Ocupaciones
Vincula clientes a parcelas y gestiona quién se aloja dónde
Última actualización el
Una ocupación registra que un cliente utiliza una determinada parcela (una plaza de camping, un poste eléctrico y similares). Mientras la ocupación está en curso, Tillor imputa automáticamente al cliente el consumo de los contadores de esa parcela. Gestionas las ocupaciones en el perfil del cliente. Empieza por Crear una ocupación.
Conviene saber
- Una parcela solo puede estar ocupada por un cliente a la vez. Las parcelas con una ocupación activa no aparecen en la lista de selección.
- Pagado hasta solo acepta hoy o una fecha posterior.
- La parcela de una ocupación no se puede cambiar después. Si un cliente se muda, finaliza la ocupación y crea una nueva.
- Eliminar una ocupación no se puede deshacer, pero el consumo hasta la fecha de fin se conserva y todavía se puede facturar.
- Con Extender ocupación (factura), la factura en borrador recibe una fecha de vencimiento de 14 días después de su creación.
- Solo los campos Tipo, Frecuencia de alquiler y Precio son informativos. No controlan automáticamente el registro de contadores ni la facturación.
¿Cómo encaja todo?
Una ocupación conecta tres cosas: el cliente, la parcela y los contadores de esa parcela. Gracias a eso, Tillor sabe a nombre de quién va el consumo.
Al crearla, Tillor anota las lecturas iniciales de los contadores y, al finalizarla, las lecturas finales. El consumo entre ambas es del cliente. Una nueva ocupación en la misma parcela inicia un nuevo periodo.
Consultar las ocupaciones
Abre un perfil de cliente en ClientesResumen y ve a la tarjeta Ocupaciones de la pestaña Resumen.
- La tabla muestra por ocupación la Parcela, el Tipo, la Frecuencia de alquiler, el Precio, el Estado y Pagado hasta, con una indicación relativa como "dentro de 12 días".
- Junto a Pagado hasta hay un icono de información con Facturado hasta en un tooltip, si esa fecha está rellenada o es igual a Pagado hasta.
- Con Filtrar ocupaciones... buscas por nombre de parcela.
- Las acciones de cada ocupación (editar, extender, eliminar) están en el menú de tres puntos al final de la fila.
Crear una ocupación
Antes de empezar:
- La parcela debe estar libre. Si no aparece en la lista, ya está ocupada. Consulta Problemas al final.
- Si la parcela tiene contadores, ten a mano las lecturas iniciales. Si no rellenas nada, Tillor toma la última lectura conocida.
Abre el perfil del cliente
Ve a ClientesResumen, abre el cliente y ve a la tarjeta Ocupaciones.
Haz clic en Crear ocupación
Encontrarás el botón en la barra de herramientas de la tabla. Se abre un diálogo.
Rellena los datos
Solo Parcela es obligatoria. El resto es opcional.
- Parcela: elígela mediante Seleccione una parcela. En la lista solo aparecen las parcelas disponibles. Si no hay ninguna disponible, verás No se encontraron parcelas disponibles.
- Pagado hasta (opcional): hasta cuándo ha pagado el cliente por adelantado. Eliges hoy o una fecha posterior.
- Facturado hasta (opcional): déjalo vacío para seguir la misma fecha que Pagado hasta, o elige una fecha propia.
- Tipo: Alojamiento propio (por defecto) o Caravana de alquiler.
- Frecuencia de alquiler (opcional): una de las opciones que ha configurado tu organización, cada una con un mes de inicio y un número de meses (por ejemplo, inicio en enero, 6 meses). Elige Sin frecuencia si no quieres registrar ninguna.
- Descripción (opcional): una aclaración, por ejemplo acuerdos de tarifas.
- Precio: la ocupación toma el precio de la parcela. Con Sustituir el precio heredado de la parcela indicas un precio propio.
- Lecturas iniciales de contadores (opcional): aparece en cuanto la parcela tiene contadores. Si no tiene contadores, verás Sin contadores vinculados.
Confirma
Haz clic en Crear ocupación para guardar.
Rellenar las lecturas de los contadores
Escribe tú mismo la lectura en la pestaña Manual. El campo muestra la última lectura conocida como ejemplo. Si hay lecturas anteriores, con Seleccionar también puedes elegir una lectura existente.
Si introduces una lectura inferior a la última lectura guardada, Tillor muestra una advertencia. Entonces puedes confirmar igualmente el valor inferior o modificar lo introducido.
¿Qué ocurre después?
- La ocupación queda activa de inmediato y aparece en la tabla del perfil del cliente.
- Tillor inicia un periodo de consumo para este cliente por cada contador de la parcela. Las nuevas lecturas cuentan desde ahora como consumo del cliente.
- La parcela deja de estar disponible para otra ocupación.
Editar una ocupación
Abre el menú de la ocupación
Haz clic en el menú de tres puntos junto a la ocupación y elige Editar.
Ajusta los campos
Puedes modificar Tipo, Frecuencia de alquiler, Descripción, Pagado hasta, Facturado hasta y Precio. Parcela es de solo lectura. Si tu organización tiene campos propios para las ocupaciones, aparecen al final del diálogo.
Guarda
Haz clic en Guardar cambios. El cambio aparece, con un resumen de antes y después, en la pestaña Eventos del cliente.
Finalizar una ocupación
Finalizar elimina el vínculo entre cliente y parcela. Después, la parcela vuelve a estar disponible.
Elige Eliminar
Haz clic en el menú de tres puntos junto a la ocupación y elige Eliminar. Se abre la ventana Eliminar ocupación.
Elige la fecha y las lecturas finales
Si la parcela tiene contadores, puedes rellenar Lecturas finales de contadores (opcional). Primero elige en Fecha el día en que termina la ocupación (hoy o antes). Después aparece un campo de lectura final por contador. Un contador manual lo rellenas mediante Manual o lo eliges mediante Seleccionar. Un contador automático siempre pide una lectura existente mediante Seleccione una lectura de contador.
Confirma
Haz clic en Eliminar. Esto no se puede deshacer.
¿Qué ocurre después?
- Tillor cierra los periodos de consumo abiertos del cliente. El consumo hasta la fecha de fin se conserva y todavía se puede facturar.
- La parcela vuelve a estar disponible para una nueva ocupación.
- La ocupación desaparece de la tabla.
Facturación: extender una ocupación
Con Extender ocupación (factura) creas una factura en borrador para el siguiente periodo de una ocupación, por ejemplo la tarifa anual de estacionamiento. Puedes hacerlo para una sola ocupación o para todas las ocupaciones del cliente a la vez.
Antes de empezar: debe existir al menos un producto con la acción Extender ocupación (a menudo Staangeld). Consulta Productos.
Inicia la acción
Abre el menú de tres puntos junto a la ocupación y elige Extender ocupación (factura).
Elige si facturas también el consumo
Marca Facturar consumo pendiente de esta parcela (en Extender todas: Facturar consumo pendiente (todas las parcelas)) si quieres facturar también el consumo pendiente en la misma factura en borrador. Si no hay nada pendiente en los contadores afectados, se quedan solo las líneas de extensión de la ocupación.
Crea la factura en borrador
Haz clic en Crear factura borrador. Tillor usa el primer producto con la acción Extender ocupación (por orden alfabético de nombre) y construye las líneas por ti. Después, completa el periodo en la factura y contabilízala cuando hayas terminado.
¿Qué ocurre después?
- Hay una factura en borrador lista para el cliente, con el aviso Hecho y una descripción de lo que se ha creado.
- Si contabilizas la factura, Tillor pone Facturado hasta en el momento final de la línea.
- Tras el pago, Tillor actualiza Pagado hasta. Facturado hasta solo avanza si todavía era anterior a ese momento final.
Atención si ya hay un borrador
Si ya existe una factura en borrador que extiende esta parcela, Tillor muestra Revise antes de continuar. Un segundo borrador puede dar líneas duplicadas o saltarse un periodo. Abre el borrador existente con Abrir borrador ... o elige Crear borrador de todos modos.
Pagado hasta, tipo, frecuencia de alquiler y precio
| Campo | Significado |
|---|---|
| Pagado hasta | Hasta cuándo ha pagado el cliente por adelantado. Al crear o editar eliges hoy o una fecha posterior. |
| Facturado hasta | Hasta cuándo se ha facturado. Si lo dejas vacío, la visualización sigue a Pagado hasta. |
| Tipo | Distingue el alojamiento propio del alquiler. |
| Frecuencia de alquiler | Registra el ritmo del alquiler para el seguimiento administrativo. |
| Precio | Por defecto sigue a la parcela, pero se puede ajustar por ocupación. |
Escenarios habituales
Llega un nuevo huésped
- Busca al cliente o añádelo.
- En el perfil del cliente, crea una ocupación en la parcela.
- Introduce la lectura inicial, o deja que Tillor tome la última lectura.
- A partir de ahora, Tillor vincula a este cliente el consumo de los contadores de esa parcela.
Un huésped se va
- En la ocupación, elige Eliminar.
- Elige la fecha de salida e introduce las lecturas finales.
- Confirma. Tillor cierra los periodos de consumo y la parcela vuelve a estar disponible.
Un cliente se muda a otra parcela
- Finaliza la ocupación actual con las lecturas finales de la parcela anterior.
- Crea una nueva ocupación en la nueva parcela con las lecturas iniciales.
- Tillor lleva por separado los periodos de consumo de cada parcela.
¿Problemas?
Conceptos
- Ocupación: un cliente en una parcela durante un periodo. Consulta ocupación.
- Parcela: el lugar en sí, con los contadores que pueda tener. Consulta parcela.
- Pagado hasta: la fecha hasta la que el cliente ha pagado por adelantado.
- Facturado hasta: la fecha hasta la que ya se ha facturado.
- Periodo de consumo: el periodo en el que el consumo de un contador se imputa a un solo cliente. Consulta lote de consumo.
- Frecuencia de alquiler: el ritmo del alquiler, por ejemplo anual o semestral.