Occupations
Associez des clients à des terrains et gérez qui séjourne où
Dernière mise à jour le
Une occupation indique qu'un client utilise un terrain donné (un emplacement de camping, une borne électrique, etc.). Tant que l'occupation est en cours, Tillor attribue automatiquement au client la consommation des compteurs de ce terrain. Vous gérez les occupations sur la fiche client. Commencez par Créer une occupation.
Bon à savoir
- Un terrain ne peut être occupé que par un seul client à la fois. Les terrains avec une occupation active ne figurent pas dans la liste de choix.
- Payé jusqu'au n'accepte qu'aujourd'hui ou une date ultérieure.
- Vous ne pouvez pas modifier le terrain d'une occupation après coup. Si un client déménage, mettez fin à l'occupation et créez-en une nouvelle.
- La suppression d'une occupation est irréversible, mais la consommation jusqu'à la date de fin est conservée et peut encore être facturée.
- Avec Prolonger l'occupation (facture), le brouillon de facture reçoit une échéance de 14 jours après sa création.
- Seuls les champs Type, Fréquence de loyer et Prix sont informatifs. Ils ne pilotent pas automatiquement l'enregistrement des relevés ni la facturation.
Comment tout cela s'articule-t-il ?
Une occupation relie trois éléments : le client, le terrain et les compteurs de ce terrain. Tillor sait ainsi à quel nom imputer la consommation.
À la création, Tillor note les relevés de début, à la fin de l'occupation les relevés de fin. La consommation entre les deux revient au client. Une nouvelle occupation sur le même terrain ouvre une nouvelle période.
Consulter les occupations
Ouvrez une fiche client via ClientsAperçu et allez à la carte Occupations de l'onglet Aperçu.
- Le tableau affiche pour chaque occupation le Terrain, le Type, la Fréquence de loyer, le Prix, le Statut et Payé jusqu'au, avec une indication relative comme « dans 12 jours ».
- À côté de Payé jusqu'au, une icône d'information affiche Facturé jusqu'au dans une infobulle, si cette date est renseignée ou égale à Payé jusqu'au.
- Avec Filtrer les occupations..., vous cherchez par nom de terrain.
- Les actions par occupation (modifier, prolonger, supprimer) se trouvent dans le menu à trois points à la fin de la ligne.
Créer une occupation
Avant de commencer :
- Le terrain doit être libre. S'il n'est pas dans la liste, il est déjà occupé. Voir Un problème ? en bas de page.
- Si le terrain a des compteurs, gardez les relevés de début à portée de main. Si vous ne saisissez rien, Tillor reprend le dernier relevé connu.
Ouvrez la fiche client
Allez à ClientsAperçu, ouvrez le client et allez à la carte Occupations.
Cliquez sur Créer une occupation
Le bouton se trouve dans la barre d'outils du tableau. Une boîte de dialogue s'ouvre.
Renseignez les informations
Seul Terrain est obligatoire. Le reste est facultatif.
- Terrain : choisissez via Sélectionner un terrain. Seuls les terrains disponibles figurent dans la liste. Si aucun terrain n'est disponible, vous voyez Aucun terrain disponible trouvé.
- Payé jusqu'au (optionnel) : jusqu'à quand le client a payé d'avance. Vous choisissez aujourd'hui ou plus tard.
- Facturé jusqu'au (optionnel) : laissez vide pour suivre la même date que Payé jusqu'au, ou choisissez votre propre date.
- Type : Logement personnel (par défaut) ou Caravane en location.
- Fréquence de loyer (optionnel) : une des options configurées par votre organisation, chacune avec un mois de début et un nombre de mois (par exemple début en janvier, 6 mois). Choisissez Aucune fréquence si vous ne voulez pas en enregistrer.
- Description (optionnel) : une explication, par exemple des accords tarifaires.
- Prix : l'occupation reprend le prix du terrain. Avec Remplacer le prix du terrain hérité, vous indiquez votre propre prix.
- Lectures de compteur de début (optionnel) : apparaît dès que le terrain a des compteurs. S'il n'en a pas, vous voyez Aucun compteur lié.
Confirmez
Cliquez sur Créer une occupation pour enregistrer.
Renseigner les relevés de compteur
Si vous saisissez un relevé inférieur au dernier relevé enregistré, Tillor affiche un avertissement. Vous pouvez alors confirmer la valeur plus basse ou corriger la saisie.
Que se passe-t-il ensuite ?
- L'occupation est immédiatement active et figure dans le tableau de la fiche client.
- Tillor démarre pour chaque compteur du terrain une période de consommation pour ce client. Les nouveaux relevés comptent désormais comme consommation du client.
- Le terrain n'est plus disponible pour une autre occupation.
Modifier une occupation
Ouvrez le menu de l'occupation
Cliquez sur le menu à trois points à côté de l'occupation et choisissez Modifier.
Ajustez les champs
Vous pouvez modifier Type, Fréquence de loyer, Description, Payé jusqu'au, Facturé jusqu'au et Prix. Terrain est en lecture seule. Si votre organisation a des champs personnalisés pour les occupations, ils figurent en bas de la boîte de dialogue.
Enregistrez
Cliquez sur Enregistrer les modifications. La modification apparaît avec un aperçu avant/après dans l'onglet Événements du client.
Mettre fin à une occupation
Mettre fin supprime le lien entre le client et le terrain. Le terrain redevient ensuite disponible.
Choisissez Supprimer
Cliquez sur le menu à trois points à côté de l'occupation et choisissez Supprimer. La fenêtre Supprimer l'occupation s'ouvre.
Choisissez la date et les relevés de fin
Si le terrain a des compteurs, vous pouvez renseigner Lectures de compteur de fin (optionnel). Choisissez d'abord sous Date le jour où l'occupation se termine (aujourd'hui ou avant). Un champ pour le relevé de fin apparaît ensuite pour chaque compteur. Pour un compteur manuel, vous saisissez le relevé via Manuel ou le choisissez via Sélectionner. Un compteur automatique demande toujours un relevé existant via Sélectionner une lecture de compteur.
Confirmez
Cliquez sur Supprimer. Cette action est irréversible.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Tillor clôture les périodes de consommation ouvertes du client. La consommation jusqu'à la date de fin est conservée et peut encore être facturée.
- Le terrain est de nouveau disponible pour une nouvelle occupation.
- L'occupation disparaît du tableau.
Facturation : prolonger l'occupation
Avec Prolonger l'occupation (facture), vous créez un brouillon de facture pour la période suivante d'une occupation, par exemple le droit de stationnement annuel. Vous pouvez le faire pour une seule occupation ou pour toutes les occupations du client en une fois.
Avant de commencer : il doit exister au moins un produit avec l'action Prolonger l'occupation (souvent le droit de stationnement). Voir Produits.
Choisissez si vous facturez aussi la consommation
Cochez Facturer la consommation ouverte pour ce terrain (avec Tout prolonger : Facturer la consommation ouverte (tous les terrains)) si vous voulez facturer aussi la consommation ouverte sur le même brouillon de facture. S'il n'y a rien d'ouvert sur les compteurs concernés, on s'en tient aux lignes de prolongation de l'occupation.
Créez le brouillon de facture
Cliquez sur Créer le brouillon. Tillor utilise le premier produit avec l'action Prolonger l'occupation (par ordre alphabétique du nom) et construit les lignes pour vous. Complétez ensuite la période sur la facture et comptabilisez-la quand vous êtes prêt.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Un brouillon de facture est prêt chez le client, avec le message Prêt et une description de ce qui a été créé.
- Si vous comptabilisez la facture, Tillor place Facturé jusqu'au à la date de fin de la ligne.
- Après paiement, Tillor met à jour Payé jusqu'au. Facturé jusqu'au n'avance que s'il se situait encore avant cette date de fin.
Attention en cas de brouillon existant
S'il existe déjà un brouillon de facture qui prolonge ce terrain, Tillor affiche Vérifier avant de continuer. Un deuxième brouillon peut produire des lignes en double ou sauter une période. Ouvrez le brouillon existant avec Ouvrir le brouillon ..., ou choisissez Créer quand même le brouillon.
Payé jusqu'au, type, fréquence de loyer et prix
| Champ | Signification |
|---|---|
| Payé jusqu'au | Jusqu'à quand le client a payé d'avance. À la création ou à la modification, vous choisissez aujourd'hui ou plus tard. |
| Facturé jusqu'au | Jusqu'à quand il a été facturé. Si vous le laissez vide, l'affichage suit Payé jusqu'au. |
| Type | Distingue le séjour personnel de la location. |
| Fréquence de loyer | Enregistre le rythme de la location pour le suivi administratif. |
| Prix | Suit par défaut le terrain, mais peut être ajusté par occupation. |
Scénarios courants
Un nouveau client arrive
- Cherchez le client ou ajoutez-le.
- Créez sur la fiche client une occupation sur le terrain.
- Renseignez le relevé de début, ou laissez Tillor reprendre le dernier relevé.
- Tillor associe désormais la consommation des compteurs de ce terrain à ce client.
Un client part
- Choisissez Supprimer sur l'occupation.
- Choisissez la date de départ et renseignez les relevés de fin.
- Confirmez. Tillor clôture les périodes de consommation et le terrain est de nouveau disponible.
Un client déménage sur un autre terrain
- Mettez fin à l'occupation actuelle avec les relevés de fin de l'ancien terrain.
- Créez une nouvelle occupation sur le nouveau terrain avec les relevés de début.
- Tillor tient les périodes de consommation séparées par terrain.
Un problème ?
Termes
- Occupation : un client sur un terrain pour une période. Voir occupation.
- Terrain : l'emplacement lui-même, avec d'éventuels compteurs. Voir terrain.
- Payé jusqu'au : la date jusqu'à laquelle le client a payé d'avance.
- Facturé jusqu'au : la date jusqu'à laquelle on a déjà facturé.
- Période de consommation : la période pendant laquelle la consommation d'un compteur est imputée à un seul client. Voir lot de consommation.
- Fréquence de loyer : le rythme de la location, par exemple annuel ou semestriel.