Gestión de clientes
Gestiona clientes y sus datos en Tillor
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Un cliente es el lugar de Tillor donde se reúne todo sobre una persona o empresa: datos, personas de contacto, facturas, ocupaciones, reservas, documentos y acceso. Creas un cliente, lo encuentras de nuevo en la lista y actualizas sus datos en el perfil del cliente. Empieza por Añadir un cliente nuevo.
Conviene saber
- Al crear solo es obligatorio el Nombre. Los demás datos los completas después en el perfil del cliente.
- Tillor avisa de un posible cliente duplicado si el nombre y el apellido juntos, el correo electrónico o el número de teléfono ya figuran en otro cliente. Un correo electrónico o un número de teléfono cuenta a partir de 4 caracteres.
- Las sugerencias de dirección aparecen a partir de 3 caracteres escritos en el campo Calle.
- Tillor elimina tras 7 días los escaneos de documentos de identidad sin cliente vinculado.
- Eliminar un cliente también elimina todos los datos relacionados y no se puede deshacer.
¿Cómo encaja todo?
Todo lo que registras en Tillor depende de un cliente. Una ocupación vincula al cliente con una parcela y, por tanto, también con los contadores de esa parcela. El consumo de esos contadores va a la factura del cliente.
Añadir un cliente nuevo
Antes de empezar:
- Un escaneo de identidad si quieres crear al cliente con él. Si no hay ningún escaneo en la cola, elige simplemente introducirlo a mano.
- ¿No sabes seguro si el cliente ya existe? Búscalo primero en la lista, consulta Buscar y filtrar clientes.
Abre la lista de clientes
Ve a ClientesResumen y haz clic arriba a la derecha en Crear nuevo cliente. Mientras haya escaneos de identidad pendientes, el botón muestra un menú con Manual y los escaneos de la cola.
Elige cómo creas al cliente
Elige Manual. Se abre un formulario con Nombre, Apellido(s), Dirección de correo electrónico y Número de teléfono. Rellena lo que sepas y haz clic en Crear cliente. Si es posible que ya exista un cliente con datos parecidos, abajo aparece un aviso amarillo con un enlace a ese cliente.
Comprueba si hay un cliente duplicado
Si es posible que ya exista un cliente con el mismo nombre, el mismo correo electrónico o teléfono, Tillor muestra Posible cliente duplicado con el nombre y el número de cliente. Haz clic en Usar este cliente para abrir ese cliente, o en Crear de todos modos si realmente es otra persona.
Plazo de conservación y responsabilidad
Tillor elimina los escaneos sin cliente vinculado automáticamente tras 7 días. Procésalos a tiempo.
En los escaneos vinculados, tu organización determina el plazo de conservación y la base jurídica. Tillor los conserva hasta que los desvincules o los elimines. El cumplimiento de la normativa de privacidad y de plazos de conservación adecuados es responsabilidad tuya como responsable del tratamiento.
¿Qué pasa después?
- Llegas al nuevo perfil del cliente, donde rellenas el resto: dirección, número de IVA, personas de contacto y campos propios.
- Si el cliente se ha creado desde un escaneo, ese escaneo pertenece al cliente y ya no está en la cola.
- La creación aparece como primera línea en la pestaña Eventos del cliente.
- Si quieres que ocurra algo de inmediato con un cliente nuevo, por ejemplo un correo de bienvenida, usa una automatización.
Comprobar un número de IVA
En la pestaña Resumen, en el bloque Datos del cliente, rellenas el Número de IVA. Tillor comprueba el número en el registro europeo VIES en cuanto también se ha rellenado País y el número es lo bastante largo.
- Si el número es válido, ves una marca verde y una ventana con el nombre oficial de la empresa y la dirección de VIES. Haz clic en Aplicar dirección de la empresa para copiar esa dirección en el formulario.
- Si el número no es válido, ves un icono rojo y un mensaje de error.
El perfil del cliente
Al hacer clic en un cliente ves el perfil del cliente. Arriba están los datos resumidos del cliente, y debajo los comentarios fijados. Con las pestañas llegas al resto.
| Pestaña | Qué encuentras |
|---|---|
| Resumen | Datos del cliente (formulario editable), comunicación reciente, facturas, lecturas, comentarios, ocupaciones y notificaciones |
| Facturación | Todas las facturas de este cliente, y el saldo por cuenta contable |
| Control de acceso | Derechos de acceso y matrículas |
| Contactos | Personas de contacto adicionales |
| Etiquetas NFC | Etiquetas NFC vinculadas |
| Reservas | Todas las reservas |
| Comunicación | Mensajes e historial de comunicación |
| Outlook | Correo de y para el cliente de tus buzones de Outlook. Esta pestaña solo aparece si Outlook está conectado y puedes Ver bandeja de entrada |
| Eventos | Cronología con cambios, incluida la creación de cliente o contacto, la asignación o desvinculación de un documento de identidad, y antes/después en actualizaciones de cliente, contacto, ajuste de facturación y método de acceso |
| Documentos | Archivos y adjuntos guardados, y las solicitudes de firma |
| Tareas | Tareas vinculadas a este cliente |
De un vistazo
En la pestaña Resumen, arriba a la izquierda, está la tarjeta De un vistazo. Muestra solo lo que requiere atención en ese momento y se pliega cuando no hay nada que mostrar:
- Reservas activas y Próximas reservas, con un botón Ver reserva
- Contadores activos con alarmas
- Tareas abiertas de este cliente
- Escaneos de documentos de identidad de este cliente
Los mismos datos los ves en la tarjeta de una llamada entrante. Un comentario que fijas aparece directamente bajo los datos del cliente, arriba en el perfil. Consulta Comentarios.
Cumpleaños
Si hoy es el cumpleaños del cliente o de su pareja, arriba en el perfil del cliente aparece un bloque verde Cumpleaños hoy, con el nombre y la edad, y caen confetis sobre la página. En el cliente, la fecha sale del campo Fecha de nacimiento. La pareja es el contacto con la relación Pareja. Una fecha de nacimiento del 29 de febrero cuenta el 28 de febrero en los años sin día bisiesto.
Editar los datos del cliente
En la pestaña Resumen, en el bloque Datos del cliente, ajustas los campos. Abajo en el formulario están Cancelar y Guardar. Cada cambio aparece en la pestaña Eventos, con un resumen Antes / después por campo, para que puedas ver exactamente qué se ha modificado.
Si tu organización ha creado campos propios para clientes, aparecen como campos adicionales en el mismo bloque.
Rellenar la dirección
La dirección consta de Calle, N.º y Puerta, seguidos de Código postal, Ciudad y País.
- Si escribes al menos tres caracteres de la calle, Tillor sugiere direcciones. Elige una: se rellenan calle, número, código postal, ciudad y país. Las sugerencias vienen de OpenStreetMap, una base de datos de mapas gratuita.
- Si escribes Kerkstraat 5 en el campo Calle, la cifra pasa a N.º. Un espacio tras el número te lleva a Puerta. Si pegas una dirección completa, también se reparte. En países donde el número va antes de la calle, el número no se mueve automáticamente.
- Si el código postal o la ciudad ya están rellenados, Tillor comprueba la dirección. Una marca verde con Dirección encontrada significa que la dirección existe. Un icono amarillo con Escritura sugerida muestra la ortografía habitual. Haz clic en Actualizar dirección para adoptarla.
- La dirección se guarda como una sola línea, por ejemplo en facturas y exportaciones.
Las sugerencias son una ayuda, no una obligación. Siempre puedes rellenar algo tú mismo.
Buscar y filtrar clientes
Ve a ClientesResumen. Arriba hay una barra de búsqueda.
- Escribe un nombre, correo electrónico, número de teléfono o número de cliente.
- Los resultados se actualizan mientras escribes, con un breve retraso.
- También puedes filtrar por Creado (intervalo de fechas), Estado y Tipo.
Eliminar un cliente
Usa Eliminar cliente en el menú de arriba del perfil del cliente. Tillor pregunta ¿Está seguro de que desea eliminar este cliente? Si confirmas, también desaparecen todos los datos relacionados. Esto no se puede deshacer.
Escenarios habituales
Un cliente nuevo reserva por primera vez
- El cliente llama o reserva en línea.
- Añades al cliente con Crear nuevo cliente.
- Rellenas la dirección y los demás datos en el perfil del cliente (pestaña Resumen > Datos del cliente).
- Creas una ocupación en la parcela deseada, consulta Ocupaciones.
- Tillor registra automáticamente el consumo de los contadores vinculados. Lo ves en Lecturas en Resumen.
Cambiar los datos del cliente
Abre el perfil del cliente, cambia la dirección en el formulario y haz clic en Guardar.
¿Problemas?
Conceptos
- Cliente: el registro en Tillor de una persona o empresa. Consulta cliente.
- Persona de contacto: una persona adicional de un cliente, por ejemplo una pareja o un contacto de emergencia.
- Ocupación: un cliente en una parcela durante un periodo. Consulta ocupación.
- Reserva: una reserva para una estancia. Consulta reserva.
- Eventos: la cronología con todos los cambios de un cliente. Consulta evento.
- VIES: el registro europeo en el que Tillor comprueba un número de IVA.