Reservas
Gestiona estancias, entradas y asignaciones de parcela para los huéspedes en Tillor
Última actualización el
Con las reservas llevas el control de las estancias en tu parque: quién llega cuándo, en qué parcela y con cuántos huéspedes. Desde una reserva también gestionas la entrada y la salida. Ves todas las reservas en una cronología en Reservas y, por cliente, en la pestaña Reservas. Empieza por Crear una reserva.
Conviene saber
- Cada reserva pertenece a un cliente y recibe automáticamente un Número de reserva único. Ese número no se puede modificar.
- La fecha de salida debe ser posterior a la fecha de entrada. Tillor rechaza el mismo día o una fecha anterior.
- Una matrícula consta de letras y cifras, máximo 10 caracteres, sin espacios ni guiones.
- Registrar la entrada y cancelar solo se pueden hacer desde el estado Reservada. Ya no se puede cancelar después de registrar la entrada.
- Una reserva no es lo mismo que una ocupación: una reserva es una reserva para una estancia, una ocupación vincula a un cliente con una parcela durante un periodo, consulta Ocupaciones.
- Las notas de una reserva son internas y nunca se comparten con el cliente.
¿Cómo encaja todo?
Las facturas del cliente las encuentras en el perfil del cliente, en Facturación.
La cronología
Ve a Reservas en el menú principal. La cronología muestra las reservas por parcela sobre un calendario. Con la vista eliges día, semana, mes, trimestre o año, y saltas a una fecha con Ir a la fecha.
- Haz clic o arrastra sobre un tramo libre para añadir una reserva. Arriba a la derecha también está Nueva reserva.
- Si arrastras una reserva a otras fechas, Tillor pregunta ¿Actualizar fechas de la reserva? Solo tras tu confirmación cambia la reserva.
- El menú contextual de una reserva tiene Ver reserva, Copiar enlace y Cancelar reserva.
Crear una reserva
Antes de empezar:
- Necesitas un cliente. Si todavía no existe, lo creas al empezar, consulta Gestión de clientes.
- ¿Sabes qué parcela quiere el huésped? Entonces la eliges. Si no, deja el campo vacío.
Inicia la reserva
Haz clic arriba a la derecha en Nueva reserva. Elige un cliente existente o crea uno nuevo.
Rellena el formulario
Consulta El formulario de reserva más abajo para ver todos los campos.
Crea la reserva
Haz clic en Crear reserva.
¿Qué ocurre después?
- La reserva recibe el estado Reservada y un número de reserva.
- Si Correo de confirmación automático está activado, el cliente recibe una confirmación.
- Encuentras la reserva en la cronología y en la pestaña Reservas del cliente.
- Si quieres que una automatización reaccione a una reserva nueva o modificada, usa un disparador, consulta Disparadores.
El formulario de reserva
Fechas y duración de la estancia
- Entrada: elige la fecha de llegada.
- Salida: elige la fecha de salida. Tras la fecha de entrada, el selector de salida se abre solo. La fecha de salida debe ser posterior a la de llegada.
- Número de noches: Tillor lo calcula por sí mismo.
Cantidades y animales
Indica el número de Adultos (mínimo 1), Niños, Bebés y Animales con los botones de más y menos.
Parcela
- Parcela: elige una parcela si el huésped tiene una preferencia. La lista solo muestra parcelas reservables sin ocupación activa que estén libres en el periodo elegido. Tillor excluye las reservas activas que se solapan en la misma parcela. Si modificas las fechas, la lista se actualiza. ¿Sin preferencia? Deja el campo vacío.
- Incluir parcelas no reservables: muestra también parcelas que no se pueden reservar en línea, por ejemplo plazas fijas anuales. Si la reserva ya está en una parcela así, esta casilla se marca sola.
- Incluir parcelas ocupadas: muestra también parcelas que ya tienen una ocupación.
Matrículas
Escribe una matrícula, pulsa Intro y repite para cada matrícula. Una cruz en una matrícula la elimina. Las matrículas solo pueden contener letras y cifras, máximo 10 caracteres.
Las matrículas de una reserva se pueden encontrar con la búsqueda. El acceso en la barrera lo gestionas aparte, en el cliente, en la pestaña Control de acceso, consulta Control de acceso.
Notas
Usa el campo de notas para observaciones internas, como deseos especiales o acuerdos.
Preferencias de comunicación
- Correo de confirmación automático: envía una confirmación tras crear la reserva.
- Pago en línea: permite que el cliente pague la reserva en línea.
Ver y editar una reserva
Haz clic en una reserva en la cronología o en el perfil del cliente para abrir la página de detalle.
- Datos de la reserva (izquierda): el formulario completo. Modifica lo que quieras y haz clic en Guardar. Con Cancelar restauras los valores originales. Junto al título está Copiar enlace de reserva, útil para pegar un enlace en un documento.
- Acciones de reserva (derecha): los botones de abajo.
- Comentarios (derecha): debate interno sobre esta reserva.
- Actividad (derecha): una cronología con creación, entrada, salida, cancelación, reversión y datos modificados, con hora y usuario. En un cambio ves qué campos se han modificado (antes / después).
Registrar entrada, salida y cancelar
En la página de detalle están las acciones en Acciones de reserva. Cada acción pide una confirmación.
| Acción | Se puede cuando | Resultado |
|---|---|---|
| Registrar entrada | Estado Reservada | Estado Entrada registrada |
| Registrar salida | Estado Entrada registrada | Estado Salida registrada |
| Cancelar reserva | Solo antes de registrar la entrada | Estado Cancelada |
| Deshacer cancelación | Solo antes de registrar la entrada | Vuelve a Reservada |
| Deshacer entrada | Ante una entrada registrada por error. Si el huésped ya había hecho la salida, deshaz primero la salida | Vuelve a Reservada |
| Deshacer salida | Ante una salida registrada por error | Vuelve a Entrada registrada |
Además están Enviar formulario de confirmación al cliente (SMS) y Crear tarea. Con esta última creas una tarea a partir de esta reserva.
En una reserva cancelada no puedes registrar entrada ni salida. Deshaz primero la cancelación.
¿Problemas?
Conceptos
- Reserva: una reserva para una estancia. Consulta reserva.
- Reservada, Entrada registrada, Salida registrada, Cancelada: los cuatro estados de una reserva.
- Número de reserva: el número automático con el que encuentras una reserva.
- Ocupación: un cliente en una parcela durante un periodo, independiente de una reserva. Consulta ocupación.
- Cronología: el resumen de reservas por parcela sobre un calendario.