Unterschriften anfragen

Wähle ein PDF, füge Unterzeichner hinzu, platziere die Unterschriftsfelder und sende die Anfrage.

Mit einer Signaturanfrage lässt du ein PDF von einer oder mehreren Personen online unterschreiben. Du erstellst sie in zwei Teilen: Zuerst wählst du den Kunden und das PDF, danach legst du im Editor die Unterzeichner und Felder fest. Wie du danach verfolgst, wer unterschrieben hat, steht unter Eine Anfrage nachverfolgen.

Erforderlich:Unterschriftsanfragen verwalten

Bevor du beginnst:

Du brauchst die Berechtigung Unterschriftsanfragen verwalten. Hast du sie nicht, ist die Schaltfläche Unterschriften anfragen ausgegraut.
Die Datei muss ein PDF sein, bis 250 MB. Einen anderen Dateityp lehnt Tillor ab mit Das ist kein PDF. Wählen Sie eine PDF-Datei.
Jeder Unterzeichner braucht eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, um den Link oder Code zu erhalten. Bei einem Kunden oder Kontakt trägst du diese zuerst in deren Daten ein.
Jeder Unterzeichner braucht mindestens ein Unterschrifts- oder Paraphenfeld.

Eine Signaturanfrage erstellen

Starte die Anfrage

Wähle, wo du beginnst.

Gehe zu VerwaltungUnterschriften und klicke auf Unterschriften anfragen. Wähle den Kunden.

Wähle bei Dokument ein PDF, das schon beim Kunden liegt, oder lass Neues PDF hochladen stehen und ziehe das PDF in das Feld (oder klicke auf PDF wählen). Gib einen Titel ein, zum Beispiel Mietvertrag 2027. Lässt du ihn leer, übernimmt Tillor den Namen des Dokuments. Klicke danach auf Weiter.

Dialog Unterschriften anfragen mit Kunde, Titel und Dokument

Ein hochgeladenes PDF landet bei den Dokumenten des Kunden. Tillor verändert es nie: Die Unterschriften kommen in eine separate Kopie.

Füge Unterzeichner hinzu

Klicke bei Unterzeichner auf Unterzeichner hinzufügen und wähle:

Kunde: [Name]
Kontakt des Kunden
Mitarbeiter
Externe Partei: Gib Name, E-Mail-Adresse und/oder Handynummer und Sprache ein. Mindestens eine der beiden Kontaktangaben ist nötig. Ohne E-Mail-Adresse erhält die Person den Link per SMS.

Du kannst höchstens 10 Unterzeichner hinzufügen. Sie unterschreiben von oben nach unten, und der Nächste erhält den Link erst, wenn der Vorherige unterschrieben hat. Mit Früher unterschreiben und Später unterschreiben (den Pfeilen) änderst du die Reihenfolge, mit dem Papierkorb entfernst du jemanden. Im Feld unter dem Namen trägst du optional eine Rolle ein, zum Beispiel Mieter oder Bürge.

Jeder Unterzeichner bekommt eine eigene Farbe. Diese Farbe siehst du bei seinen Feldern im Dokument wieder.

Platziere die Felder

Wähle bei Felder für den Unterzeichner, für den du Felder platzierst. Wähle dann die Art des Felds und tippe oder ziehe auf eine Seite des Dokuments. Ziehe ein Feld, um es zu verschieben, und ziehe die Ecke, um es größer oder kleiner zu machen.

Editor mit Unterzeichnern, Felder für und den Feldarten

Feld	Was der Unterzeichner tut
Unterschrift	Setzt die gezeichnete Unterschrift, indem er auf das Feld tippt
Paraphe	Setzt die gezeichnete Paraphe, indem er auf das Feld tippt
Name	Nichts: Tillor trägt den Namen des Unterzeichners ein
Unterschriftsdatum	Nichts: Tillor trägt den Tag der Unterschrift ein
Text	Tippt eine Zeile, bis 200 Zeichen, zum Beispiel ein Kennzeichen
Langer Text	Tippt einige Zeilen, bis 2.000 Zeichen, zum Beispiel eine Bemerkung
Kontrollkästchen	Hakt eine Bedingung an
Datum	Wählt ein Datum, zum Beispiel einen Anreisetag

Klicke auf ein platziertes Feld, um es auszuwählen. Unter den Schaltflächen siehst du dann:

Unterzeichner: Setzt das Feld auf den Namen eines anderen Unterzeichners, ohne es neu zu zeichnen.
Bei Text, Langer Text, Kontrollkästchen und Datum außerdem eine Frage oder Bezeichnung (die sieht der Unterzeichner beim Ausfüllfeld) und Pflichtfeld. Ein Feld, das kein Pflichtfeld ist, darf leer bleiben.
Das Kreuz am Feld entfernt es.

Letzte Seite mit den Feldern von Mieter, Mitmieter und Vermieter in ihrer jeweiligen Farbe

Braucht jemand auf jeder Seite eine Paraphe, nutze Paraphe auf jeder Seite. Tillor setzt dann auf allen Seiten ein Paraphenfeld für diesen Unterzeichner. Solange ein Unterzeichner kein Unterschrifts- oder Paraphenfeld hat, siehst du bei dieser Person Noch kein Signaturfeld.

Lege Nachricht und Frist fest

Unter Anfrage trägst du ein:

Titel: so, wie die Unterzeichner ihn sehen.
Nachricht an die Unterzeichner: optional, sie steht in der E-Mail und auf der Unterschriftsseite.
Unterschreiben bis: das späteste Datum. Standardmäßig sind das 14 Tage nach dem Erstellen. Bis zum Ende dieses Tages kann unterschrieben werden.
Erinnerung nach: nach wie vielen Tagen (1 bis 14) ein Unterzeichner, der an der Reihe ist, eine Erinnerung erhält. Standardmäßig 3 Tage.

Sende die Anfrage

Klicke auf Senden und bestätige. Der erste Unterzeichner erhält den Link.

Möchtest du später weitermachen, klicke auf Entwurf speichern. Mit dem Papierkorb daneben (Entwurf löschen) wirfst du die Anfrage nach Bestätigung weg. Das PDF bleibt bei den Dokumenten des Kunden.

Was passiert danach?

Die Anfrage erhält den Status In Bearbeitung. Du findest sie beim Kunden unter Dokumente und unter VerwaltungUnterschriften. Tillor meldet An den ersten Unterzeichner gesendet.
Der erste Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link oder eine SMS, wenn es nur eine Telefonnummer gibt. Jeder weitere Unterzeichner erhält den Link, sobald der Vorherige unterschrieben hat.
Ein Unterzeichner, der an der Reihe ist und nicht reagiert, erhält nach der Anzahl Tage bei Erinnerung nach automatisch eine Erinnerung, höchstens 2 Mal. Selbst eine Erinnerung zu senden ist jederzeit möglich, siehe Eine Anfrage nachverfolgen.
Sobald alle unterschrieben haben, wird die Anfrage Abgeschlossen und das unterschriebene PDF liegt beim Kunden.
Ist die Frist abgelaufen, ohne dass alle unterschrieben haben, wird die Anfrage Abgelaufen.

Möchtest du noch etwas ändern, solange noch niemand unterschrieben hat oder nur du selbst, klicke auf Wieder bearbeiten. Die Anfrage wird wieder ein Entwurf: Die gesendeten Links funktionieren nicht mehr, und alle unterschreiben erneut, sobald du sie wieder sendest. Hat schon jemand anderes unterschrieben, storniere die Anfrage und erstelle eine neue.

Möchtest du, dass eine Automatisierung auf eine abgeschlossene Anfrage reagiert, zum Beispiel mit einer Aufgabe? Nutze dann den Trigger Signaturanfrage abgeschlossen, siehe Trigger.

Unterschriften anfragen