Facturer la consommation
De l'association du compteur au terrain à la facture automatique de services, avec Jonas Maes sur le terrain 12.
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Facturer la consommation fonctionne dans Tillor via le terrain : un compteur appartient à un terrain, un client arrive sur le terrain via une occupation, et la consommation du compteur va à ce client. Cet exemple suit le compteur d'électricité du terrain 12 du Recreatiepark Het Meer, de l'association à la facture de Jonas Maes. À la fin, vous verrez comment Tillor peut aussi créer et envoyer cette facture lui-même.
Avant de commencer :
- Le compteur existe déjà sous ParcCompteurs et n'est pas encore associé à un terrain. Un compteur déjà rattaché à un terrain n'apparaît pas dans la liste de choix.
- Jonas a une occupation active sur le terrain 12. Voir Accueillir un client saisonnier. Sans occupation, Tillor ne sait pas à qui revient la consommation.
- Pour la facture automatique, Jonas a besoin d'une adresse e-mail ou d'un numéro de téléphone, et pour le prélèvement automatique d'un mandat actif.
Le parcours étape par étape
Associez le compteur au terrain 12
Allez dans ParcTerrains, ouvrez le terrain 12 et faites défiler jusqu'à la carte Compteurs. Cliquez sur Ajouter un compteur, choisissez le compteur et cliquez sur Assigner le compteur.
Voir Gestion des compteurs et Terrains.
Enregistrez le relevé de départ
Si Jonas est déjà inscrit sur le terrain 12, vous remplissez le relevé de départ dans l'occupation. Si vous créez seulement maintenant l'occupation, remplissez Lectures de compteur de début (optionnel). Si vous le laissez vide, Tillor reprend le dernier relevé connu. Ainsi, le premier lot de consommation démarre tout de suite au bon relevé. Voir Occupations.
Suivez les relevés de compteur
Les compteurs intelligents transmettent eux-mêmes leur relevé, le plus souvent chaque jour ou chaque semaine. Un compteur manuel, vous le relevez et le saisissez vous-même. Voir Gestion des compteurs.
Vous voyez la consommation à deux endroits. Sur la page du compteur sous ParcCompteurs se trouve la carte Consommation, avec par client la consommation impayée et réglée. Sur le profil de Jonas se trouve la carte Lectures, avec tous les compteurs de ses terrains.
Si quelqu'un saisit un relevé inférieur au précédent, Tillor avertit. Si le relevé est pourtant correct (le compteur a été remplacé), Tillor clôture la période en cours et en commence une nouvelle. Voir Lots de consommation.
Regardez ce qui est impayé
Allez dans ClientsConsommation impayée. Vous voyez par client le montant total, la Dernière facture utilities et le nombre de compteurs. Jonas y figure dès qu'il y a de la consommation qui n'est pas encore sur une facture.
Créez la facture
Vous avez deux manières.
Cliquez à la fin de la ligne de Jonas sur l'icône d'envoi. La fenêtre Créer la facture affiche le montant total, la répartition par type et le nombre de compteurs. Cochez les canaux par lesquels Tillor envoie tout de suite la facture et cliquez sur Créer la facture. Tillor crée la facture, la comptabilise et l'envoie. Si Jonas a un mandat pour les factures de services, celui-ci est présélectionné sous Prélever via mandat.
Laissez Tillor le faire lui-même
Ouvrez le profil de Jonas, allez dans ClientsJonas MaesFacturation et ouvrez la carte Paramètres de facturation. Vous y réglez :
- Facturation automatique des services publics : un jour du mois. Si vous choisissez le 31 et que le mois n'a pas 31 jours, la facture part le dernier jour du mois.
- Mandat : le mandat avec lequel Tillor prélève la facture de services. Voir Prélever une facture.
- Montant minimum : un seuil propre à Jonas. Si vous le laissez vide, c'est le minimum de l'organisation qui s'applique, sous SupportParamètresFacturation.
Le jour choisi, Tillor crée lui-même la facture et l'envoie. Si le montant impayé est sous le minimum, Tillor attend un prochain jour de facturation.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Les périodes de consommation facturées sont terminées. Si l'occupation se poursuit, Tillor démarre une nouvelle période au relevé de fin de la précédente, de sorte qu'il n'y ait pas de trou.
- Une fois la facture comptabilisée, elle suit son cours comme n'importe quelle autre facture : paiement, rappel et rapport de paiement. Voir Accueillir un client saisonnier.
- À la fin de l'occupation, Tillor clôture les périodes ouvertes. La consommation jusqu'à la date de fin est conservée et vous pouvez encore la facturer.
- Si vous supprimez une facture brouillon avec de la consommation, la consommation revient dans Consommation impayée.
Consommation bien supérieure à l'habitude
Si la consommation impayée d'électricité ou d'eau est au moins le double de ce que Jonas consomme habituellement, Tillor ne crée pas la facture automatique. Vous recevez un e-mail à l'adresse de support de l'organisation. Vérifiez le relevé de compteur et facturez vous-même la consommation si tout est correct.
Un problème ?
Voir aussi
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