Solicitar firmas
Elige un PDF, añade firmantes, coloca los campos de firma y envía la solicitud.
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Con una solicitud de firma haces que una o más personas firmen un PDF en línea. La creas en dos partes: primero eliges el cliente y el PDF, y después, en el editor, configuras los firmantes y los campos. Cómo seguir después quién ha firmado, lo encuentras en Seguir una solicitud.
Antes de empezar:
- Necesitas el permiso Gestionar solicitudes de firma. Si no lo tienes, el botón Solicitar firmas aparece en gris.
- El archivo debe ser un PDF de hasta 250 MB. Tillor rechaza cualquier otro tipo de archivo con No es un PDF. Elija un archivo PDF.
- Cada firmante necesita un correo electrónico o un número de teléfono para recibir el enlace o el código. En un cliente o una persona de contacto, lo rellenas antes en sus datos.
- Cada firmante necesita al menos un campo de firma o de rúbrica.
Crear una solicitud de firma
Inicia la solicitud
Elige desde dónde empiezas.
Ve a AdministraciónFirmas y haz clic en Solicitar firmas. Elige el Cliente.
En Documento, elige un PDF que ya esté en ese cliente, o deja Subir un PDF nuevo y arrastra el PDF al recuadro (o haz clic en Elegir PDF). Rellena un Título, por ejemplo Contrato de alquiler 2027. Si lo dejas vacío, Tillor toma el nombre del documento. Después, haz clic en Continuar.
Un PDF subido queda en los documentos del cliente. Tillor nunca lo modifica: las firmas se colocan en una copia aparte.
Añade firmantes
En Firmantes, haz clic en Añadir firmante y elige:
- Cliente: [nombre]
- Contacto del cliente
- Empleado
- Parte externa: rellena Nombre, Correo electrónico y/o Número de móvil e Idioma. Hace falta al menos uno de los dos datos de contacto. Sin correo electrónico, la persona recibe el enlace por SMS.
Puedes añadir un máximo de 10 firmantes. Firman de arriba abajo, y el siguiente solo recibe el enlace cuando el anterior ha firmado. Con Firmar antes y Firmar después (las flechas) cambias el orden, y con la papelera quitas a alguien. En el recuadro bajo el nombre puedes rellenar opcionalmente una Función, por ejemplo Inquilino o Avalista.
Cada firmante recibe un color propio. Ese color lo ves de nuevo en sus campos del documento.
Coloca los campos
En Campos para, elige el firmante para el que colocas campos. Después elige el tipo de campo y toca o arrastra en una página del documento. Arrastra un campo para moverlo y arrastra la esquina para hacerlo más grande o más pequeño.
| Campo | Qué hace el firmante |
|---|---|
| Firma | Coloca la firma dibujada tocando el recuadro |
| Rúbrica | Coloca la rúbrica dibujada tocando el recuadro |
| Nombre | Nada: Tillor rellena el nombre del firmante |
| Fecha de firma | Nada: Tillor rellena el día de la firma |
| Texto | Escribe una línea, hasta 200 caracteres, por ejemplo una matrícula |
| Texto largo | Escribe unas líneas, hasta 2.000 caracteres, por ejemplo una observación |
| Casilla | Marca una condición |
| Fecha | Elige una fecha, por ejemplo un día de llegada |
Haz clic en un campo colocado para seleccionarlo. Debajo de los botones verás entonces:
- Firmante: pone el campo a nombre de otro firmante, sin volver a dibujarlo.
- En Texto, Texto largo, Casilla y Fecha, también una Pregunta o etiqueta (que el firmante ve junto al recuadro) y Obligatorio. Un campo que no es obligatorio puede quedar vacío.
- La cruz del campo lo elimina.
Si alguien necesita una rúbrica en cada página, usa Rúbrica en cada página. Tillor coloca entonces un campo de rúbrica en todas las páginas para ese firmante. Mientras un firmante no tenga campo de firma ni de rúbrica, verás Aún sin campo de firma junto a esa persona.
Define el mensaje y el plazo
En Solicitud, rellena:
- Título: tal como lo ven los firmantes.
- Mensaje para los firmantes: opcional, aparece en el correo y en la página de firma.
- Firmar antes del: la fecha límite. Por defecto son 14 días después de crearla. Se puede firmar hasta el final de ese día.
- Recordatorio tras: tras cuántos días (de 1 a 14) recibe un recordatorio un firmante al que le toca firmar. Por defecto, 3 días.
Envía la solicitud
Haz clic en Enviar y confirma. El primer firmante recibe el enlace.
Si quieres seguir más tarde, haz clic en Guardar borrador. Con la papelera de al lado (Eliminar borrador) descartas la solicitud, tras confirmar. El PDF se queda en los documentos del cliente.
¿Qué pasa después?
- La solicitud pasa al estado En curso. La encuentras en el cliente, en Documentos, y en AdministraciónFirmas. Tillor avisa con Enviada al primer firmante.
- El primer firmante recibe un correo con un enlace personal, o un SMS si solo hay número de teléfono. Cada firmante siguiente recibe el enlace en cuanto firma el anterior.
- Un firmante al que le toca firmar y no responde recibe automáticamente un recordatorio pasados los días indicados en Recordatorio tras, un máximo de 2 veces. También puedes enviar tú un recordatorio en cualquier momento, ver Seguir una solicitud.
- En cuanto todos han firmado, la solicitud pasa a Completada y el PDF firmado queda en el cliente.
- Si el plazo termina sin que todos hayan firmado, la solicitud pasa a Caducada.
Si quieres cambiar algo mientras todavía no ha firmado nadie, o solo has firmado tú, haz clic en Volver a editar. La solicitud vuelve a ser un borrador: los enlaces enviados dejan de funcionar y todos firman de nuevo cuando la vuelvas a enviar. Si ya ha firmado otra persona, cancela la solicitud y crea una nueva.
¿Quieres que una automatización reaccione a una solicitud completada, por ejemplo con una tarea? Usa entonces el disparador Solicitud de firma completada, ver Disparadores.