Documentos
Guarda archivos en los clientes y gestiona documentos como contratos, permisos y anexos
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Con la gestión de documentos guardas archivos en un cliente, como pólizas de seguro, documentos de identidad, contratos, permisos y otros anexos. Los archivos que aún no pertenecen a nadie están en la lista central de documentos hasta que los vincules a un cliente. Empieza por Documentos de un cliente o por La lista central de documentos.
Conviene saber
- Un archivo puede pesar como máximo 250 MB.
- Puedes subir PDF, Word, mensajes de Outlook (.msg), Excel, PowerPoint, imágenes (JPEG, PNG, GIF) y archivos de texto.
- Tillor convierte las imágenes a PDF tras subirlas. Los demás tipos de archivo se quedan como están, con una vista previa en PDF al lado.
- Cuando se elimina un documento, recibes una copia como anexo en tu correo electrónico, si el archivo pudo ponerse a salvo.
- Un PDF que pertenece a una solicitud de firma, y el PDF firmado, se pueden archivar pero no eliminar.
- Un documento archivado se conserva, pero ya no aparece entre los documentos activos.
¿Cómo encaja todo?
Un documento está en un solo lugar: o en la lista central, o en un cliente. Si lo vinculas a un cliente, desaparece de la lista central. Los PDF firmados y los mandatos firmados se colocan solos entre los documentos del cliente.
Documentos de un cliente
Ver los documentos
- Ve a ClientesResumen y abre el perfil del cliente.
- Haz clic en la pestaña Documentos.
- Ves los documentos de este cliente, repartidos entre Activo y Archivado.
- Haz clic en un documento (o en el ojito) para verlo a la derecha en la Vista previa. Con el icono de descarga lo guardas.
Editar, mover o archivar un documento
El menú … junto a un documento contiene Editar, Mover a cliente, Descargar, Archivar (o Desarchivar) y Eliminar.
Eliminar un documento
Antes de empezar: un documento que pertenece a una solicitud de firma no se puede eliminar. Archívalo en su lugar.
Elige Eliminar
Elige Eliminar en el menú … junto al documento.
Confirma
Confirma en el cuadro de diálogo con Eliminar, o cancela con Cancelar. La eliminación no se puede deshacer.
Tras la eliminación, recibes en el correo electrónico de tu cuenta un mensaje con el documento eliminado como anexo, de modo que normalmente tienes una copia a mano.
Pedir que se firme un documento
Bajo los documentos de un cliente están las Solicitudes de firma. Con Solicitar firmas haces que el cliente, una persona de contacto, un compañero o un tercero firme un PDF en línea. El PDF firmado aparece entre los documentos como [título] (firmado), con el tipo Acuerdo firmado si el PDF original no tenía ningún tipo. Consulta Firmas.
La lista central de documentos
Además de los documentos de los clientes, Tillor tiene una lista central. Aquí aparecen los archivos que aún no están vinculados a un cliente, por ejemplo documentos que llegan por correo electrónico. Ve a AdministraciónDocumentos.
Subir un documento
Arrastra un archivo a la zona de subida, o haz clic en Seleccionar archivo. El archivo se guarda automáticamente y aparece como un elemento nuevo en la lista.
Vincular un documento a un cliente
Cada documento de la lista central tiene un formulario de edición y un panel de vista previa.
Busca el documento
Ve a AdministraciónDocumentos y desplázate hasta el documento.
Rellena los campos
- Nombre del documento: el nombre del documento.
- Asignar a cliente: el cliente al que pertenece este documento (opcional).
- Tipo de documento: por ejemplo Póliza de seguro, Justificante de pago del seguro, Documento de identidad, Mandato SEPA, Acuerdo firmado u Otro (opcional).
- Fecha de caducidad del seguro: la fecha en que caduca un seguro o un permiso. Este campo solo aparece en los tipos de documento que pueden tener fecha de caducidad.
- Comentarios: notas libres sobre el documento (opcional).
Guarda
Haz clic en Guardar cambios.
¿Qué ocurre después?
- El documento desaparece de la lista central y aparece en la pestaña Documentos de ese cliente.
- Si has rellenado una Fecha de caducidad del seguro, la ves como etiqueta en el documento.
Sugerencias de IA en los documentos
Cuando subes un PDF, Tillor analiza su contenido en segundo plano. Si Tillor reconoce un nombre que coincide con un cliente de tu administración, junto a Asignar a cliente aparece un botón de sugerencia con el nombre del cliente y un porcentaje que indica lo seguro que está Tillor. También puede aparecer una sugerencia así para una fecha de caducidad del seguro.
Haz clic en el botón para aceptar la sugerencia, o elige tú otro cliente. Una sugerencia es siempre una propuesta. Haz clic en Guardar cambios para confirmar tu elección.
¿Problemas?
Conceptos
- Tipo de documento: la clase de documento, por ejemplo Póliza de seguro o Documento de identidad.
- Archivado: un documento que se conserva pero ya no aparece entre los documentos activos.
- Lista central de documentos: archivos que aún no están vinculados a un cliente.
- Solicitud de firma: una orden para que se firme un PDF. Consulta solicitud de firma.
- Cliente: el registro de Tillor al que está asociado un documento. Consulta cliente.