Seguir una solicitud
Mira quién ya ha firmado, envía un recordatorio, cancela una solicitud y descarga el PDF firmado.
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Tras enviar una solicitud de firma, la sigues en la página de detalle: quién ya ha firmado, a quién le toca y qué más puedes hacer. Desde aquí también envías un recordatorio, cancelas una solicitud y descargas el PDF firmado.
Antes de empezar:
- Ver puede hacerlo cualquiera. Recordar, cancelar, devolver a borrador y enviar a la tableta requiere el permiso Gestionar solicitudes de firma. Sin ese permiso, esos botones aparecen en gris.
- La solicitud debe estar enviada. Un Borrador lo editas en el editor, ver Solicitar firmas.
Abrir la solicitud
Abre AdministraciónFirmas. La lista muestra por solicitud el Título, el Cliente, el Estado, cuántos han Firmado ya, cuándo se Creó y hasta cuándo se puede firmar (Firmar antes del). Busca por título o por nombre de cliente, o filtra con Estado, por ejemplo solo las solicitudes que aún están en curso. Haz clic en una solicitud para abrirla.
Las mismas solicitudes aparecen también en el cliente, en la pestaña Documentos, bajo Solicitudes de firma.
La página de detalle
A la izquierda ves los datos de la solicitud, los firmantes por orden y el Historial. A la derecha está el documento, con las firmas que ya se han colocado. Arriba aparece a quién se está esperando, por ejemplo Esperando la firma de Marc Janssens.
Por firmante ves si todavía debe esperar (En espera), ha recibido el enlace (Enlace enviado), ha Firmado o Rechazado, con la hora. La página se actualiza sola cuando alguien firma.
Antes y después: de En curso a Completada
Así se ve el mismo tipo de solicitud durante la firma y después. Primero está en En curso: el inquilino ha firmado y le toca al avalista.
En cuanto firma el último firmante, pasa a Completada. Todas las firmas están en el documento, el historial se ha completado y arriba aparece el botón para descargar el PDF firmado.
Enviar un recordatorio
En un firmante al que le toca, haz clic en Enviar recordatorio. Esa persona recibe de nuevo el mismo enlace, y Tillor avisa con El enlace se ha vuelto a enviar. El enlace del primer mensaje sigue funcionando también. El botón no aparece en los empleados, que firman en Tillor, ni en los firmantes que todavía deben esperar.
Además, Tillor envía recordatorios por sí mismo. Un firmante al que le toca recibe un recordatorio pasados los días que indicaste en Recordatorio tras (por defecto 3), contados desde el primer mensaje o el recordatorio anterior. Esto ocurre un máximo de 2 veces por firmante, y durante el control diario de Tillor. Por eso un recordatorio puede llegar hasta un día más tarde que el número de días que configuraste.
Hacer firmar en la tableta
Si el firmante está en el mostrador, haz clic en Firmar en tableta en esa persona. Cómo funciona y por qué el botón a veces no aparece, lo lees en En la tableta de la recepción.
Firmar tú mismo como empleado
Si le toca a un compañero o a ti, esa persona recibe un mensaje con un enlace a Tillor. En la página de detalle aparece entonces el botón Firmar ahora.
Cancelar una solicitud
Haz clic en Cancelar solicitud y confirma. Los enlaces de firma dejan entonces de funcionar y las firmas ya dadas no se usan. Si prefieres seguir adelante, haz clic en Mantener.
Cancelar solo es posible mientras la solicitud está En curso. Una solicitud completada, rechazada o caducada ya no cambia.
Volver a editar
Si todavía no ha firmado nadie, o solo has firmado tú, en la página de detalle aparece Volver a editar. La solicitud vuelve a ser un borrador, los enlaces enviados dejan de funcionar y todos firman de nuevo tras el envío. Si ya ha firmado otra persona, el botón no aparece. Cancela entonces la solicitud y crea una nueva.
¿Qué pasa después?
- Alguien firma: el firmante pasa al estado Firmado y el siguiente recibe el enlace. La página se actualiza sola.
- Todos han firmado: ves brevemente Todos han firmado. Se está preparando el PDF firmado. La solicitud pasa a Completada. El PDF firmado aparece como [título] (firmado) en los Documentos del cliente, con el mismo tipo de documento que el PDF original. Si este no tenía tipo, recibe el tipo Acuerdo firmado. Cada firmante recibe una copia.
- Alguien rechaza: la solicitud se detiene con el estado Rechazada. Quien creó la solicitud recibe un aviso y ya no se pide nada a los demás firmantes. En el firmante aparece el motivo, si se rellenó.
- Tú cancelas: la solicitud pasa al estado Cancelada y los enlaces dejan de funcionar.
- El plazo ha terminado: pasado el día indicado en Firmar antes del, nadie puede firmar ya. Tillor pone la solicitud en Caducada durante el control diario. Hasta ese control, en la página de detalle ves que el plazo ha terminado. Si quieres que alguien aún firme, crea una nueva solicitud.
El PDF firmado
En la página de detalle descargas el PDF con Descargar PDF firmado, bajo el historial. Allí aparece también el Sello de tiempo, ver Prueba y validez.
Por correo, el PDF va como adjunto en el mensaje al firmante. Si eso no funciona, aparece un botón para descargarlo. Quien solo tiene número de teléfono recibe un SMS con un enlace.
El PDF firmado y el PDF original son la prueba de la firma. Por eso no puedes eliminarlos, pero sí archivarlos.
Historial y eventos
Bajo Historial aparece cada paso con la hora y quién lo hizo: creada, enviada, enlace enviado, página abierta, código enviado, código incorrecto, firmado, rechazado, devuelto, cancelado, caducado y completado. La misma línea aparece en el cliente, en la pestaña Eventos, y en el registro de actividad.