Beispiel: Nachkontrolle Mietwohnwagen
Baue Schritt für Schritt einen Ablauf, der nach der Abreise eine Kontrollaufgabe mit Unteraufgaben erstellt oder die Priorität der offenen Aufgabe erhöht
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Dieses Beispiel baut einen Ablauf mit einem Filter, Aufgabe suchen, Aufgabenpriorität festlegen, einem Wenn / sonst und einer Aufgabe mit Unteraufgaben. Du brauchst dafür keine API-Anfrage.
In Demo-Umgebungen von Tillor steht dieser Ablauf als pausiertes Beispiel unter dem Namen Nalopen huurcaravan schon bereit. Du kannst ihn dort ansehen, während du mitbaust.
Was der Ablauf tut
Ein Gast reist von einem Mobilheim ab. Der Wohnwagen muss für den nächsten Gast kontrolliert werden.
- Gibt es noch keine offene Kontrollaufgabe für diesen Stellplatz, erstellt der Ablauf eine, mit fünf Unteraufgaben und einer Frist nach 7 Tagen. Die Aufgabe geht auch an den Kollegen, der die Belegung beendet hat
- Gibt es schon eine offene Kontrollaufgabe, zum Beispiel weil der Wohnwagen zweimal kurz hintereinander frei wurde, erstellt der Ablauf keine zweite Aufgabe. Stattdessen steigt die Priorität der bestehenden Aufgabe um eine Stufe
Die beiden Aufgabenschritte unten sind fast gleich. Nur die Beschreibung unterscheidet sich: Hat das System die Belegung beendet, gibt es keinen Kollegen, den man erwähnen könnte.
Was du brauchst
- Du hast die Berechtigung Automatisierungen verwalten oder Alle Berechtigungen
- In deiner Organisation gibt es einen Stellplatztyp für Mobilheime, in diesem Beispiel Mobilheim
- Optional: ein Board und eine Spalte für die Kontrollaufgaben
Den Ablauf bauen
1. Einen leeren Ablauf erstellen
- Gehe zu Administrator > Automatisierungen und klicke auf Neue Automatisierung
- Wähle Von Grund auf starten
- Trage in der Brotkrumennavigation oben den Namen Nachkontrolle Mietwohnwagen ein
- Klicke auf die Arbeitsfläche, neben die Schritte, und trage im Bereich bei Beschreibung ein, wofür der Ablauf dient
2. Den Auslöser einstellen
- Klicke auf den Auslöser. Lass Startet durch auf Wenn etwas passiert stehen
- Wähle bei Ereignis
occupation:ended. Tippe occupation, um zu suchen - Gib dem Schritt bei Schrittname den Namen Belegung beendet
Jetzt startet der Ablauf bei jeder Belegung, die endet. Du willst ihn nur für Mobilheime:
- Klicke bei Nur wenn auf Bedingung hinzufügen
- Klicke auf Variable und wähle
occupation.terrain.terrainTypeId - Lass den Vergleich auf ist stehen
- Wähle beim Wert den Stellplatztyp Mobilheim
3. Eine offene Kontrollaufgabe suchen
- Füge einen Schritt Aufgabe suchen hinzu, verbinde den Auslöser damit und gib ihm den Namen Offene Kontrollaufgabe?
- Trage bei Titel
Nalopen {occupation.terrain.name}ein - Lass Mit den Datensätzen des Ereignisses verknüpft, Nur nicht abgeschlossene Aufgaben und Unteraufgaben überspringen eingeschaltet
Der Schritt sucht nun eine Hauptaufgabe, die noch nicht abgeschlossen ist, genau Nalopen gefolgt vom Namen des Stellplatzes heißt und mit demselben Stellplatz, demselben Kunden oder derselben Reservierung verknüpft ist. Danach geht der Ablauf über Gefunden oder Nicht gefunden weiter.
4. Die Priorität erhöhen
- Füge einen Schritt Aufgabenpriorität festlegen hinzu, gib ihm den Namen Priorität erhöhen und verbinde den Ausgang Gefunden damit
- Lass Aufgabe auf
{foundTask.id}stehen - Lass Änderung auf Eine Stufe höher und Erhöhen bis auf Hoch stehen
5. Prüfen, wer die Belegung beendet hat
- Füge einen Schritt Wenn / sonst hinzu, verbinde den Ausgang Nicht gefunden von Offene Kontrollaufgabe? damit und gib ihm den Namen Von einem Kollegen beendet?
- Klicke auf Bedingung hinzufügen und wähle bei Variable
triggeredBy.id - Wähle den Vergleich ist nicht leer
{triggeredBy.id} ist leer, wenn das System die Belegung beendet hat, zum Beispiel eine geplante Aufgabe. Dann geht der Ablauf über Nein.
6. Die Aufgabe erstellen
Füge einen Schritt Aufgabe erstellen hinzu, gib ihm den Namen Kontrollaufgabe erstellen und verbinde den Ausgang Ja damit. Fülle die Felder so aus:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Titel | Nalopen {occupation.terrain.name} |
| Beschreibung | Automatisch gegenereerd., eine leere Zeile und Bezetting stopgezet door @{triggeredBy.name}({triggeredBy.id}) |
| Priorität | Niedrig |
| Fällig nach | 7 Tage |
| Auch der Person zuweisen, die das Ereignis ausgelöst hat | An |
| Mit Datensätzen verknüpfen | An |
| Unteraufgaben | Fünf Zeilen: Kuisen, Inboedel, Internet + TV, Kader QR code, Controleren op werkjes |
Mit @{triggeredBy.name}({triggeredBy.id}) wird der Kollege in der Beschreibung erwähnt. Willst du, dass die Aufgabe auf ein Board kommt, wähle bei Zum Board hinzufügen ein Board und bei Spalte eine Spalte. Wer die Aufgabe immer bekommen soll, wählst du bei Zuweisen an.
Lass den Titel gleich dem in Offene Kontrollaufgabe?. Sonst findet der Suchschritt die Aufgabe beim nächsten Mal nicht wieder.
7. Die Aufgabe für das System
- Klicke auf den Schritt Kontrollaufgabe erstellen und dann auf Schritt duplizieren
- Gib der Kopie den Namen Kontrollaufgabe erstellen (System) und verbinde den Ausgang Nein damit
- Setze die Beschreibung nur auf
Automatisch gegenereerd.
8. Testen und einschalten
- Prüfe, dass oben im Bereich keine Schaltfläche mit Problemen (wie 1 Problem) steht
- Öffne den Tab Testlauf und klicke auf Test ausführen. Du siehst, welchen Weg der Ablauf nimmt und welchen Titel und welche Beschreibung die Aufgabe bekäme. Es wird nichts erstellt
- Schalte den Schalter Aktiv ein
Warum zwei Schritte statt einem
Du kannst die Schritte Aufgabe suchen und Aufgabenpriorität festlegen auch einzeln nutzen. Willst du zum Beispiel nichts tun, wenn die Aufgabe schon existiert, verbinde einfach nichts mit Gefunden. Willst du der bestehenden Aufgabe einen Kommentar oder einen anderen Status geben, setze einen anderen Schritt hinter Gefunden, wie Aufgabenstatus setzen mit {foundTask.id}.
Was in der Praxis passiert
| Situation | Was der Ablauf tut |
|---|---|
| Keine offene Kontrollaufgabe für diesen Stellplatz | Erstellt eine neue Aufgabe mit fünf Unteraufgaben |
| Offene Aufgabe mit Priorität Niedrig | Setzt sie auf Mittel |
| Offene Aufgabe mit Priorität Mittel | Setzt sie auf Hoch |
| Offene Aufgabe mit Priorität Hoch oder Dringend | Lässt die Priorität, wie sie ist |
| Belegung auf einem anderen Stellplatztyp | Startet nicht |
Wie die Aufgabe in Tillor aussieht
Die Aufgabe steht auf den Namen von Workflow und ist mit dem Stellplatz und dem Kunden der Belegung verknüpft, und mit der Reservierung, wenn es eine gibt. Nicht jede Belegung hat eine Reservierung. Der Kollege, der die Belegung beendet hat, steht als zugewiesene Person bei der Aufgabe.