche.
Solange du keinen Schritt ausgewählt hast, steht unter der Beschreibung, wer die Automatisierung erstellt hat. Fehlgeschlagene Ausführungen werden an diese Person gemailt, höchstens einmal pro Stunde pro Automatisierung.
Auf einem Telefon ist der Bereich zunächst ausgeblendet, damit die Arbeitsfläche den ganzen Bildschirm bekommt. Tippe auf einen Schritt oder auf Bereich einblenden, um ihn zu öffnen.
Schritte hinzufügen und verbinden
Du hast vier Möglichkeiten, einen Schritt hinzuzufügen:
- Klicke links in der Liste auf einen Schritt. Er erscheint in der Mitte der Arbeitsfläche
- Ziehe einen Schritt aus der Liste auf die Arbeitsfläche
- Klicke auf das Plus unter einem Ausgang, der noch nirgendwohin führt (Schritt nach "[Ausgang]" hinzufügen), und wähle einen Schritt. Der neue Schritt wird sofort verbunden
- Ziehe einen Schritt auf eine Linie. Er wird dann zwischen die beiden Schritte gesetzt (Hier einen Schritt einfügen)
Um Schritte miteinander zu verbinden, ziehst du vom Ausgang unter einem Schritt zu einem anderen Schritt. Dabei gilt:
- Jeder Ausgang führt zu einem Schritt. Verbindest du einen Ausgang erneut, ersetzt die neue Linie die alte
- Eine Linie, die einen Kreis ergeben würde, wird abgelehnt. Steckt trotzdem eine Schleife im Ablauf, kannst du die Automatisierung nicht aktivieren. Eine Ausführung stoppt, sobald sie einen Schritt erneut ausführen würde
- Ein Schritt ohne eingehende Linie wird nie ausgeführt. Tillor meldet das als Problem (Nicht verbunden, daher wird dieser Schritt nie ausgeführt.)
- Einen Auslöser kannst du über die Liste links anpassen, duplizieren und zusätzlich hinzufügen. Den letzten Auslöser kannst du nicht entfernen. Ein Auslöser gehört nicht auf eine Linie: Er startet eine eigene Ausführung
Gib einem Schritt im Feld Schrittname einen eigenen Namen. Das hilft, wenn dein Ablauf größer wird. Mit den Schaltflächen Schritt duplizieren und Schritt löschen oben im Bereich kopierst oder entfernst du den gewählten Schritt.
Notizen und Rahmen
Mit einer Notiz erklärst du auf der Arbeitsfläche, was ein Teil des Ablaufs tut, zum Beispiel warum eine Bedingung dort steht. Ein Rahmen ist eine gestrichelte Linie mit einem Namen, die du um eine Gruppe von Schritten setzt.
- Klicke in der Gruppe Hilfsmittel auf Notiz oder Rahmen und tippe deinen Text
- Ziehe die Notiz oder den Rahmen zu den Schritten, die sie erklären. Wähle sie aus, um sie mit den Ecken größer oder kleiner zu machen
- Lösche eine Notiz mit Notiz löschen oder einen Rahmen mit Rahmen löschen, oder wähle sie aus und drücke Entf
- Notizen und Rahmen werden nie ausgeführt und zählen nicht für Probleme. Du kannst zusammen höchstens 50 platzieren. Sie werden mit Speichern gesichert, genau wie die Schritte, und Strg/Cmd + Z macht eine Änderung rückgängig
Frühere Versionen
Bei jedem Speichern einer Änderung bewahrt Tillor die vorherige Version auf. Auf dem Tab Verlauf siehst du die Versionen mit dem, was sich geändert hat, zum Beispiel 1 Schritt hinzugefügt oder Anordnung oder Verbindungen geändert, und von wem oder was die Änderung kam (zum Beispiel Über die API). Mit Wiederherstellen legst du eine Version auf die Arbeitsfläche. Das zählt als nicht gespeicherte Änderung: Speichere, um die Version zu behalten, oder mache sie rückgängig.
Tastenkürzel
| Taste | Was sie tut |
|---|---|
| Strg/Cmd + S | Speichern |
| Strg/Cmd + Z | Rückgängig |
| Strg/Cmd + Shift + Z oder Strg/Cmd + Y | Wiederholen |
| Strg/Cmd + C, Strg/Cmd + V | Gewählte Schritte kopieren und einfügen |
| Strg/Cmd + D | Gewählte Schritte duplizieren |
| Strg/Cmd + A | Alles auswählen |
| Entf oder Rücktaste | Gewählte Schritte oder Linien löschen |
| Esc | Auswahl aufheben |
Speichern und aktivieren
Tillor speichert nicht automatisch. Klicke auf Speichern (oder drücke Strg/Cmd + S), um deine Änderungen zu sichern. Die Schaltfläche ist aktiv, sobald etwas geändert wurde und der Name nicht leer ist.
Ist die Automatisierung eingeschaltet, kannst du nur speichern, wenn es keine Probleme mehr gibt. Ein laufender Ablauf muss immer gültig bleiben. Behebe die Probleme oder pausiere die Automatisierung zuerst.
Mit dem Schalter Aktiv schaltest du die Automatisierung ein. Das speichert den Ablauf auch sofort. Der Schalter funktioniert nicht, solange es Probleme gibt, mit der Erklärung Behebe zuerst die offenen Probleme. Danach startet die Automatisierung bei jedem passenden Ereignis. Es kann eine halbe Minute dauern, bis eine Änderung überall wirkt.
Änderst du später einen eingeschalteten Ablauf, gelten diese Änderungen nur für neue Ausführungen. Ausführungen, die schon laufen oder in einer Verzögerung warten, werden mit dem Ablauf beendet, wie er war, als sie gestartet sind.
Deine erste Automatisierung: eine Aufgabe nach der Abreise
Dieses Beispiel legt eine Aufgabe an, wenn eine Belegung endet.
- Klicke auf Neue Automatisierung und wähle Parzelle nach Abreise prüfen
- Klicke auf den Auslöser. Bei Ereignis steht
occupation:ended - Klicke auf den Schritt Aufgabe erstellen. Passe Titel, Beschreibung und Priorität an, oder wähle bei Zum Board hinzufügen ein Board und eine Spalte
- Öffne den Tab Testlauf und klicke auf Test ausführen. Du siehst, welche Schritte der Ablauf durchlaufen würde
- Klicke auf Speichern und schalte Aktiv ein
- Beende eine Belegung und sieh auf dem Tab Ausführungen nach, was passiert ist
Einen Schritt oder ein Ereignis anfragen
Fehlt dir ein Auslöser, eine Bedingung oder eine Aktion? Klicke unter der Schrittliste auf Schritt anfragen. In der Ereignisliste des Auslösers steht außerdem ein Link Fehlt ein Ereignis? Frag es an.
- Wähle bei Was brauchst du? eine der Optionen Ein Auslöser oder Ereignis, Eine Bedingung oder ein Filter, Eine Aktion oder Etwas anderes
- Beschreibe bei Was soll er tun?, was du automatisieren möchtest. Schreibe mindestens 10 Zeichen, höchstens 1000
- Klicke auf Anfrage senden
Deine Anfrage geht an das Tillor-Team, zusammen mit deinem Namen und dem Namen deiner Organisation. Du erhältst eine Meldung, dass die Anfrage gesendet wurde.
Was passiert danach?
- Eine neue Automatisierung ist pausiert. Es passiert nichts, bis du Aktiv einschaltest.
- Nach dem Aktivieren startet die Automatisierung bei jedem passenden Ereignis. Es kann eine halbe Minute dauern, bis eine Änderung überall wirkt.
- Jeder Start ist eine Ausführung. Du siehst sie auf dem Tab Ausführungen, mit dem Status Abgeschlossen, Wartet, Fehlgeschlagen oder Abgebrochen.
- Schlägt eine Ausführung fehl, erhält die Person, die die Automatisierung erstellt hat, eine E-Mail, höchstens eine pro Stunde pro Automatisierung.
- Änderst du einen laufenden Ablauf, gelten die Änderungen nur für neue Ausführungen. Was schon läuft oder wartet, wird mit dem alten Ablauf beendet.
- Aufgaben und Kommentare, die die Automatisierung erstellt, stehen unter dem Namen Workflow. Siehe Wer führt eine Automatisierung aus?.