Una caravana estática queda libre
Desde finalizar la ocupación hasta la tarea de revisión y la devolución de la fianza, con una automatización que prepara el trabajo posterior.
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Cuando un cliente se va de una caravana estática, hay trabajo por hacer: hay que revisar la caravana y devolver la fianza al cliente. Este ejemplo muestra cómo lo reúne Tillor. Usted finaliza la ocupación, una automatización crea una tarea de revisión, un compañero la completa y después gestiona la fianza. Usamos como ejemplo a Jonas Maes y la parcela 12 del Recreatiepark Het Meer, ahora como inquilino de una caravana estática.
Antes de empezar:
- La parcela 12 tiene el tipo de parcela Caravana estática y Jonas tiene una ocupación activa en ella. Consulte Tipos de parcela.
- Hay una automatización preparada que crea una tarea al terminar una ocupación. Cómo construirla está en Ejemplo: revisar una caravana de alquiler. En los entornos de demostración ya está preparada con el nombre Revisar caravana de alquiler, en pausa, hasta que active el interruptor Activa.
- Para la fianza: el producto de fianza tiene activada la opción Vigilar el saldo del cliente en esta cuenta. Consulte Vigilar el saldo del cliente.
La ruta paso a paso
Finalice la ocupación
Abra el perfil de Jonas, vaya en la pestaña Resumen a la tarjeta Ocupaciones, abra el menú de la ocupación y elija Eliminar. En Fecha elija el día en que se va. Si la parcela tiene contadores, rellene las Lecturas finales de contadores. Haga clic en Eliminar.
Después, la parcela 12 vuelve a estar libre para una nueva ocupación. Consulte Finalizar una ocupación.
Deje que la automatización cree la tarea de revisión
No tiene que hacer nada. La automatización se inicia en cuanto termina la ocupación y primero comprueba si la parcela tiene el tipo de parcela Caravana estática. Después busca si ya hay una tarea abierta Revisar para esta parcela.
- Si todavía no hay una tarea abierta, crea una tarea Revisar parcela 12 con cinco subtareas (Limpieza, Inventario, Internet + TV, Marco con código QR y Revisar trabajos pendientes) y un plazo de 7 días. La tarea también va al compañero que finalizó la ocupación.
- Si ya hay una tarea abierta, por ejemplo porque la caravana quedó libre dos veces seguidas en poco tiempo, no crea una segunda. La prioridad de la tarea existente sube un nivel, hasta Alta.
Puede seguir lo que hizo la automatización en Pruebas y ejecuciones.
Complete la tarea
El compañero encuentra la tarea en la tarjeta Tareas para usted del panel, en la pestaña Tareas de Jonas, o en una vista dentro de Tareas. La tarea está vinculada a la parcela 12 y a Jonas.
Abra la tarea y marque cada subtarea en cuanto esté hecha. Junto a la tarea aparece un contador como 2/5. Cuando todas las subtareas estén listas, ponga el estado en Completada. Si pone la tarea principal en Completada, las subtareas abiertas se completan también.
Compruebe el saldo de la fianza
Abra el perfil de Jonas y vaya a la pestaña Facturación. En la tabla Cuentas ve el saldo por cuenta contable. La cuenta de la fianza muestra lo que Jonas tiene aún a su favor.
Cree la nota de crédito de la fianza
Abra la factura de fianza de Jonas, haga clic en los tres puntos de arriba a la derecha y elija Rectificar factura. Tillor crea una factura borrador con las mismas líneas en importes negativos. Si retiene una parte, por ejemplo por daños, ajuste el importe. Haga clic en Contabilizar factura. La factura pasa a ser una Factura de abono.
Tillor rechaza una factura que deje el saldo de la cuenta de fianza por debajo de cero. Así no se puede devolver una fianza dos veces. Consulte Rectificar una factura.
Compense el importe
Si Jonas tiene todavía una factura pendiente, por ejemplo por el último consumo, puede compensar el importe con el método de pago Transferencia interna. Consulte Hacer una transferencia interna.
Devolver el dinero
Tillor registra la nota de crédito y la compensación. Devolver el importe a la cuenta bancaria del cliente se hace a través de su banco.
¿Qué ocurre después?
- La parcela vuelve a estar libre. Un nuevo cliente puede tomar una ocupación en ella o recibir una reserva.
- Los periodos de consumo pendientes de Jonas quedan cerrados, con las lecturas finales que usted rellenó. El consumo hasta la fecha de fin se conserva y todavía puede facturarlo. Consulte Cobrar el consumo.
- La tarea y las acciones sobre ella aparecen en la cronología de la tarea y en el perfil de Jonas. Los cambios en la ocupación están en su pestaña Eventos.
- La nota de crédito pasa a la contabilidad como cualquier otra factura.