Une caravane résidentielle se libère
De l'arrêt de l'occupation à la tâche de contrôle et au retour de la garantie, avec une automatisation qui prépare le travail de suivi.
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Quand un client quitte une caravane résidentielle, il y a du travail : la caravane doit être contrôlée et la garantie doit être rendue au client. Cet exemple montre comment Tillor rassemble tout cela. Vous arrêtez l'occupation, une automatisation crée une tâche de contrôle, un collègue termine la tâche, puis vous réglez la garantie. Nous utilisons Jonas Maes et le terrain 12 du Recreatiepark Het Meer comme exemple, cette fois comme locataire d'une caravane résidentielle.
Avant de commencer :
- Le terrain 12 a le type de terrain Caravane résidentielle et Jonas y a une occupation active. Voir Types de terrain.
- Une automatisation est prête, qui crée une tâche à la fin d'une occupation. Comment la construire se trouve dans Exemple : contrôle d'une caravane de location. Dans les environnements de démonstration, elle est déjà prête sous le nom Contrôle caravane de location, en pause, jusqu'à ce que vous activiez l'interrupteur Actif.
- Pour la garantie : le produit de garantie a l'option Surveiller le solde du client sur ce compte activée. Voir Surveiller le solde du client.
Le parcours étape par étape
Arrêtez l'occupation
Ouvrez le profil de Jonas, allez sous l'onglet Aperçu à la carte Occupations, ouvrez le menu de l'occupation et choisissez Supprimer. Choisissez sous Date le jour de son départ. Si le terrain a des compteurs, remplissez les Lectures de compteur de fin (optionnel). Cliquez sur Supprimer.
Le terrain 12 est ensuite de nouveau libre pour une nouvelle occupation. Voir Terminer une occupation.
Laissez l'automatisation créer la tâche de contrôle
Vous n'avez rien à faire. L'automatisation démarre dès que l'occupation se termine et vérifie d'abord si le terrain a le type de terrain Caravane résidentielle. Ensuite, elle cherche s'il existe déjà une tâche ouverte Contrôle pour ce terrain.
- S'il n'y a pas encore de tâche ouverte, elle crée une tâche Contrôle terrain 12 avec cinq sous-tâches (Nettoyage, Inventaire, Internet + TV, Cadre code QR et Vérifier les petits travaux) et une échéance à 7 jours. La tâche va aussi au collègue qui a arrêté l'occupation.
- S'il y a déjà une tâche ouverte, par exemple parce que la caravane s'est libérée deux fois à peu d'intervalle, elle n'en crée pas de seconde. La priorité de la tâche existante monte d'un cran, jusqu'à Haute.
Vous suivez ce que l'automatisation a fait sous Tests et exécutions.
Terminez la tâche
Le collègue trouve la tâche dans la carte Tâches pour vous du tableau de bord, sous l'onglet Tâches de Jonas, ou dans une vue sous Tâches. La tâche est liée au terrain 12 et à Jonas.
Ouvrez la tâche et cochez chaque sous-tâche dès qu'elle est faite. À côté de la tâche figure un compteur comme 2/5. Quand toutes les sous-tâches sont terminées, mettez le statut sur Terminé. Si vous mettez la tâche principale sur Terminé, les sous-tâches ouvertes sont terminées avec elle.
Vérifiez le solde de la garantie
Ouvrez le profil de Jonas et allez à l'onglet Facturation. Dans le tableau Comptes, vous voyez le solde par compte. Le compte de la garantie indique ce que Jonas a encore en crédit.
Créez la note de crédit pour la garantie
Ouvrez la facture de garantie de Jonas, cliquez sur les trois points en haut à droite et choisissez Inverser la facture. Tillor crée une facture brouillon avec les mêmes lignes en montants négatifs. Si vous retenez une partie, par exemple pour des dégâts, adaptez le montant. Cliquez sur Comptabiliser la facture. La facture devient une Facture de crédit.
Tillor refuse une facture qui ferait passer le solde du compte de garantie sous zéro. Ainsi, vous ne pouvez pas rembourser une garantie deux fois. Voir Inverser une facture.
Compensez le montant
S'il y a encore une facture ouverte de Jonas, par exemple pour la dernière consommation, vous pouvez compenser le montant avec le mode de paiement Virement interne. Voir Créer un virement interne.
Reverser l'argent
Tillor enregistre la note de crédit et la compensation. Remettre le montant sur le compte bancaire du client se fait via votre banque.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Le terrain est de nouveau libre. Un nouveau client peut y prendre une occupation ou y recevoir une réservation.
- Les périodes de consommation ouvertes de Jonas sont clôturées, avec les relevés de fin que vous avez remplis. La consommation jusqu'à la date de fin est conservée et vous pouvez encore la facturer. Voir Facturer la consommation.
- La tâche et les actions qui la concernent figurent dans la chronologie de la tâche et sur le profil de Jonas. Les modifications de l'occupation figurent dans son onglet Événements.
- La note de crédit part en comptabilité comme n'importe quelle autre facture.