Eine Anfrage nachverfolgen

Nach dem Senden verfolgst du eine Signaturanfrage auf der Detailseite: wer schon unterschrieben hat, wer an der Reihe ist und was du noch tun kannst. Hier sendest du auch eine Erinnerung, stornierst eine Anfrage und lädst das unterschriebene PDF herunter.

Bevor du beginnst:

• Ansehen kann jeder. Erinnern, stornieren, zurücksetzen und ans Tablet schicken erfordert die Berechtigung Unterschriftsanfragen verwalten. Ohne diese Berechtigung sind die Schaltflächen ausgegraut.
• Die Anfrage muss gesendet sein. Einen Entwurf bearbeitest du im Editor, siehe Unterschriften anfragen.

Die Anfrage öffnenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Öffne VerwaltungUnterschriften. Die Liste zeigt pro Anfrage den Titel, den Kunden, den Status, wie viele schon Unterschrieben haben, wann sie Erstellt wurde und bis wann unterschrieben werden darf (Unterschreiben bis). Suche nach Titel oder Kundenname, oder filtere mit Status zum Beispiel nur die Anfragen, die noch in Bearbeitung sind. Klicke auf eine Anfrage, um sie zu öffnen.

Dieselben Anfragen stehen auch beim Kunden, auf dem Tab Dokumente unter Signaturanfragen.

Die DetailseiteLink zu diesem Abschnitt kopieren

Links siehst du die Daten der Anfrage, die Unterzeichner in Reihenfolge und den Verlauf. Rechts steht das Dokument, mit den Unterschriften, die schon gesetzt wurden. Oben steht, auf wen die Anfrage wartet, zum Beispiel Wartet auf die Unterschrift von Marc Janssens.

Pro Unterzeichner siehst du, ob er noch warten muss (Wartet), den Link erhalten hat (Link gesendet), Unterschrieben oder Abgelehnt hat, mit dem Zeitpunkt. Die Seite aktualisiert sich selbst, wenn jemand unterschreibt.

Vorher und nachher: von In Bearbeitung zu AbgeschlossenLink zu diesem Abschnitt kopieren

So sieht dieselbe Art von Anfrage beim Unterschreiben und danach aus. Zuerst steht sie auf In Bearbeitung: Der Mieter hat unterschrieben und der Bürge ist an der Reihe.

Sobald der letzte Unterzeichner unterschrieben hat, steht sie auf Abgeschlossen. Alle Unterschriften stehen im Dokument, der Verlauf ist ergänzt und oben steht die Schaltfläche zum Herunterladen des unterschriebenen PDFs.

Eine Erinnerung sendenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Klicke bei einem Unterzeichner, der an der Reihe ist, auf Erinnerung senden. Diese Person erhält denselben Link noch einmal, und Tillor meldet Der Link wurde erneut gesendet. Der Link aus der ersten Nachricht funktioniert ebenfalls weiter. Die Schaltfläche steht nicht bei Mitarbeitern, die in Tillor unterschreiben, und auch nicht bei Unterzeichnern, die noch warten müssen.

Außerdem sendet Tillor selbst Erinnerungen. Ein Unterzeichner, der an der Reihe ist, erhält nach der Anzahl Tage, die du bei Erinnerung nach eingestellt hast (standardmäßig 3), eine Erinnerung, gezählt ab der ersten Nachricht oder der vorherigen Erinnerung. Das geschieht höchstens 2 Mal pro Unterzeichner und bei der täglichen Prüfung von Tillor. Eine Erinnerung kann also bis zu einen Tag später ankommen als die Anzahl Tage, die du eingestellt hast.

Am Tablet unterschreiben lassenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Steht der Unterzeichner am Empfang, klickst du bei dieser Person auf Am Tablet signieren. Wie das funktioniert und warum die Schaltfläche manchmal fehlt, liest du unter Am Tablet an der Rezeption.

Selbst als Mitarbeiter unterschreibenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Ist ein Kollege oder du selbst an der Reihe, erhält diese Person eine Nachricht mit einem Link zu Tillor. Auf der Detailseite steht dann die Schaltfläche Jetzt unterschreiben.

Eine Anfrage stornierenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Klicke auf Anfrage stornieren und bestätige. Die Unterschriftslinks funktionieren dann nicht mehr, und bereits gesetzte Unterschriften werden nicht verwendet. Möchtest du doch weitermachen, klicke auf Behalten.

Stornieren geht nur, solange die Anfrage In Bearbeitung ist. Eine abgeschlossene, abgelehnte oder abgelaufene Anfrage steht fest.

Wieder bearbeitenLink zu diesem Abschnitt kopieren

Hat noch niemand unterschrieben, oder nur du selbst, steht auf der Detailseite Wieder bearbeiten. Die Anfrage wird wieder ein Entwurf, gesendete Links funktionieren nicht mehr und alle unterschreiben nach dem Senden erneut. Hat ein anderer schon unterschrieben, fehlt die Schaltfläche. Storniere dann die Anfrage und erstelle eine neue.

Was passiert danach?Link zu diesem Abschnitt kopieren

• Jemand unterschreibt: Der Unterzeichner erhält den Status Unterschrieben und der Nächste erhält den Link. Die Seite aktualisiert sich von selbst.
• Alle haben unterschrieben: Du siehst kurz Alle haben unterschrieben. Das unterschriebene PDF wird erstellt. Die Anfrage wird Abgeschlossen. Das unterschriebene PDF steht als [Titel] (unterschrieben) bei den Dokumenten des Kunden, mit demselben Dokumenttyp wie das ursprüngliche PDF. Hatte dieses keinen Typ, erhält es den Typ Unterschriebene Vereinbarung. Jeder Unterzeichner erhält eine Kopie.
• Jemand lehnt ab: Die Anfrage wird mit dem Status Abgelehnt beendet. Wer die Anfrage erstellt hat, erhält eine Meldung, und die übrigen Unterzeichner werden nicht mehr gefragt. Beim Unterzeichner steht der Grund, wenn er angegeben wurde.
• Du stornierst: Die Anfrage erhält den Status Storniert und die Links funktionieren nicht mehr.
• Die Frist ist abgelaufen: Nach dem Tag bei Unterschreiben bis kann niemand mehr unterschreiben. Tillor setzt die Anfrage bei der täglichen Prüfung auf Abgelaufen. Bis zu dieser Prüfung siehst du auf der Detailseite, dass die Frist abgelaufen ist. Möchtest du, dass noch jemand unterschreibt, erstelle eine neue Anfrage.

Das unterschriebene PDFLink zu diesem Abschnitt kopieren

Auf der Detailseite lädst du das PDF mit Unterschriebenes PDF herunterladen herunter, unter dem Verlauf. Dort steht auch der Zeitstempel, siehe Nachweis und Gültigkeit.

Per E-Mail hängt das PDF als Anhang an der Nachricht an den Unterzeichner. Klappt das nicht, steht dort eine Schaltfläche zum Herunterladen. Wer nur eine Telefonnummer hat, erhält eine SMS mit einem Link.

Das unterschriebene PDF und das ursprüngliche PDF sind der Nachweis der Unterzeichnung. Du kannst sie deshalb nicht löschen, aber archivieren.

Verlauf und EreignisseLink zu diesem Abschnitt kopieren

Unter Verlauf steht jeder Schritt mit Zeitpunkt und wer ihn ausgeführt hat: erstellt, gesendet, Link gesendet, Seite geöffnet, Code gesendet, falscher Code, unterschrieben, abgelehnt, zurückgesetzt, storniert, abgelaufen und abgeschlossen. Dieselbe Zeile steht beim Kunden auf dem Tab Ereignisse und im Aktivitätsprotokoll.

Probleme?Link zu diesem Abschnitt kopieren

Siehe auchLink zu diesem Abschnitt kopieren