Resumen
Haz que un PDF como un contrato de alquiler o las normas de la casa se firme en línea y guarda el documento firmado en el cliente.
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Con Firmas haces que un PDF como un contrato de alquiler, las normas de la casa, una exención de responsabilidad o un aval se firme en línea. Los firmantes firman uno tras otro, y tú decides en qué lugar de las páginas va cada firma, rúbrica o campo por rellenar. Cómo hacerlo, lo encuentras en Solicitar firmas.
Cuando todos han firmado, Tillor crea un PDF firmado con páginas de prueba al final. Ese PDF queda después en los Documentos del cliente y cada firmante recibe una copia. Tu PDF original se conserva sin cambios.
Preparar, enviar, recordar, retirar y cancelar solicitudes de firma requiere el permiso Gestionar solicitudes de firma, en el grupo Firmas de AjustesUsuarios. Si no tienes ese permiso, esos botones aparecen en gris. Todos los usuarios de tu organización pueden ver las solicitudes y firmar ellos mismos cuando les toca.
Conviene saber
- Una solicitud tiene como máximo 10 firmantes y solo admite archivos PDF, de hasta 250 MB.
- Por defecto se puede firmar durante 14 días, hasta el final del último día. Tú eliges otra fecha si quieres.
- Un firmante al que le toca firmar recibe por defecto un recordatorio a los 3 días (puedes elegir de 1 a 14 días), con un máximo de 2 recordatorios automáticos. Estos salen con el control diario de Tillor.
- Al firmar, el firmante confirma con un código de 6 cifras. El código es válido 10 minutos y a los 2 minutos se puede pedir uno nuevo.
- Tu PDF original nunca cambia. El original y el PDF firmado puedes archivarlos pero no eliminarlos, porque son la prueba.
- La solicitud pasa al estado Caducada durante el control diario, no en el momento exacto en que termina el plazo.
Dónde encontrarlo
- AdministraciónFirmas muestra todas las solicitudes de firma con su estado y cuántas firmas hay ya.
- En el perfil de un cliente, la pestaña Documentos tiene el botón Solicitar firmas, y debajo las Solicitudes de firma de ese cliente.
¿Cómo encaja todo?
Una solicitud de firma pertenece siempre a un cliente y a un PDF. Los firmantes no tienen por qué ser el propio cliente: también puede firmar un contacto, un compañero o una parte externa.
Cómo avanza una solicitud
Estados
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Todavía estás preparando la solicitud. Aún no se ha enviado nada. |
| En curso | La solicitud se ha enviado y se está firmando. |
| Completada | Todos han firmado y el PDF firmado está en el cliente. |
| Rechazada | Un firmante rechazó. La solicitud se ha detenido. |
| Cancelada | Tú o un compañero habéis retirado la solicitud. |
| Caducada | No se firmó a tiempo. |
Por firmante ves En espera (aún no le toca), Enlace enviado (le toca), Firmado o Rechazado.
Quién puede firmar
| Tipo | Cómo firma esa persona |
|---|---|
| Cliente | Mediante un enlace personal por correo, o por SMS si solo hay número de teléfono |
| Contacto | Igual que el cliente, para un contacto de ese cliente |
| Empleado | En el propio Tillor, sin código |
| Parte externa | Igual que el cliente, con un nombre y un correo electrónico o número de teléfono que rellenas tú |
Un cliente, contacto o parte externa también puede firmar en el mostrador, en una tableta con la aplicación de Tillor. Ver En la tableta de la recepción.
Automatizar
Una solicitud de firma puede iniciar una automatización. Con Solicitud de firma completada creas, por ejemplo, una tarea en cuanto se firma un contrato de alquiler, y con Solicitud de firma modificada reaccionas a cada cambio de estado. Estos mismos eventos puedes enviarlos como webhook a tu propio sistema.
Solicitar firmas
Seguir una solicitud
Así firma alguien
Prueba y validez
Conseguir un cliente de temporada
Con firma del contrato de alquiler
Conceptos
- Solicitud de firma: el encargo de hacer firmar un PDF, con firmantes, campos y un plazo. Ver solicitud de firma.
- Firmante: alguien que debe firmar. Un cliente, contacto, empleado o parte externa.
- Campo: un lugar del PDF donde un firmante firma, pone su rúbrica o rellena algo.
- Borrador: una solicitud que todavía estás preparando. Aún no se ha enviado nada.
- Páginas de prueba: las páginas al final del PDF firmado que indican quién firmó, cuándo y cómo. Ver página de prueba.
- Sello: la firma digital de tu organización con la que se cierra el PDF firmado. Ver sello.