So unterschreibt jemand
Was ein Kunde, Kontakt, eine externe Partei oder ein Kollege beim Unterschreiben sieht und tut.
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Diese Seite zeigt, was deine Unterzeichner erleben, damit du Fragen beantworten kannst, und wie du jemanden am Empfang auf dem Tablet unterschreiben lässt. Eine Anfrage sendest du selbst über Unterschriften anfragen.
Bevor du beginnst:
- Die Anfrage muss den Status In Bearbeitung haben und der Unterzeichner muss an der Reihe sein. Ist noch niemand an der Reihe, steht dort Noch nicht an der Reihe.
- Für das Tablet brauchst du die Berechtigung Unterschriftsanfragen verwalten, und die Tillor-App muss auf einem Gerät deiner Organisation online sein.
- Der Unterzeichner braucht eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, denn dorthin geht der Code. Nur ein Mitarbeiter unterschreibt ohne Code.
Am Tablet an der Rezeption
Steht jemand vor dir, muss die Person den Link nicht selbst öffnen. Das geht bei einem Kunden, Kontakt oder einer externen Partei, die an der Reihe ist.
Öffne die Anfrage
Gehe zu VerwaltungUnterschriften und öffne die Anfrage, oder öffne sie über den Tab Dokumente des Kunden.
Klicke auf Am Tablet signieren
Klicke bei dem Unterzeichner, der an der Reihe ist, auf Am Tablet signieren und wähle, wie die Identität bestätigt wird:
- Mit Code: Der Unterzeichner bestätigt am Tablet mit dem Code, der per SMS oder E-Mail eingeht, wie über den Link.
- Ohne Code: Du hast die Identität am Empfang geprüft, zum Beispiel mit einem Personalausweis. Es wird kein Code verlangt. Auf dem Nachweisblatt steht, dass die Identität von einem Mitarbeiter bestätigt wurde, und im Verlauf, wer das war.
Tillor meldet Auf dem Tablet geöffnet.
Lass die Person unterschreiben
Das Dokument öffnet sich in der App auf dem Tablet, oben in großen Buchstaben mit dem Namen des Unterzeichners. Prüfe diesen Namen gemeinsam mit der Person vor dir. Die Schritte sind dieselben wie über den Link, siehe unten. Kurz nach dem Senden kann das Tablet noch einen Moment Dokument wird vorbereitet anzeigen.
Nach dem Unterschreiben oder Ablehnen kehrt das Tablet nach einigen Sekunden zum Startbildschirm zurück. Bei mehreren Unterzeichnern schickst du jeden einzeln ans Tablet, sobald er an der Reihe ist. Auf dem Nachweisblatt steht, dass die Unterschrift am Tablet gesetzt wurde.
Was tut der Unterzeichner?
Der Unterzeichner erhält eine E-Mail oder eine SMS, wenn es nur eine Telefonnummer gibt. Sie enthält einen persönlichen Link zur Unterschriftsseite, mit deiner Nachricht und dem Namen deiner Organisation. Die Seite funktioniert auf Telefon, Tablet und Computer, in der Sprache des Unterzeichners.
Danach sind die Schritte gleich.
Beginnen
Auf der ersten Karte steht, wer sonst noch unterschreibt, die Position in der Reihe (zum Beispiel Unterzeichner 2 von 3) und die Schritte. Rechts steht das Dokument, mit den Unterschriften früherer Unterzeichner schon an ihrem Platz. Mit Mit dem Unterschreiben beginnen startet der Unterzeichner. Jeder Schritt hat eine Zurück-Schaltfläche. Auch die Zurück-Taste des Telefons funktioniert.
Unterschrift zeichnen
Der Unterzeichner zeichnet eine Unterschrift mit dem Finger oder der Maus oder wählt Tippen und tippt seinen vollständigen Namen. Tillor setzt diesen getippten Namen dann in eine handschriftliche Schrift. Gibt es Paraphenfelder, folgt auf dieselbe Weise eine Paraphe (gezeichnete oder getippte Initialen). Mit Löschen beginnt der Unterzeichner von vorn. Der Wechsel zwischen Zeichnen und Tippen leert das Feld.
Unterschrift platzieren
Der Unterzeichner tippt im Dokument auf jedes markierte Feld (Zum Unterschreiben klicken oder Zum Paraphieren klicken). Nächstes Feld springt zum nächsten leeren Feld. Mit Vorheriges Feld und Nächstes Feld geht der Unterzeichner alle Felder durch. Ein zweites Tippen auf ein gefülltes Feld bewirkt nichts.
Angaben ausfüllen
Nur wenn du Ausfüllfelder platziert hast: Text, Datum oder ein Häkchen. Bei jedem Feld steht Pflicht oder optional. Ein leeres Pflichtfeld hält den Schritt auf. Was getippt wird, erscheint sofort im Dokument. Name und Unterschriftsdatum trägt Tillor selbst ein.
Bestätigen und unterschreiben
Der Unterzeichner hakt an, das Dokument gelesen zu haben. Fehlt noch etwas, steht dort eine Liste mit Schaltflächen, die zu diesem Schritt führen.
Erst wenn alles fertig ist, lässt der Unterzeichner mit Bestätigungscode senden einen 6-stelligen Code schicken: per SMS, wenn es eine Telefonnummer gibt, sonst per E-Mail. Der Code ist 10 Minuten gültig. Kommt er nicht an, kann nach 2 Minuten Code erneut senden gewählt werden. Danach klickt der Unterzeichner selbst auf Unterschreiben. Es wird nie von selbst unterschrieben.
Was siehst du danach?
- Ist noch niemand an der Reihe, steht dort Noch nicht an der Reihe, und eine Nachricht folgt, sobald es soweit ist.
- Wer schon unterschrieben hat, sieht Sie haben unterschrieben, bis die anderen fertig sind.
- Sobald alle unterschrieben haben, kann jeder Unterzeichner über denselben Link das unterschriebene PDF herunterladen (Von allen unterschrieben).
- Bei einer zurückgezogenen Anfrage sieht der Unterzeichner Anfrage zurückgezogen, bei einer abgelaufenen Frist abgelaufen und bei einer abgelehnten Unterzeichnung gestoppt.
- Ein Mitarbeiter unterschreibt in Tillor, über die Schaltfläche Jetzt unterschreiben auf der Detailseite oder über den Link in der Nachricht. Ein Code ist nicht nötig, weil diese Person schon angemeldet ist. Auch hier kann die Unterschrift gezeichnet oder getippt werden.
Ablehnen
Mit Unterschrift ablehnen kann ein Unterzeichner die Anfrage ablehnen und optional einen Grund angeben (bis 500 Zeichen). Die Anfrage wird dann beendet, niemand sonst wird mehr gefragt, und wer die Anfrage erstellt hat, erhält eine Nachricht. Siehe Eine Anfrage nachverfolgen.