Nachweis und Gültigkeit
Was Tillor bei einer Unterschrift festhält und um welche Art elektronische Unterschrift es sich handelt.
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Tillor hält bei jeder Unterzeichnung fest, wer wann und wie unterschrieben hat, und versiegelt das PDF, damit eine spätere Änderung sichtbar wird. Das Ergebnis ist eine einfache elektronische Unterschrift, geeignet für Mietverträge, Hausordnungen, Haftungsverzichte und Bedingungen. Für Dokumente, für die das Gesetz eine stärkere Unterschrift verlangt, ist Tillor nicht der richtige Ort.
Was steht auf den Nachweisseiten?
Das unterschriebene PDF bekommt am Ende eine oder mehrere Seiten Signaturnachweis. Darauf stehen:
- der Titel des Dokuments, der Anfrage, deine Organisation, die Seitenzahl und wann die Anfrage erstellt, gesendet und abgeschlossen wurde
- zwei Fingerabdrücke der Datei: vom PDF, wie du es hochgeladen hast, und von den unterschriebenen Seiten, bevor die Nachweisseiten hinzugefügt wurden. Ändert sich ein einziges Zeichen in der Datei, stimmt der Fingerabdruck nicht mehr
- pro Unterzeichner: Name, Rolle, Art, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Sprache, wann der Link verschickt wurde und wann die Person die Seite zum ersten Mal geöffnet hat, den Zeitpunkt der Unterschrift, die IP-Adresse und das Gerät
- wie der Unterzeichner bestätigt wurde: mit einem Einmalcode, an welchen Kanal der Code ging und wann, oder bei Mitarbeitern als in Tillor angemeldet
- der Satz, mit dem der Unterzeichner zugestimmt hat, genau so, wie er auf dem Bildschirm stand
- was der Unterzeichner ausgefüllt hat: jedes Text-, Datums- und Ankreuzfeld mit seinem Wert, auch was leer geblieben ist
- die Unterschrift und die Paraphe, wie sie gezeichnet wurden, und auf welchen Seiten sie stehen. Eine getippte Unterschrift steht dort als Bild des getippten Namens, genau wie eine gezeichnete
- wie unterschrieben wurde: auf der Unterschriftsseite über den Link, in Tillor durch einen angemeldeten Mitarbeiter oder am Tablet an der Rezeption (mit Code oder mit einer von einem Mitarbeiter bestätigten Identität)
- der Audit-Trail: jeder Schritt mit Zeitpunkt, wer ihn ausgeführt hat und von welcher IP-Adresse und welchem Gerät aus. Zum Beispiel Unterschriftslink gesendet, Unterschriftsseite geöffnet, Bestätigungscode gesendet, Falscher Code eingegeben, Unterschrieben und Abgeschlossen und versiegelt
Die Zeitangaben stehen in der Zeitzone deiner Organisation, daneben die UTC-Zeit (die weltweite Standardzeit). IP-Adressen und Geräte speichert Tillor verschlüsselt. Du siehst sie in Tillor und auf den Nachweisseiten. Die Unterschriften und ausgefüllten Werte stehen im Dokument an den Stellen, die du gewählt hast. Dein ursprünglicher Upload bleibt getrennt gespeichert und ändert sich nie.
Dieselben Schritte siehst du auch auf der Seite der Anfrage unter Verlauf und beim Kunden unter Ereignisse.
Für technisch Interessierte
Die beiden Fingerabdrücke sind SHA-256-Prüfsummen. Ein SHA-256-Fingerabdruck ändert sich vollständig, sobald sich nur ein Byte einer Datei ändert, deshalb beweist er, dass die Datei nicht verändert wurde. Auf der Nachweisseite steht auch der Fingerabdruck des Siegelzertifikats (siehe unten).
Siegel und Zeitstempel
Das unterschriebene PDF wird als letzter Schritt mit einer digitalen Signatur deiner Organisation versiegelt, erstellt von Tillor. Öffnest du es in Adobe Reader oder einem anderen PDF-Programm, siehst du ein Signaturfenster. Ändert sich nach dem Versiegeln etwas an der Datei, meldet das Programm das.
Das Programm nennt den Unterzeichner unter Umständen unbekannt oder nicht vertrauenswürdig. Das ist normal: Das Zertifikat stammt von Tillor und nicht von einer kostenpflichtigen Zertifizierungsstelle. Welches Zertifikat es ist, steht mit seinem Fingerabdruck auf der Nachweisseite.
Das Siegel bekommt außerdem einen Zeitstempel von einem unabhängigen, kostenlosen Zeitstempeldienst (FreeTSA, oder DigiCert, wenn dieser nicht antwortet). Das beweist unabhängig von Tillor, wann die Datei in genau dieser Form existierte. Der Zeitpunkt steht auf der Seite der Anfrage unter Zeitstempel.
Welche Art von Unterschrift
Dies ist eine einfache elektronische Unterschrift nach den europäischen eIDAS-Regeln. Tillor prüft die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mit einem Code, hält die Zeichnung fest und bewahrt den Nachweis auf. Das passt zu Mietverträgen, Hausordnungen, Haftungsverzichten und Bedingungen.
Eine qualifizierte Unterschrift, zum Beispiel mit itsme oder einer eID-Karte, ist nicht möglich. Hast du ein Dokument, für das das Gesetz sie verlangt, lass es außerhalb von Tillor unterschreiben.
Was passiert mit dem Nachweis?
- Das ursprüngliche PDF und das unterschriebene PDF bleiben bei den Dokumenten des Kunden. Du kannst sie archivieren, aber nicht löschen.
- Der Nachweis ist Teil des unterschriebenen PDFs. Wer eine Kopie erhalten hat, hat also auch die Nachweisseiten.
- Der Audit-Trail bleibt auf der Seite der Anfrage stehen, auch wenn die Anfrage abgelehnt, storniert oder abgelaufen ist.